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Das Problem der Nichterreichbarkeit

Kennen Sie das? Sie rufen bei Ihrem Dienstleister an und landen in der Warteschleife. Und warten und warten und nach etlichen Minuten werden Sie weiter vertröstet. Oder sie rufen an und der Anrufbeantworter mit der programmierten Stimme fordert Sie auf, Ihr Anliegen zu nennen. Wartschleifen und Anrufbeantworter sind immer noch weit verbreitet in Arztpraxen, Anwaltskanzleien, Maklerbüros, Hausverwaltungen, Handwerkerbetriebe, aber in auch in größeren Unternehmen jeder Branche. Dabei weiß man inzwischen nicht nur durch Studien, sondern vor allem durch die übereinstimmenden Kundenechos, wie viel Unmut, Frustration und Unzufriedenheit entstehen können, wenn ein Unternehmen nicht erreichbar ist.

Denn auch in Zeiten von iPhone, iPad und iWatch bleibt das Telefon eines der relevantesten Kanäle für die Kundenkommunikation. Wenn dieser Kanal regelmäßig und dauerhaft verstopft, weil es keine persönliche Erreichbarkeit gibt, kann es zu folgenden Nachteilen für das Unternehmen kommen:

• Unzufriedene Kunden
• Sinkendes Image des Unternehmens
• Kundenverlust
• Umsatzverlust
• Weniger Weiterempfehlungen von Kunden

Gleichzeitig sind viele Unternehmer und Mitarbeiter überfordert. Einerseits muss das Tagesgeschäft erledigt werden, andererseits muss das Telefon permanent bedient werden, um vor allem für die Neu- und Bestandskunden verfügbar zu sein. Dieser Spagat führt schnell zur alltäglichen aber auch zur finanziellen Belastung. Oftmals scheitert es an dem Thema Personalkosten. Denn die Aufstockung von Personal könnte zumindest teilweise das Problem lösen. Und selbst dann, wenn die Belegschaft Zuwachs bekommen hat, gibt es immer wieder Ausfälle durch Urlaub, Krankheit und Schwangerschaften.

Die Lösung

Jetzt stellen sie sich vor, Sie hätten die Möglichkeit, Ihre eingehenden Anrufe an ein Telefonsekretariat auszulagern. Stellen Sie sich vor, die Mitarbeiter dieses Services sind so gut geschult, dass die Anrufer den Unterschied nicht erkennen würden. Sie könnten immer via Knopfdruck entscheiden, wann und wie lange Sie auf den Telefonsekretariat umleiten. Hierzu erhalten Sie eine individuelle Rufumleitungsnummer, aktivieren diese nach Bedarf und keiner ihrer Kunden wird sich in Zukunft mit einer Wartschleife abmühen müssen.

So ein Telefonservice ist nicht nur flexibel sondern auch verlässlich, denn Sie können sich gewiss sein, dass es hier keinerlei Ausfälle gibt und Sie immer, auch außerhalb Ihrer eigenen Servicezeiten auf den Support des Telefonsekretariats s zurück greifen können, und dies zu überschaubaren Kosten.


Ein Telefonsekretariat, aber mit der richtigen Qualität

Es gibt natürlich zahlreiche Anbieter, die Telefonservices und Sekretariatservices anbieten. Die meisten Anbieter haben viele Tarife, Grund- und Einrichtungsgebühren, Annahme- und Minutenpreise und diverse Tarife. Neben attraktiven Konditionen spielt die Qualität eine erhebliche Rolle für ein gutes d.h. qualifiziertes Telefonsekretariat. Auf folgende Merkmale sollte man achten, bevor man sich für einen Telefonservice entscheidet:

• Hochdeutsch und Englisch
• Kein Akzent und Dialekt
• Keine Großraum- und Callcenter-Kulisse
• Hohes Service-Level
• Freundlichkeit
• Zuverlässige Umsetzung des Briefings
• Fester Ansprechpartner
• Keine versteckten Kosten
• Kostenfreie Testphase

Telefonsekretariat und Flexibilität

Der Telefonservice ist auch in der Lage, die komplette Hotline eines Unternehmens zu übernehmen. Eingehende Anrufe können gefiltert werden und an verschiedene Ansprechpartner und Abteilungen durchgestellt werden. Viele Unternehmen nutzen ein Telefonsekretariat als Ergänzung, um Engpässe oder Stressphasen zu überbrücken, aber auch um die eigenen Servicezeiten zu erweitern, um den Kunden einen umfangreicheren Service zu bieten.

Sie möchten mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt zu dem Mobile Office Team auf und lassen Sie sich beraten!


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Keywords

Telefonservice, Sekretariatsservice, Bueroservice, Anrufannahme, Anrufweiterschaltung, virtuelle Assistenz

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Letzte Aktualisierung: 10.12.2015 10:10
Rubrik: Medien & Telekommunikation
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