(Freiburg, Waldbronn) Unternehmen aus Freiburg und Umgebung können ab sofort jegliche Art von Dokumenten, wie Belege, Schriftverkehr oder Bilanzen, platzsparend auf CD archivieren. Scanpoint Freiburg übernimmt als offizielle Scanpoint-Niederlassung sämtliche Arbeiten, die dafür notwendig sind von der Abholung über das Einscannen bis hin zur Aushändigung der CD sowie der Bereitstellung der Dokumente in bestehende Systeme oder einem geschützten Bereich im Internet. Kunden profitieren von diesem Service, indem sie nicht länger in meterlangen Aktenregalen nach Schriftstücken suchen müssen, sondern ihnen diese per Knopfdruck angezeigt werden. Gleichzeitig können Unternehmen ihre kaufmännischen Belege, die sie laut Gesetz mehrere Jahre vorhalten müssen, platzsparender und zudem noch sicherer archivieren.
Dokumente, die digital vorliegen, haben gegenüber der auf Papier vorliegenden Variante Vorteile. Insbesondere der schnellere Zugriff und die platzsparende Archivierung auf CD-ROM sind Hauptargumente, die für die Digitalisierung von Rechnungen, Verträgen und sonstigen Schriftstücken sprechen. So fand beispielsweise ein renommiertes Marktforschungsinstitut heraus, dass durchschnittlich 50 Prozent der Arbeitszeit in Büro und Verwaltung mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht werden. Trotzdem scheuen sich vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen, Dokumente, Belege und andere Schriftstücke digital vorzuhalten, da ihnen dafür das notwendige Equipment und auch das Personal fehlen. Hier bietet nun der Scanpoint Freiburg Unterstützung an. Das Unternehmen übernimmt den kompletten Digitalisierungsprozess und stellt die digitalen Dokumente anschließend über Internet oder auf CD-ROM zur Verfügung.
Der Weg vom Papier zum digitalen Dokument
Ein hauseigener Kurierdienst holt die Akten und Dokumente beim Kunden ab. Dabei werden sie mit Hilfe von Barcodes gekennzeichnet. Ein Barcode-Handleser registriert dann die vergebenen Barcodes und speichert diese in eine Protokolldatei auf einen Datenträger. Die Akten werden anhand der Protokolldatei bei Scanpoint Freiburg eingecheckt. Es erfolgt der Digitalisierungsprozess. Die Original-Dokumente werden danach dem Kunden wieder zur Verfügung gestellt oder auch auf Wunsch vernichtet. Handelt es sich um Dokumente, die archiviert werden sollen, erhält der Kunde zum Abschluss die CD-ROMs mit den Dateien.
Zugriff auf digitalisierte Dokumente über das Internet
Wenn das Unternehmen auf die Dokumente noch täglich zugreifen muss, werden ihm diese im Internet in einem geschützten Bereich zur Verfügung gestellt. Hier kann der Anwender mit einer flexiblen und anpassungsfähigen Suchmaschine auf seine Dokumente zugreifen. Somit entsteht kein administrativer Aufwand für Installation, Konfiguration und Wartung von Recherchearbeitsplätzen.
Über den Scanpoint Freiburg
Das Unternehmen hat das Ziel, die Informationsprozesse innerhalb von Unternehmen, gleich welcher Größe, zu optimieren und zu beschleunigen. Grundlage dazu ist, Informationen, die sich in traditioneller Weise noch auf Papierdokumenten befinden, in digitale Dokumente umzuwandeln. Somit stehen die Informationen zeitgleich allen Nutzern zur Verfügung. Darüber hinaus ist digitale Archivierung von Dokumenten sicherer, Platz sparender und falls Zugriffe notwendig, wesentlich zeitsparender. Der Scanpoint Freiburg gliedert sich in die drei Unternehmensbereiche Digitalisierung von Dokumenten aller Art zur Archivierung, Beratung bei der Auswahl und Integration von Dokumentenmanagementsystemen sowie Schulung von Anwendern in die Systeme und schließlich Beratung und Entwicklung bei Arbeitsprozessen, die auf Grund digitaler Informationssysteme angepasst und optimiert werden müssen.
Über die Scanpoint Europe GmbH:
Die Scanpoint Europe GmbH mit Sitz in Waldbronn ist Idee- und Franchisegeber des Scanpoint-Franchise-Netzwerkes. Scanpoint Partner unterstützen ihre Kunden bei der effizienten Verwaltung von Unterlagen. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art ein und stellen diese dann digital dem Kunden auf diversen Speichermedien oder über Datenübertragung zur Verfügung. Anhand intelligenter Techniken wird ein schnelles und einfaches Auffinden der digitalisierten und nach Kundenvorgaben indizierten Unterlagen ermöglicht. Dazu nutzen alle Scanpoint Partner die eigens entwickelten Programme TIFFCapture eine Scanner-Erfassungssoftware für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen sowie WORKCapture eine Lösung zur Vorgangskontrolle und Steuerung von Produktionsabläufen. Zusätzlich haben sich die Scanpoints auf das Auslesen von Geschäftsdokumenten spezialisiert. Mit Hilfe von modernen OCR- und ICR-Techniken werden Dokumente klassifiziert und die darin enthaltenen Daten zur weiteren Bearbeitung ausgelesen. Optional erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den im Einsatz befindlichen Kunden- oder Lieferantendatenbanken.
Derzeit bieten mehr als 10 Scanpoint-Partner bundesweit professionellen Archivierungsservice an. Zu den aktuellen Referenzkunden zählen unter anderem die Aachener & Münchner Lebensversicherungs-AG, ARAG Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG, die dm-drogerie markt GmbH & Co, die Gerling Firmen- und Privat-Service AG, die Hallesche Nationale Krankenversicherung, das Klinikum Karlsbad, die Mobilcom AG und die Shell Oil GmbH.
Scanpoint Europe beschäftigt zurzeit mehr als 50 Festangestellte. Geschäftsführerin ist Petra Greiffenhagen. Das Unternehmen gehört zu der U-plus Umweltservice AG, einer 100%igen Tochter der (ENBW) Energie Baden Württemberg AG. Seit 2004 ist Scanpoint Europe DIN ISO 9001 zertifiziert. Das Unternehmen ist Mitglied im VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
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