Die COI GmbH ist vom 7. bis zum 9. September 2004 auf der DMS Expo in Essen. In der Halle 2, Stand 2435b stellt der Experte im Bereich ECM neue Lösungen für Archivierung, Dokumentenmanagement, Workflow- und Wissensmanagement vor.
Die Enterprise Content Management Software COI-BusinessFlow Xtrend ermöglicht eine zentralisierte Daten-, Anwendungs- und Prozessintegration zwischen unterschiedlichen heterogenen IT-Systemen. Hierbei integriert das System ECM-Funktionen sowohl in die Standardsoftwareprodukte wie MS Office, SAP oder Lotus Notes, als auch in spezialisierte Individualsoftware. Mitarbeiter lernen das System im Nu schätzen, da sich Prozesse schneller abbilden lassen und beispielsweise direkt aus Word heraus gearbeitet werden kann. Die Usability wurde, basierend auf mehreren Ergonomiekonzepten, weiter verbessert, um die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zu entlasten. Die neue Version bringt Neuerungen in der Langzeitspeicherverwaltung, da sich alle gängigen Langzeit-Speichermedien - von Anbietern wie Grau Data Storage, Network Appliance oder die neueste Version von EMC Centera - problemlos anbinden lassen.
Mit der Einbindung eines weitreichenden Redlining-Moduls können Annotationen oder Ergänzungen auf digitale Dokumente angebracht werden. Ein weiterer Vorteil liegt ab sofort in der umfassenden Mandantenfähigkeit. Dabei werden Dokumentenbestände strikt voneinander separiert, d.h. das System trennt, welche Daten für welche Mandanten einzusehen sind und welche nicht. All diese neuen Funktionen verbessern nicht nur die Usability und die Geschäftsprozesse, sondern reduzieren zugleich deutlich die Prozess- und IT-Kosten.
Die Einzelplatzlösung für lokale Datenbestände - COI-myIntelliger - ist eine Software zum schnellen und benutzerfreundlichen Finden bestehender Informationen im gesamten Datenbestand der Festplatte. Dabei sucht der COI-Intelliger nicht nach Schlagwörtern, sondern macht es den Anwendern besonders leicht: Der Benutzer gibt einfach seine Frage in Form eines kompletten Fragesatzes ein. Sogar Schreibfehler werden bis zu einem gewissen Maße ignoriert. Selbst gesamte Dateien oder Textpassagen können als Suchausdruck verwendet werden. Daraufhin sucht die intelligente Software nach dieser Frage aufgrund logischer Zusammenhänge. Der Aufbau der Trefferliste inklusive der Angabe von Ähnlichkeiten erfolgt in Sekundenschnelle. Weil diese Suche viel zielgerichteter ist, verringert sich der Such- und Zeitaufwand drastisch.
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