Stuttgart - Ob der Briefwechsel mit dem Oberschulamt, die Korrespondenz mit dem Schulträger oder Info-Post für Eltern und Lehrer/innen auch an Schulen wird die Papierflut heute immer größer. Was in vielen Behörden schon Realität ist nämlich der Einsatz von Software zur elektronischen Verwaltung und Archivierung von Schriftstücken , machen sich inzwischen auch immer mehr Schulen zunutze. Die Grund- und Hauptschule im baden-württembergischen Neulußheim beispielsweise setzt bereits seit einem knappen Jahr auf REGISAFE IQ der Hans Held GmbH. REGISAFE IQ zählt mit rund 700 Installationen zu den dominanten Informations- und Schriftgut-Managementsystemen in Baden-Württemberg.
Ein erstes Bild von den Vorzügen der Software hatte sich Schuldirektor Peter Scholl auf der Fachmesse KomCom in Mannheim gemacht. Nach weiteren Präsentationen wurde das System dann über die Gemeinde Neulußheim beschafft und an der Schule installiert. Mit der Einführung von REGISAFE IQ hat sich die Verwaltungsarbeit an der Grund- und Hauptschule Neulußheim grundlegend verändert. Durch die konsequente und klare Strukturierung nach Aktenzeichen sind sämtliche Schriftstücke problemlos dem entsprechenden Stichwort oder Vorgang zuzuordnen. Eingehende Dokumente werden eingescannt und können somit direkt am PC bearbeitet, ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden. Die in REGISAFE IQ vorhandenen Suchfunktionen beschleunigen dabei den Zugriff auf die Schriftstücke. Die Mitarbeiter können über die Volltext-Recherche in Datei-Inhalten und Meta-Daten nach Wortbestandteilen oder Wortanfängen suchen. Darüber hinaus kann nach phonetischen Kriterien gesucht werden oder nach Synonymen.
Schuldirektor Peter Scholl: Durch die elektronische Archivierung reduzieren sich unsere Papierakten. Gleichzeitig haben die Kolleginnen im Sekretariat einen wesentlich schnelleren Zugriff auf die Dokumente als bei der herkömmlichen Suche in mehreren Ordnern mit vielen Registern eine spürbare Zeitersparnis!
Für die Schulleitung ist insbesondere die integrierte Sitzungsverwaltung mit Verknüpfung zu allen Anwendungsmodulen eine große Arbeitserleichterung bei der Vorbereitung von Konferenzen: Neben der Einladung und den verschiedensten Vorlagen für die Sitzungsleitung sind auch alle Ergebnisse und Beschlüsse in einem elektronischen Ordner zusammengefasst. Den integrierten Terminkalender können alle Personen in der Schulverwaltung einsehen und nutzen. So lassen sich Aktivitäten der Schule oder einzelner Klassen und Termine der Schulleitung besser koordinieren und abstimmen.
Für die Mitarbeiter/innen der Grund- und Hauptschule in Neulußheim ist REGISAFE IQ angesichts der Arbeitserleichterungen im Schulalltag mittlerweile ein unentbehrlicher Helfer im Hintergrund geworden.
Über Hans Held GmbH:
Seit nunmehr 50 Jahren ist die Hans Held GmbH für ihre Kunden aus der Öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft der kompetente Partner für alle Fragen der Schriftgut- und Büroorganisation. Zum Portfolio gehören Systemregistraturen und Ordnungsmittel für Papier-Akten, Ablagesysteme für Archive, maßgeschneiderte Büromöblierung, EDV-Dokumentenmanagement, optische Archivierung, Bürokommunikation, Internet, Web-Publishing und die Integration von Home-Offices. Firmensitz der Hans Held GmbH ist Stuttgart, dort befinden sich auf zwei Gebäude verteilt die Geschäftsführung, die Vertriebsleitung, die Software-Entwicklung und der technische Support. In der Ulmer Geschäftsstelle werden unter anderem die Auftragsabwicklung und Buchhaltung durchgeführt.
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