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Basware GmbH |

BasWare präsentiert Software zur schnelleren Verarbeitung von Eingangsrechnungen

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CeBIT 2004: BasWare GmbH, Halle 4, Stand D 12 (Partner-Aussteller bei SAP)


Die BasWare GmbH präsentiert am SAP-Partnerstand ihre e-Business-Lösung „BasWare Rechnungsverarbeitung“ in der aktuellen Version 3.0. Mit diesem Produkt können Eingangsrechnungen komplett elektronisch verarbeitet werden. Dabei steuert und begleitet es die gesamte Verarbeitung eingehender Rechnungen – von der Erfassung über das Genehmigungsverfahren bis hin zur Übergabe an SAP (zertifizierte Schnittstelle zu SAP R/3) oder jedes beliebige andere ERP- bzw. FiBu-System. Nachdem die Rechnungen digitalisiert wurden, durchlaufen sie per E-Mail nach einem definierten Workflow die zuständigen Rechnungsprüfer und –genehmiger der jeweiligen Abteilungen. Anwender profitieren unter anderem von einem schnelleren Rechnungsumlauf, dem Wegfall von Verzugszinsen und einer besseren Ausschöpfung von Skontomöglichkeiten. Mit der Version 3.0 ist BasWare Rechnungsverarbeitung mehr-mandantenfähig. Somit können Konzerne das Produkt über die gesamte Unternehmensstruktur hinweg nutzen. Als weitere Neuheit zeigt BasWare das Zusatzprodukt „BasWare Recurring Invoice Matching“. Mit diesem add-on müssen periodisch wiederkehrende Rechnungen nicht jedes Mal den selben Umlaufzyklus durchlaufen. BasWare adressiert mit seiner Software Unternehmen aller Branchen sowie öffentliche Organisationen, die mehr als 10.000 Eingangsrechnungen jährlich verarbeiten.

BasWare Rechnungsverarbeitung ist bereits seit 1997 am Markt. Über 700 Anwenderorganisationen aus der freien Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung nutzen das System, um ihre eingehenden Rechnungen damit komplett elektronisch zu verarbeiten. Nach Angaben von BasWare amortisiert sich das System – abhängig vom Rechnungsaufkommen – innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Die Einsparungen ergeben sich durch die weitgehend automatische Erfassung der Rechnungsdaten bereits beim Einscannen der Rechnungen sowie durch den schnelleren Rechnungsumlauf, den Wegfall von Verzugszinsen für verspätete Zahlungen und die bessere Ausschöpfung von Skontomöglichkeiten. Darüber hinaus spart die automatische Buchung der Rechnungen über Schnittstellen zum jeweiligen ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-System ebenfalls Zeit und Geld. Schließlich hat die Anwenderorganisation jederzeit einen Überblick über die Kostensituation, was die Liquiditätsplanung maßgeblich erleichtert. Dafür sind in BasWare Rechnungsverarbeitung entsprechende Standardberichte integriert bzw. auch individuell definierte Reports möglich.

Mehr-Mandantenfähigkeit für verzweigte Unternehmensstrukturen

Seit der Version 3.0, die BasWare auf der diesjährigen CeBIT zeigen wird, ist BasWare Rechnungsverarbeitung mehr-mandantenfähig. Insbesondere Konzerne mit Tochtergesellschaften profitieren von dieser Erweiterung. Sie können die Lösung innerhalb ihrer gesamten Konzernstruktur – auch mit unterschiedlichen Benutzersprachen – einsetzen. Dabei können für verschiedene Buchungskreise separate Listen mit Basisdaten für die einzelnen Unternehmensteile hinterlegt werden. Die Basisdatenlisten beziehen sich auf die Rechnungsarten, Zahlungsmodalitäten, Währungen, Steuernummern sowie weitere kundenspezifische Stammdaten, die automatisch über Schnittstellen aus dem jeweiligen ERP- bzw. Finanzbuchhaltungs-System übernommen werden. Weiterhin können für jeden Buchungskreis individuelle Buchhaltungswährungen, Buchungsmasken, Belegnummernkreise und besondere Rechnungsumläufe festgelegt werden. Die Auswertungen erfolgen ebenfalls für jedes Unternehmen separat.

Erweiterte Workflow-Funktionalitäten

BasWare Rechnungsverarbeitung beinhaltet weit reichende Workflow-Funktionen. Hierzu gehören verschiedene Möglichkeiten, den Workflow – also die Verarbeitungsreihenfolge, die die Rechnungen im Unternehmen durchlaufen sollen – zu definieren. In dem Produkt wird zwischen regulärem Basisworkflow, bei dem der erste Empfänger frei gewählt werden kann, festem, informatorischem (zur reinen Information der Empfänger) und automatischem Workflow unterschieden.

Kontrollierte Prozesse für mehr Sicherheit

Mit der Stellvertreter-Funktion von BasWare Rechnungsverarbeitung kann der Anwender nun auch verschiedene Stellvertreterprozesse definieren, die während unterschiedlicher Zeiträume bzw. in einer festgelegten Reihenfolge abgearbeitet werden. Bearbeitet beispielsweise der Empfänger eines Vorgangs diesen nicht innerhalb einer vorgegebenen Anzahl von Tagen, verschickt das System eine E-Mail-Erinnerung und/oder übermittelt die Rechnung an einen Vertreter oder an den nächsten Empfänger.

Weitere Neuheiten

Im Vergleich zu der im letzten Jahr auf der CeBIT vorgestellten Version 2.0 stellt BasWare Rechnungsverarbeitung 3.0 weitere Neuheiten zur Verfügung. Dazu zählen unter anderem anwenderspezifische Spracheinstellungen, erweiterte Scan-Funktionen sowie zusätzliche Möglichkeiten bei der Definition von Rechnungslisten und ein Re-Design sämtlicher Unteranwendungen. Ein Zugriff auf externe LANs ist über http und SSL möglich.

Systemanforderungen
Das Rechnungsverarbeitungssystem von BasWare ist ein technisch offenes System mit Standard-Softwareschnittstellen. Unterstützt werden MS SQL Server- und Oracle-Datenbanken. Zur Implementierung des Systems ist ein unter dem Betriebssystem Windows NT 4.0 bzw. Windows 2000 funktionierender Server erforderlich. Der Rechnungsumlauf erfolgt über das normale E-Mail-System des Unternehmens. Dabei verwendet das System ein SMTP-, MAPI- oder VIM-Interface, so dass die Nutzung verschiedener E-Mail-Systeme möglich ist. E-Mail-Systeme, die diese Schnittstellen unterstützen, sind beispielsweise MS Exchange und Lotus Notes.

Systemanforderungen
Das Rechnungsverarbeitungssystem von BasWare ist ein technisch offenes System mit Standard-Softwareschnittstellen. Unterstützt werden MS SQL Server- und Oracle-Datenbanken. Zur Implementierung des Systems ist ein unter dem Betriebssystem Windows NT 4.0 bzw. Windows 2000 funktionierender Server erforderlich. Der Rechnungsumlauf erfolgt über das normale E-Mail-System des Unternehmens. Dabei verwendet das System ein SMTP-, MAPI- oder VIM-Interface, so dass die Nutzung verschiedener E-Mail-Systeme möglich ist. E-Mail-Systeme, die diese Schnittstellen unterstützen, sind beispielsweise MS Exchange und Lotus Notes.

Über die BasWare Corporation (www.basware.com):

Die BasWare Corporation mit Hauptsitz in Espoo, Finnland, wurde 1985 gegründet und ist seit 2000 an der Börse von Helsinki notiert (HEX: BAS). 2003 erzielte das Softwarehaus einen Netto-Umsatz von insgesamt 25,6 Millionen Euro. Es beschäftigt derzeit über 260 Mitarbeiter weltweit. Niederlassungen gibt es in Deutschland, Schweden, Dänemark, Großbritannien, Frankreich, den Niederlanden und den USA. Zu den namhaften Referenzkunden zählen unter anderem AstraZeneca, CIBA Vision, Danzas, Finnair, Ericsson, KLM, Stora Enso, YTONG, Vattenfall sowie die Stadt Helsinki und der Flughafen Oslo u.v.a.m.

Über die BasWare GmbH (www.basware.de):

Die BasWare GmbH in Düsseldorf wurde als Tochtergesellschaft der BasWare Corporation gegründet und ist für das deutschsprachige Europa zuständig. Geschäftsführer ist Olli Oksanen. Zu den Referenzkunden in Deutschland zählen unter anderem das Beratungsunternehmen Booz Allen & Hamilton, der Armaturenhersteller Hansgrohe, der Dienstleistungsanbieter ISS, der Druckmaschinenhersteller Koenig & Bauer, das Privatbankhaus Sal. Oppenheim und der Automobilzulieferer Johnson Controls. BasWare ist SAP Software-Partner und Mitglied des VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.).

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BasWare GmbH
Christiane Meseck
Mündelheimer Weg 37
D-40472 Düsseldorf
Tel: +49 211 415595-63
Fax: +49 211 415595-79
E-Mail: christiane.meseck@basware.com

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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Nicole Körber, verantwortlich.

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