(Waldbronn) Unternehmen und Organisationen, die ihren Posteingang eigenständig automatisiert erfassen wollen, erhalten ab sofort von der Scanpoint Europe GmbH professionelle Unterstützung. Scanpoint-Mitarbeiter ermitteln direkt vor Ort das Erfassungsaufkommen und empfehlen die dafür geeignete Hard- und Software. Darüber hinaus ist das Ausarbeiten von Verfahrensanweisungen in dem Dienstleistungspaket enthalten. Schließlich werden die Mitarbeiter der Poststelle nach dem Learning on the job-Prinzip auf die neue Arbeitsweise so geschult, dass sie selbstständig die eingehende Post erfassen und an die zuständigen Kollegen weiterleiten können.
Immer mehr Unternehmen erkennen, dass in der automatisierten Posteingangsbearbeitung ein hohes Rationalisierungspotential steckt. Werden Briefe, Rechnungen und andere Dokumente, sobald sie in der Poststelle auflaufen, gleich digitalisiert, können sie wesentlich schneller elektronisch weitergeleitet und bearbeitet werden. Dies gilt insbesondere für Rechnungen. Leistungsfähige OCR-Systeme lesen relevante Daten aus der Rechnung aus und geben diese dann direkt an entsprechende ERP-Systeme weiter. Eine zeitaufwändige manuelle und damit fehlerträchtige Erfassung entfällt.
Umfassendes Konzept
Das neue Dienstleistungsangebot von Scanpoint Europe umfasst sämtliche Bereiche, die einen möglichst reibungslosen Übergang zur automatisierten Posteingangserfassung möglich machen. Im ersten Schritt analysieren die Erfassungs-Spezialisten des Scanpoint-Netzes vor Ort das Eingangsvolumen sowie die zu digitalisierenden Dokumentenarten. Anschließend erarbeitet der Projektleiter einen Konzeptvorschlag und erstellt eine Arbeitsanweisung, die mit dem Kunden abgestimmt und von ihm gegengezeichnet wird. Unter Berücksichtung der zur Verfügung stehenden IT-Infrastruktur werden anschließend geeignete Scanner und Softwareprodukte vorgeschlagen. Scanpoint arbeitet eng mit namhaften Scanlieferanten, wie beispielsweise Kodak und InoTec zusammen. Zusätzlich bietet das Unternehmen mit TIFFCapture eine eigens entwickelte Erfassungssoftware und mit WORKCapture eine Lösung zur Vorgangskontrolle und Steuerung von Produktionsabläufen an.
Die Scanpoint-Mitarbeiter werden zunächst hausintern auf die kundenspezifischen Anforderungen geschult. Danach geht es zum vertiefenden learning on the job vor Ort. Läuft die Erfassung des Posteinganges reibungslos, werden schließlich die Mitarbeiter des Unternehmens mit der neuen Arbeitsweise vertraut gemacht und geschult.
Petra Greiffenhagen, Geschäftsführerin der Scanpoint Europe GmbH, fasst das Konzept wie folgt zusammen: Wir adressieren mit unserem neuen Dienstleistungsangebot Unternehmen, die eine projektbezogene Unterstützung bei der Realisierung eines automatisierten Posteingangs wünschen. Unsere weit reichenden Erfahrungen, die unser Scanpoint-Netz bei unterschiedlichen Erfassungsprojekten gesammelt hat, sind dabei eine wichtige Hilfestellung.
Dienstleistungen inhouse outsourcen
Für Unternehmen, die für die Posteingangserfassung nicht ihr eigenes Personal abbestellen und keine zusätzlichen Investitionen in die IT tätigen wollen, bietet Scanpoint Europe eine praktikable Inhouse-Alternative an: Scanpoint-Mitarbeiter erfassen direkt im Unternehmen den täglichen Posteingang und bringen dafür das notwendige Equipment gleich mit. Die Scanpoint Europe GmbH ist ISO 9001-zertifiziert und erbringt damit den notwendigen Qualitätsnachweis, der einen reibungslosen und sicheren Ablauf sicherstellt.
Über die Scanpoint Europe GmbH:
Die Scanpoint Europe GmbH mit Sitz in Waldbronn ist Idee- und Franchisegeber des Scanpoint-Franchise-Netzwerkes. Scanpoint Partner unterstützen ihre Kunden bei der effizienten Verwaltung von Unterlagen. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art auch großformatige Zeichnungen ein und stellen diese dann digital dem Kunden auf CD oder DVD zur Verfügung. Anhand einer intelligenten Rückgriffsmaske in Form eines Aktenplans auf dem Speichermedium wird ein schnelles und einfaches Auffinden der digitalisierten und nach Kundenvorgaben indizierten Unterlagen ermöglicht. Dazu nutzen alle Scanpoint Partner die eigens entwickelten Programme TIFFCapture eine Scanner-Erfassungssoftware für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen sowie WORKCapture eine Lösung zur Vorgangskontrolle und Steuerung von Produktionsabläufen. Derzeit bieten bundesweit 14 Scanpoint-Partner professionellen Archivierungsservice an. Zu den aktuellen Referenzkunden zählen unter anderem die Aachener & Münchner Lebensversicherungs-AG, die Gerling Firmen- und Privat-Service AG, das Klinikum Karlsbad, die Mobilcom AG und die Shell Oil GmbH.
Scanpoint Europe beschäftigt zurzeit 56 Mitarbeiter und wird von den Geschäftsführern Petra Greiffenhagen und Jörg Scheibel geführt. Das Unternehmen gehört zu der U-plus Umweltservice AG, einer 100%igen Tochter der (ENBW) Energie Baden Württemberg AG. Seit 2004 ist Scanpoint Europe DIN ISO 9001 zertifiziert. Das Unternehmen ist Mitglied im VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
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