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Neujahrsvorsätze für die Geschäftskorrespondenz

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Überlegtes Dokumenten-Output-Management spart Unternehmen Zeit und Geld


Tod auf Raten für den Brief – das war angesichts von neuen e-Brief oder Hybrid-Post Angeboten der Trend 2010 für Geschäftskorrespondenz. PrintSoft, ein Tochterunternehmen der Australia Post und Software-Experte für Korrespondenzmanagement, sieht die Zukunft des Briefs für 2011 wieder etwas positiver: Für Unternehmen kommt es auf die richtige Strategie an, damit der Versand von Dokumenten per Post kein untragbarer Kostenfresser und Produktivitätsstopper wird.

Rechnungsversand per Mail oder Brief? Immer mehr Unternehmen stellen auf die elektronische Variante um. Trotzdem: Ganz ohne Briefpost geht es nicht. Denn gesetzliche Vorschriften fordern für bestimmte Geschäftstransaktionen gedruckte Originale oder im Falle von elektronischen Dokumenten eine rechtskonforme Signatur. Weniger Post bedeutet, dass Mengenrabatte für Portokosten, Papier und Druck entfallen oder schlechter verhandelt werden können. PrintSoft sieht drei Haupttrends für die Erstellung und Produktion von Geschäftskorrespondenz für 2011, die eine höhere Produktivität, Kostenersparnis und mehr Kontrolle über die Kundenkommunikation versprechen.

Trend 1 – Korrespondenz-Prozesse industrialisieren
Die Verarbeitung von eingehenden Dokumenten ist in mittleren und großen Unternehmen bereits weitgehend automatisiert – IT-Experten sind in hauseigenen Druckzentren zuständig, wenn Änderungen vor dem Druck von Aussendungen mit hoher Auflage vorgenommen werden müssen. Der Trend geht zu mehr Automatisierung, um unternehmensinterne und rechtliche Vorschriften in Bezug auf Inhalt, Form und Versanddatum sicher einzuhalten und typische Fehler einer manuellen Bearbeitung auszumerzen. Entsprechende Software-Systeme sorgen dafür, dass die Dokumentenverwaltung, -prüfung und der Druck zentral abgewickelt werden kann – Kosten für redundante Systeme und Prozesse in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens entfallen. Gemäß der zuvor definierten Nutzerrechte und Workflows können Dokumente interaktiv erstellt, nach der Erfassung korrigiert und autorisiert werden. Die Korrespondenz wird beispielsweise mit einem einfachen Drucktreiber für Einzelbriefe oder komplexen System-Lösungen in die zentralisierte Produktion übergeben. Wichtig: Über web-basierte Track und Trace-Portale können Mitarbeiter den Status ihrer Druckaufträge verfolgen. So steigt die Akzeptanz für die Automatisierungslösung.

Trend 2 – Hybride Verteilung mit System einführen
Briefpost mit geringer Auflage ist ein Zeit- und Kostenfresser: Verbrauchsmaterialien für den Desktop-Drucker sind teuer, hinzu kommt wertvolle Arbeitszeit für das manuelle Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Versenden. 2011 zeichnet sich ein Trend hin zu Konsolidierungslösungen ab. Elektronisch erstellte Einzelsendungen können auch abteilungsübergreifend oder gar standortübergreifend gesammelt und zu größeren, logisch sortierten, produktionsbereiten Aufträgen zusammengefasst werden. Je nach Papierwahl, Kuvertierung und Endverarbeitung können sie dann zentral produziert und verschickt werden. Aktuelle Software-Lösungen ermöglichen zudem, andere Kommunikationskanäle zu nutzen und die Korrespondenz elektronisch als E-Mail, SMS oder Fax zu verschicken. Hier sind Kostensenkungen von 30 bis 50 Prozent möglich.

Trend 3 – Umweltfreundlich kommunizieren
Die Automatisierung und Konsolidierung von Geschäftskorrespondenz kann einen Beitrag zur ökologischen Unternehmensverantwortung leisten. Der sinkende Bedarf an Desktop- oder Abteilungs-Druckern wirkt sich zudem auf den Stromverbrauch des Unternehmens aus. Generell bedeuten weniger Druckaufträge auch einen geringeren Papier- und Tintenverbrauch.

„Die Grenzen zwischen traditioneller und elektronischer Kundenkommunikation verwischen immer weiter. Briefkorrespondenz wird vergleichweise immer teurer und aufwändiger, bleibt gleichzeitig aber ein notwendiger Kommunikationskanal”, sagt Bernd Anders, europäischer Marketing-Leiter bei PrintSoft. „Der logische Trend für die kommenden Jahre ist daher, Prozesse weitestgehend zu standardisieren und industrialisieren, um kosteneffizient und umweltfreundlich per Brief kommunizieren zu können.”


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Katharina Scheurer (Tel.: 089-1730 1926), verantwortlich.

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