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Compliance: Unbeliebt und doch sinnvoll

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Berliner ECM-Experte SAPERION zeigt einfachen Umgang mit Compliance


Es gibt Dinge im Leben, die machen zwar keinen Spaß, sind aber sinnvoll und häufig auch notwendig. Zu dieser Kategorie zählt in der Regel das Thema Compliance. Oft wird dabei an dröge Regeln und Vorschriften sowie Bürokratisierung und Hemmung des Geschäftsablaufs gedacht. Das mit Compliance verbundene Ziel, Rechtsverstöße, Bußgelder, Reputationsschädigungen und Umsatzrückgänge zu vermeiden sowie Haftungsrisiken zu minimieren gerät vor diesem Hintergrund leider häufig in Vergessenheit.

Die stiefmütterliche Behandlung des Themas in vielen Firmen ist für Dr. Martin Bartonitz, Produktmanager bei SAPERION, vor dem Hintergrund von Schmiergeldaffären zum Beispiel bei Siemens oder Daimler nicht nachvollziehbar. Die Einführung eines Compliance Management Systems ist laut Bartonitz vorrangig ein organisatorisches Unterfangen. Hier sei die Geschäftsleitung gefragt. Sie könne sich durch einen Compliance Manager, bei großen Firmen durch ein Compliance Office, unterstützen lassen. Genau hier sieht der SAPERION-Manager jedoch noch großen Nachholbedarf: „Meine Erfahrung aus Gesprächen mit Geschäftsführern und CEOs zeigt, dass Compliance oft unter den Tisch fällt. Im Geschäftsalltag gibt es immer Wichtigeres zu erledigen. Gerechtfertig wird das dann nach dem Motto ‚Bei uns wird so was schon nicht passieren’. Das aber ist extrem gefährlich.“

Die Grundlage jeder Compliance Strategie bildet ein so genanntes Unternehmensleitbild. Dabei handelt es sich um eine schriftliche Erklärung über die Grundprinzipien innerhalb des Unternehmens. Positiver Nebeneffekt eines solchen Dokuments ist, dass es auch handlungsleitend und motivierend auf die einzelnen Mitarbeiter wirken kann. Gegenüber der Öffentlichkeit und Kunden macht es hingegen klar, wofür das Unternehmen steht.

Je nach Branche und Arbeitsbereich gibt es dabei die unterschiedlichsten Vorschriften zu beachten. Die Personalabteilung muss beispielsweise das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) sowie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) beachten. Für die Finanzbuchhaltung sind hingegen das Umsatzsteuergesetz (UStG), das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) relevant. Diese Beispiele zeigen, dass es je nach Aufgabenbereich und Branche unterschiedliche Anforderungen an die Überprüfung der Regeleinhaltung gibt, so dass das Compliance Management jeweils individuell eingerichtet werden muss.

„Auch wenn es zunächst lästig erscheint, sich mit der Thematik zu befassen, ist es am Ende doch einfacher als erwartet und man spart nebenbei aufgrund effizienterer Geschäftsprozesse auch noch Geld“, führt Bartonitz weiter aus. „Unsere Software ist beispielsweise so entwickelt, dass viele Rechtsvorschriften automatisch beachtet werden – unter anderem im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung und bei elektronischen Akten. Gerade das Schriftgutmanagement kümmert sich um Aufbewahrungsfristen und um die Sicherstellung von Löschungen im Sinne des Datenschutzes, stellt aber genauso sicher, dass nur Berechtigte Einsicht in relevante Daten erhalten.“

Mehr zum Thema Compliance bei SAPERION erfahren Sie unter http://www.saperionblog.com/tag/compliance/

Blogbeiträge von Dr. Bartonitz zum Thema Compliance finden Sie hier www.saperionblog.com



Web: http://www.saperionblog.com/tag/compliance/


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Pia Erven, verantwortlich.

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