Nürnberg. Auf der diesjährigen HANNOVER Messe (HMI) vom 11. bis 15. April 2005 steht bei der SCHEMA GmbH der praktische Anwendungsfall ihrer SCHEMA ST4-Lösungen im Vordergrund. Anhand von Beispielen zeigt der XML-Spezialist, wie Unternehmen in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Service durch Einsatz eines Redaktions- und Contentmanagementsystems ihren Umsatz aktiv steigern sowie Kosten senken können. Grundlage hierfür bildet u.a. die Modularisierung und durchgängig konsistente Strukturierung von Informationen. Einfache und übersichtliche Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeiter und Kunden machen SCHEMA ST4 zu einer praktischen und effizienten Lösung.
Moderne Industriegüter sind ohne aufwändige Produktinformationen sowohl im Presales (Kataloge, Broschüren) als auch im Postsales (Handbücher)- Bereich nicht zu vermarkten. Relevante Informationen entstehen entlang des gesamten Entwicklungs- und Produktionsprozesses an unterschiedlichen Stellen. Werden diese nicht mit einem zentralen System verwaltet, entstehen hohe Kosten, da Produktbeschreibungen mehrfach erstellt, übersetzt und gepflegt werden müssen. Das Redaktions- und Contentmanagementsystem SCHEMA ST4 stellt eine effiziente Lösung für diese Problemstellung dar. Unternehmen können mit der Einführung einer durchgängigen Informations- und Dokumentationssystematik, wie sie SCHEMA ST4 bietet, vorhandene Synergiepotentiale weitreichend ausschöpfen. Nachhaltige Qualitätssteigerungen und Kostensenkungen in den Bereichen Pre- und Postsales sowie Trainingsdokumentation sind die Ergebnisse.
Zentraler, konsistenter Informationspool für alle
Mitarbeitern ist es unmöglich, für alle Produkte und Varianten stets zu wissen, welche Unterlagen und Dokumentationen für die Produktbeschreibung, Installation, den Service oder all die anderen Bereiche benötigt werden und wo sich diese befinden. Dezentrale und redundante Datenhaltung sind die Folge. SCHEMA bietet mit ihren Lösungen effiziente Möglichkeiten diese Kosten zu minimieren.
Grundlage für diese Lösungen ist eine konsequente Standardisierung der Informationen im Unternehmen und eine mehrdimensionale Navigation über mehrere Ebenen. Dies erfordert die konsequente Modularisierung der Informationen in Form eines Informationspools. Die Informationsbausteine des Pools sind so gestaltet, dass sie eine maximale Wiederverwendung der Informationen für die verschiedenen Anwendungen zulassen.
Die Nutzung des Informationspools erfolgt über einen effizienten Filtermechanismus in SCHEMA ST4. Zum einen kann durch die Kombination verschiedener Suchkriterien sehr schnell und zielsicher die benötigte Information gefunden werden. Zum anderen ermöglicht eine problembasierte Suche auch Personen, die im Arbeitsalltag nicht so häufig mit Produktinformationen arbeiten, eine einfache und effiziente Informationsbeschaffung. Mächtige Produktionsgeneratoren erlauben darüber hinaus das Zusammenstellen der Ergebnisse als Druck- oder Online-Dokumente auf Wunsch personalisiert und weltweit.
Beispiel Kataloge on-demand
Bei einer Vielzahl von Produkten und Varianten sind Kataloge on-demand oder kundenspezifische Produktkonfigurationen einfach zu realisierende Möglichkeiten, beträchtliche Materialkosten zu sparen und die Kunden dennoch direkt und persönlich anzusprechen. Der Vertriebsmitarbeiter geht ganz einfach ins Portal und auf die Menüpunkte der gefragten Produkte und stellt individuell einen Katalog zusammen, den er auch noch wahlweise auf unterschiedlichen Medien (Printausgabe, CD-ROM) ausgeben kann. Das selbe kann auch in Form eines Extranet für Kunden und Interessenten verfügbar gemacht werden.
Das Portal merkt sich vielleicht außerdem, welche Informationen der Mitarbeiter oder Kunde angefordert hat und informiert ihn, sobald sich etwas an den Dokumenten ändert. Damit hat er die Sicherheit, stets die aktuelle Version der Produktinformation vorliegen zu haben.
Genau so könnten auch andere Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen stets aktuell aus dem Dokumentationsportal holen zum Beispiel für die Erstellung von Angeboten:
Angebotsmanagement
Auch bei der Erstellung und Verwaltung von komplexen technischen Angeboten lohnt es sich, diese über eine SCHEMA-Lösung vorzunehmen. Die gesamten Produktinformationen sind zentral und modular hinterlegt, so dass die Zusammenstellung von Angeboten oder auch Bestandteilen von Verträgen sicher und schnell erfolgen kann. Vertriebsmitarbeiter sparen dadurch viel Zeit. Diese würden sie sonst mit dem mühsamen manuellen Zusammensuchen der Unterlagen verschwenden, und dabei wäre noch nicht mal sichergestellt, ob tatsächlich alle relevanten Informationen gefunden wurden und ob diese auch auf dem aktuellsten Stand sind.
Konkret sieht eine SCHEMA-Lösung in diesem Fall beispielsweise wie folgt aus: Für die Erstellung eines Angebotes für einen Kunden benötigt der Vertriebsmitarbeiter Informationen zur Softwarelösung Informationslogistik. Er geht ganz einfach ins Portal und auf den Menüpunkt Informationslogistik. Darunter wählt er die Untergruppe Software und sieht sofort unter dem Punkt Akquisition die Liste aller Daten, Informationen und Unterlagen, die in der Akquisition zu diesem System benötigt werden. Er stellt sich die Kapitel aus den einzelnen Dokumenten zusammen, die er für das Angebot benötigt und speichert sie als MS Word-Datei oder PDF in seinem Verzeichnis ab. So kann er die Unterlagen auch gleich als Anlage zum Angebot nutzen.
Über eine problembasierte Suche könnte der Mitarbeiter außerdem die Möglichkeit haben, sich beispielsweise anzeigen zu lassen, welche Industriestandards für die entsprechende Branche existieren oder wie der Herstellungsprozess funktioniert.
Verbesserter Kundendienst durch Serviceportal
Für Unternehmen mit umfangreichen Serviceangeboten bietet ein mit SCHEMA ST4 realisiertes Serviceportal Kunden zu jeder Zeit persönlichen Zugang zu den aktuellen Angeboten weltweit und personalisiert.
Wenn der Kunde z.B. Produkt-Dokumentationen des Zulieferers per Zugriff über ein Extranet nutzt, dann entfällt das kostenintensive Einbinden von Zulieferer-Dokumentationen in eigene Systeme. Das Ausleiten der Produktinformationen in Form von XML als Standard-Austauschformat zwischen Systemen ist mit SCHEMA-Lösungen ohne weiteres möglich. Diese Ersparnis kann als zusätzlicher Service kostenpflichtig angeboten werden. Abrechnungsmechanismen zur Nachverfolgung der Nutzung wären dann entsprechend dem Business Case zu implementieren.
Im Endkundengeschäft bietet darüber hinaus ein im Extranet verfügbares Dokumentationsportal eine ganze Reihe von Vorteilen. Registrierte Kunden können sich neue Versionen ihrer Dokumentation selbst aus dem Extranet laden und müssen nicht mehr einzeln mit Updates versehen werden - das spart Kosten. Ein Alleinstellungsmerkmal im Bereich Service stellt die Möglichkeit dar, eine Personalisierung der Produktinformationen für einzelne Kunden und Kundengruppen durchzuführen. Auch hier sind kostenpflichtige Leistungen mit entsprechenden Abrechnungsfunktionalitäten umsetzbar.
Die neue Version 1.2 des ST4 DocuManager
Auf der HMI präsentiert SCHEMA außerdem die neue Version des ST4 DocuManager. Dabei handelt es sich um eine umfassende Out-of-the-box-Lösung für komplexes Informationsmanagement. Wie auch in SCHEMA ST4 werden Texte und Bilder in medienneutralen, abgeschlossenen Bausteinen verwaltet und können so problemlos in verschiedenen Anwendungen wiederverwendet werden.
Durch die Unicode-Integration für FrameMaker erhalten Anwender bei der Erfassung ihrer Inhalte mit FrameMaker und bei der Produktion von MIF-Dateien nun umfangreiche Unicode-Unterstützung. Adobe FrameMaker selbst ist nur begrenzt unicodefähig, so dass Anwender ihre Dokumentationen bisher nur über Umwege in allen Sprachen zur Verfügung stellen konnten. Mit dem neuen SCHEMA Unicode-Plugin wird diese Lücke nun geschlossen. Es ermöglicht die Erweiterung des Dokumentationsworkflows auf Sprachen wie beispielsweise Russisch, Polnisch, Griechisch und andere. Technisch betrachtet durchsucht das Plugin die importierten XML-Dokumente nach Unicode-Zeichen und ersetzt diese durch eine in FrameMaker darstellbare Formatierung. Beim Speichern des Dokumentes werden die Zeichen dann wieder in Unicode übersetzt.
Als weitere Funktionalität lassen sich mit der neuen Version bestehende FrameMaker-Dokumente ganz einfach als Ressource importieren. Diese können dann beispielsweise bei einer Produktion von MIF-Dateien mit jenen Inhalten gemischt werden, die mit der FrameMaker-Schnittstelle neu im ST4 DocuManager erstellt wurden. Diese Funktionalität ermöglicht also nicht nur den einfachen Umgang mit FrameMaker-Bestandsdaten, sondern erlaubt auch einen einfachen und vor allem kostengünstigen Umstieg auf eine Datenhaltung in XML.
Zu den weiteren Neuheiten des ST4 DocuManagers 1.2 zählt außerdem die automatisierte Übernahme von MS-Word-Dateien. Dazu hat die SCHEMA GmbH die Funktion Word Import integriert. Zusätzlich lassen sich mit einem neuen Dialogfenster im ST4 DocuManager Originalgrafiken sowie alle daraus erstellten Varianten für Print oder Web in nur einem Arbeitsschritt verwalten.
Über SCHEMA:
Das 1995 von Dokumentationsexperten gegründete Nürnberger Softwareunternehmen hat sich auf Informationslogistik und Redaktionslösungen spezialisiert. Mit über 75 Mitarbeitern an vier Standorten werden Profi-Systeme für kleinere und mittlere Redaktionen bis hin zu unternehmensweiten Informationslogistik-Lösungen umgesetzt. Die Anwendungen basieren auf Standard-Software (SCHEMA ST4), sind technologisch führend (.NET und J2EE) und integrieren alle relevanten Standards (u. a. XML). Über Technologiepartnerschaften (z. B. mit Ahead Software (Across)) oder Advent 3B2) aber auch komplementäre Integrationspartnerschaften (z. B. mit CSC Ploenzke) ist die vertikale und horizontale Einbindung der Lösungen in die Unternehmens-IT-Landschaft optimal gelöst. Anwendungen finden sich vor allem in der Informationserstellung entlang des Produktentstehungs-Prozesses in der Industrie, aber beispielsweise auch bei Fachverlagen. Installationen bestehen unter anderem bei ABB, Agilent, Bosch, DaimlerChrysler, MAN, Siemens, AMADEUS Deutschland, Philips, TENOVIS, STOLL und Voith.
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