struktur AG bietet Komplettlösung für Verarbeitung elektronischer und gedruckter Formulare sowie für deren rechtsgültige Signatur herkömmliche Formularbearbeitung kostet US-Unternehmen jährlich 15 Milliarden Dollar Ersparnis bis zu 75 Prozent möglich problemlose Integration in bestehende Systeme geringe Investitionskosten
Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen Unternehmer nach Möglichkeiten, Kosten einzusparen. Oft ist dies mit Einschnitten und Konsequenzen in anderen Bereichen verbunden. Willkommen sind da einfache elektronische Möglichkeiten, die vorhandene Prozesse optimieren. Mit icoya eForms, einer innovativen Software der Stuttgarter struktur AG, ist das elektronische Formularmanagement bei gleichzeitiger Beibehaltung papierbasierter Vorgänge jetzt praxistauglich. Die einzigartige Lösung spart nicht nur 75 Prozent der Kosten, sondern setzt auch Personal für andere dringende Aufgaben frei und erhöht den Kundenservice deutlich.
Kein Unternehmen kommt in seinen Geschäftsabläufen ohne Formulare aus. Dabei sind aber nicht nur Anträge ob Kontoeröffnung, Versicherungsabschlüsse oder Genehmigungen gemeint. Auch Rechnungen, Bestellungen, Kundeninformationen und alle Schreiben, für die firmeninterne Vorlagen existieren, gehören dazu und machen heute ca. 80 Prozent aller geschäftlichen Dokumente aus. Nur 20 Prozent sind formlose Schreiben. Die herkömmliche manuelle Erfassung, Bearbeitung und Aufbewahrung dieser Papierformulare ist zeit-, personal- und kostenintensiv sowie fehleranfällig.
Laut einer Studie von Harvey Spencer Associates und AIIM (Enterprise Content Management Association) geben amerikanische Unternehmen pro Jahr 15 Milliarden Dollar für die Bearbeitung von Papierformularen aus. Diese enormen Kosten entstehen auch bei deutschen Unternehmen und lassen sich mit icoya eForms deutlich minimieren, so Niels Mache, Vorstandsvorsitzender der struktur AG und der Top-Spezialist, wenn es darum geht, das Formularmanagement in Unternehmen zu optimieren. Die Software schlägt gewissermaßen die Brücke zwischen papierbasierten und elektronischen Formularen. Dabei vereinfacht sie die Verarbeitung wesentlich ohne die gewohnten Arbeitsprozesse grundlegend zu verändern. So bleiben Papierformular mit dem 2D-Barcode erhalten und können wie gewohnt abgelegt werden.
Automatische Abläufe sparen Kosten und vermeiden Fehler
Ganz im Sinne des Servicegedankens finden Kunden, Interessenten und Geschäftspartner alle benötigten Formulare online und füllen diese auch online aus. Dabei achtet eine mögliche Korrekturfunktion darauf, dass die Angaben plausibel und vollständig sind. Nach der Eingabe speichert icoya eForms den Inhalt des gesamten Formulars im XML-Format auf einem wenige Quadratzentimeter großen zweidimensionalen Barcode. Dieser ist mit dem Strichcode auf Produkten vergleichbar, allerdings weitaus leistungsfähiger. Am Schluss wird das Formular mit dem Barcode ausgedruckt, unterschrieben und zurückgesandt. Der verantwortliche Mitarbeiter legt derartige Dokumente einfach in den Scanner, der eForms Scan Processor liest den Barcode. Sofort erscheint der gesamte Inhalt der Formulare auf dem Monitor und kann in jedes beliebige Dateiformat umgewandelt, weiterverarbeitet oder gespeichert werden. Konnten bisher wenige hundert Formulare täglich durch Mitarbeiter in teuren Arbeitsprozessen manuell erfasst werden, automatisiert icoya eForms die Erfassung und Verarbeitung von bis zu mehreren Zehntausend Formularen. Gleichzeitig lassen sich so Fehler vollständig vermeiden.
Nicht nur schnell, sondern auch sicher
In allen Fällen, in denen die Formularverarbeitung nicht nur effizient sondern auch rechtsverbindlich sein muss, steht mit dem icoya Signature Server eine Komplettlösung für die digitale Signatur zur Verfügung. Die serverbasierte Signatur ermöglicht die gesetzeskonforme, qualifizierte Massensignatur beliebiger Dokumente, Rechnungen, Facsimile sowie deren fälschungssichere Archivierung. Die Anwendungen reichen dabei von revisionssicheren Arbeitsprozessen bis zur zertifizierten Rechnungsstellung. Das besondere des icoya Signature Servers: Der Anwender muss für die digitale Signatur keine Software installieren. Über die digitale Signatur hinaus verwaltet der Signatur Server auch die digitalen Zertifikate unterschriftsberechtigter Mitarbeiter.
Gut aufgestellt
Der Einsatz von icoya eForms rechnet sich bereits nach wenigen Monaten. Zusätzlich sorgen der XML-Standard, der einen unbegrenzten Export der Formulardaten in jedes andere Format ermöglicht, sowie die Kompatibilität mit gängiger Software (z.B. Adobe pdf-Dateien) für eine breite Anwendbarkeit und hohe Zukunftssicherheit. Dazu tragen auch strategische Partnerschaften der struktur AG mit weiteren namhaften Softwareherstellern bei. So ermöglicht die Softwarepartnerschaft mit SAP die Verwendung von icoya eForms in bestehenden Systemen.
Über die struktur AG
Die Stuttgarter struktur AG bietet innovative Software, mit der inzwischen ca. 3.000 Kunden ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Dabei stehen Produkte für die elektronische Verarbeitung von Formularen, die digitale Signatur sowie für sicheres Informationsmanagement zur Verfügung.
An die jeweiligen Kundenbedürfnisse angepasste icoya-Lösungen vereinfachen in Unternehmen und Verwaltungen die Arbeitsabläufe drastisch ohne sie grundlegend zu verändern. Dies spart Zeit und Kosten und erlaubt einen effizienteren Personaleinsatz.
Zu den Kunden der struktur AG gehören die DaimlerChrysler Bank AG, die DWS Investments, EDAG Engineering + Design AG, die ETRANS AG, die Home Shopping Europe AG/HSE24, das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg, Schwan-STABILO Cosmetics GmbH & Co. KG und die Ed. Züblin AG.
www.struktur.de, www.icoya.de, www.investmentrechner.de
icoya® und struktur® sind eingetragene Marken der struktur AG.
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