BytStorMail archiviert elektronische Nachrichten nach den aktuellen rechtlichen Vorgaben

Von ByteAction GmbH

E-Mails gesetzeskonform aufbewahren - auch in virtuellen Umgebungen oder als SaaS

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011, das wahrscheinlich rückwirkend zum 1. Juli in Kraft treten wird, vereinfacht zwar die Übermittlung von digital erstellten Rechnungen, die Menge an per E-Mail zugestellten Daten wird aufgrund dessen jedoch stark ansteigen. Unter¬nehmen befreit das neue Gesetz zudem nicht von der rechtskon¬formen Archivierung dieser Dokumente. E-Mail-Management-Experte ByteAction (www.byteaction.de) stellt mit BytStorMail eine Software bereit, mit der Administratoren auch diesen neuen Anforderungen begegnen können. So arbeitet die Lösung nach dem 4- bzw. optional nach dem 6-Augen-Prinzip, indem sie Archivrechte für sensible Vorgänge auf mehrere Personen verteilt.

Bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung haben Unternehmen einen schmalen Grat zu meistern: Einerseits müssen E-Mails zwingend nach GDPdU archiviert werden. Gleichzeitig sollten Mitarbeiter jedoch die Möglichkeit haben, verlorene E-Mails mit einem Klick im Archiv zu finden und wiederherzustellen. Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, müssen Unternehmen den unbefugten oder auch ungewollten Zugriff auf das E-Mail-Archiv verhindern. Zudem gilt es, die Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde zu gewährleisten. Damit diesbezüglich ein effektives und Compliance-konformes E-Mail-Management sichergestellt werden kann, arbeitet BytStorMail nach einem ausgefeilten Prinzip, das Administratoren die übersichtliche Verwaltung im E-Mail-Archiv vereinfacht und so den Administrationsaufwand deutlich senkt. Via Webbrowser ins Archiv Zunächst erfasst BytStorMail alle E-Mails zentral, bevor sie das Postfach des jeweiligen Anwenders erreichen. Dabei versieht das System alle elektronischen Nachrichten inklusive Anhang mit einem Zeitstempel und legt sie ab. Die intuitive, bediener¬freundliche Oberfläche ermöglicht die einfache und schnelle Einarbeitung. Möchte der User auf seine automatisch abgelegten E-Mails bzw. Dokumente zugreifen, kann er dies einfach über seinen Webbrowser tun, ohne den jeweiligen Administrator beauftragen zu müssen. Dabei kann er auf eine komfortable Volltextsuche zurückgreifen, die auch Datei-Anhänge berücksichtigt. Per Knopfdruck sendet der Anwender die relevante Nachricht an das eigene Postfach. Da die Suche innerhalb des BytStorMail-Archivs erfolgt, wird der Mailserver vollständig entlastet. Darüber hinaus verhindert die Software das Löschen unternehmenswichtiger E-Mails. Nicht zuletzt enthält sie einen Spam- und Virenfilter, um die Sicherheit der IT-Infrastruktur zusätzlich zu erhöhen. Als Appliance, in virtuellen Umgebungen oder als SaaS einsetzbar BytStorMail arbeitet plattformunabhängig, d.h. Unternehmen sind nicht länger an eine bestimmte Hardware gebunden. Aufwendige Client-Installationen entfallen. Zudem kann die Lösung entweder als vorkonfigurierte Plug&Play-fähige Appliance oder als virtuelle Lösung geliefert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die E-Mail-Archivierung als Dienst bzw. Software-as-a-Service zu buchen - ein Alleinstellungsmerkmal von BytStorMail, um den Anwender im Gebrauch der Lösung flexibler zu halten und unternehmensinterne Ressourcen zu schonen. Die BytStorMail-Vorteile im Überblick: - automatische und revisionssichere Archivierung auf lokalen Datenträgern oder auf externen Speichermedien - einfache Administration - intuitives Finden und Wiederherstellen von E-Mails - Anti-Spam- und Anti-Viren-Funktion bereits in der Basislizenz enthalten - keine verdeckten Zusatzkosten für Lizenzen oder Funktionen - Plattformunabhängigkeit sorgt für hohen Investitionsschutz - kein Eingriff in IT-Infrastruktur notwendig - keine Benutzer- und Rechtepflege im E-Mail-Archiv notwendig - Austausch des Mailsystems jederzeit möglich - Verfügbarkeit aller archivierten E-Mails auch bei Ausfall des Mailservers - vorkonfiguriert als Plug&Play-fähige Appliance oder als virtuelle Lösung erhältlich Weitere Informationen unter www.byteaction.de. ByteAction GmbH Korcan Ataman Auf der Beune 83-85 64839 Münster (0 60 71) 92 16 30 www.byteaction.de ka@byteaction.de Pressekontakt: Sprengel & Partner GmbH Olaf Heckmann Nisterstraße 3 56472 Nisterau bo@sprengel-pr.com 02661-912600 http://www.sprengel-pr.com

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06. Jul 11

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