Halle/S., 15.07.2004 Die stetig wachsenden Datenmassen über Mitbewerber und Märkte können heute nur noch unter großen personellen und zeitlichen Aufwand bewältigt werden. Dabei sind schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen für Unternehmen überlebenswichtig geworden. Eine systematische Sammlung und Auswertung von Informationen wird somit unerlässlich.
Diesem Problem tritt die Firma media style mit ihrem Information Management System 'docyoument' entgegen. Die Software stellt mit Hilfe von text-mining Technologien Informationen schnell und gezielt für operative und strategische Entscheidungen zur Verfügung.
Als All-in-One Lösung unterstützt 'docyoument' Unternehmen mit automatisierten Arbeitsschritten in den Bereichen Informationsbeschaffung, Textanalyse und Informationsaufbereitung. Damit wird der gesamte Prozess des Informationsmanagements nicht nur wesentlich wirtschaftlicher sondern auch effizienter, da Mitarbeiter bei Recherchen auf bereits aufgearbeitete Informationen zugreifen können.
Informationsbeschaffung
Eine Stärke von docyoument liegt in der Vielzahl möglicher Datenquellen. Neben manuell zugefügten Informationen nutzt docyoument unternehmensinterne aber auch externe Datenbanken, eMail-Listen, Nachrichten Dienste (z.B. Factiva, Reuters, Dow Jones), Dateien aus Netzwerkverzeichnissen oder auch ganze Webseiten.
Docyoument verarbeitet über 100 Dateiformate. In der Liste befinden sich auch alle gängigen Dateitypen wie MS Office, Text, HTML, XML, PDF usw.
Der Schwerpunkt der Informationsbeschaffung liegt auf Quantität. Eine qualitative Bewertung erfolgt durch text-mining gestützte Informationsanalyse.
Informationsanalyse
Alle eingehenden Dokumente werden mit Textmining-Algorithmen analysiert. Docyoument bewertet dabei die Texte mit Verfahren aus dem Gebiet der künstlicher Intelligenz, um die Informationen auch inhaltlich zu erfassen.
Text-mining Verfahren erkennen selbständig Muster im Text wie z.B. Organisationen, Personen, Orte, Adressen, Datumsangaben und Preise. Der Analyseprozess lässt sich einfach durch Erweiterung mit unternehmens- oder branchenspezifischen Begrifflichkeiten anpassen.
Während docyoument standardmäßig mit Bibliotheken aus dem Bereich 'General Business' ausgeliefert wird, existieren bereits angepasste Lösungen für die Branchen Pharma, Biotechnologie, Medizin und Chemie. Weitere Branchenlösungen wie z.B. für Automobilbau oder Finanzwesen sind laut Angaben von media style einfach zu realisieren.
Informationsaufbereitung
Informationsmanagement in Unternehmen leidet häufig daran, dass Mitarbeiter keine Kenntnis haben, dass wichtige Informationen verfügbar sind bzw. wo diese zugänglich sind. Wissen auf das nicht zugegriffen werden kann kommt jedoch nicht vorhandenem Wissen gleich.
Durch Text-Klassifizierung können Dokumente automatisch in vorhandene Ordnerstrukturen eingeordnet werden. Weist ein neues Dokument ähnliche Inhalte wie bereits in einem Ordner vorhandene Dokumente auf, wird es in diesen eingeordnet. Informationen zu einem Thema werden dort abgelegt, wo sie auch gesucht werden.
Hat ein Dokument keine Relevanz, kann es nicht klassifiziert werden und ein 'Information Overflow' mit unwichtigen Informationen wird so vermieden.
Inhaltlich interessante Dokumente können als Ausgangspunkt verwendet werden, um themenverwandte Dokumente im System aufzuspüren. Zusatzinformationen sind so per Mausklick recherchiert - unabhängig davon, wo sie im System hinterlegt wurden. Inhaltliche Verwandschaften zwischen Dokumenten können außerdem grafisch in Form eines Netzwerkes dargestellt werden.
Texte werden automatisch mehreren Themen zugeordnet. Dadurch sind auch Recherchen ausgehend von einem Thema möglich. Extrahiert werden nicht nur Themen, sondern auch Beziehungen zwischen ihnen. Alle zu einem Thema zugeordneten Dokumente sind direkt zugänglich. Auch diese Funktion steht sowohl textbasiert als auch in Form eines visuellen Netzwerkes bereit.
Eine 'Topic Map' stellt das gesamte Wissen im System als begehbare Landkarte bereit.
Für eine schnelle inhaltliche Erfassung einzelner Dokumente oder ganzer Ordner können Zusammenfassungen erstellt werden. Die farbliche Hervorhebung von Schlüsselworten wie Produkt- und Firmennamen ist wiederum sehr hilfreich beim 'diagonal lesen'. Wichtige Passagen werden so schnell gefunden.
Mit 'eMail Alerts' unterstützt docyoument die Idee eines Frühwarnsystems. Nutzer können für Dokumente oder ganze Ordner eine Benachrichtigung abonnieren und werden daraufhin bei jeder Änderung sofort per eMail informiert. Sinnvolle Anwendungen ergeben sich z.B. mit einer Benachrichtigung, wenn ein neues Dokument in einen Produkt-News Ordner sortiert wird oder um den Status eines Reports im Auge zu behalten.
Als Komplettlösung sind alle Funktionen unter dem Dach eines Dokumentenmanagements verfügbar. Jeder Nutzer hat einen eigenen Desktop, auf dem neben personalisierten News auch Links, Bookmarks, eMail Alerts und Suchabfragen verwaltet werden.
Das Usermanagement sorgt für höchste Sicherheitsstandards und regelt Zugriffe auf einzelne Dokumente und ganze Ordner. Dadurch wird das Arbeiten in Projektteams unterstützt, ohne auf die Flexibilität benutzerspezifischer Anpassungen zu verzichten. Ein intuitives Benutzerinterface gewährleistet kurze Einarbeitungszeiten.
Die verwendeten Technologiestandards erlauben es, docyoument in die bestehende IT-Landschaften eines Unternehmens zu integrieren.
media style
1997 gegründet, versteht sich media style als Spezialist für Content Management, - Organisation und - Analyse. In diesem Zusammenhang entwickelt das Unternehmen integrative und ganzheitliche Lösungen für business-kritische Prozesse wie Competitive Intelligence und Wissensmanagement.
Weitere Informationen zu 'docyoument' und einen Zugang zum kostenlosen Onlinedemo finden Sie unter: www.media-style.com/docyoument.html
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