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Langfristige und gesetzeskonforme Archivierung von digitalen und papiergebundenen Dokumenten

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Aachen, 09.12.2010. Jedes Unternehmen hat eine eigene Struktur und ist auf seine Weise einzigartig. Trotzdem haben Firmen eines gemeinsam: Dokumente! Durch die steigende Vielfalt und Menge an Briefen, Faxen, E-Mails und anderen Unterlagen, ist es immer schwieriger Aktenordner, PC-Festplatten und E-Mailsysteme geordnet zu halten. Die Vorschriften zur Aufbewahrung dieser Dokumente werden in Zeiten der Digitalisierung zudem immer restriktiver. Seitdem zum 1. Januar 2007 E-Mails durch die Änderung des § 37a im Handelsgesetzbuch mit Geschäftsbriefen gleichgestellt wurden, müssen Unternehmen diese wie andere Geschäftsbriefe auch behandeln. Der Gesetzgeber legt dabei in erster Linie Wert auf die Einhaltung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Die applord gmbh hilft alle Dokumente ordnungsgemäß zu organisieren, gesetzeskonform aufzubewahren und schnell wiederzufinden. Als expandierendes Consulting- und IT-Dienstleistungsunternehmen mit dem Schwerpunkt auf Prozessoptimierung und Dokumenten Management, schlägt die applord gmbh seit der Gründung im Jahre 2001 erfolgreich die Brücke zwischen kundenspezifischer Software und marktgerechten Standardlösungen. Das stetige Wachstum und die zufriedenen Kunden bestätigen das Konzept dieses Aachener Unternehmens.

Mit ecoDMS hat die applord gmbh ein intuitives Dokumenten Management System entwickelt, das die langfristige und gesetzeskonforme Archivierung von digitalen und papiergebundenen Dokumenten in einem Archiv ermöglicht. Das digitale Archiv bildet die Grundlage für ein effektives und schnelles Arbeiten. Durch die Digitalisierung von Dokumenten können Informationen automatisch erfasst, sicher aufbewahrt und durch einzigartige Suchfunktionen – wie zum Beispiel der umfassenden Volltextsuche - komfortabel wiedergefunden werden.

ecoDMS bringt zudem den Vorteil mit sich, dass sich Geschäftsvorgänge deutlich schneller rekonstruieren lassen. Da das benötigte Dokument mit wenigen Mausklicks sofort abrufbar ist, können Anfragen immer umgehend beantwortet werden. Die schnellere Bearbeitung von Anfragen erhöht die Bindung des Kunden an ein Unternehmen. Gleichzeitig profitieren alle Mitarbeiter von einer enorme Arbeitserleichterung mit kurzen Recherche- und Ablagezeiten. Doch damit nicht genug. Aufgrund verringerter Bürosystemkosten (Möbel, Ordner, Laufakten...) und reduzierter Büroraumkosten (Raum für Aktenschränke, Postfächer...) werden die Unternehmensausgaben bei Einsatz von ecoDMS gleichzeitig gesenkt.

Durch eine einfache Bedienung und einer benutzerfreundlichen Oberfläche setzt ecoDMS neue Maßstäbe. Am Computer erstellte Dokumente können direkt an das Archiv weitergeleitet werden. Auch E-Mails und deren Anhänge finden schnell und einfach den Weg ins Dokumenten Management System. Papierdokumente werden eingescannt und anschließend entweder vernichtet oder in einer Archivbox aufbewahrt. Lästige Kopierarbeiten und überflüssige Ausdrucke entfallen und zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten sind Schnee von gestern. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Mitarbeiter sorgt ein flexibles, rollenbasiertes Berechtigungssystem.

Fazit: Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource-Komponenten, der langjährigen Erfahrung im Bereich Dokumenten-Management und dem technischen Know-How eines leistungsstarken Systemhauses, macht ecoDMS zu einem einzigartigen Dokumenten Management System.

Interessenten können sich unter www.suchen-war-gestern.de oder telefonisch unter +49 (0)2 41 – 4 75 72 – 01 zu einem kostenlosen Präsentationstermin anmelden. Die Präsentationen können wahlweise direkt vor Ort oder über das Internet erfolgen.

Web: http://www.suchen-war-gestern.de


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Andrea Rosenbaum (Tel.: +49 (0)241-47572-01), verantwortlich.

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