PUBLICA gehört mit 100'000 Versicherten und einem Anlagevolumen von über 30 Milliarden Franken zu den grössten Vorsorgeeinrichtungen der Schweiz und ist verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente gemäss den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren. ...
PUBLICA gehört mit 100'000 Versicherten und einem Anlagevolumen von über 30 Milliarden Franken zu den grössten Vorsorgeeinrichtungen der Schweiz und ist verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente gemäss den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren. Weil die rechtskonforme, langfristige Lesbarkeit der Unterlagen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) mit dem nicht mehr aktiven Dokumentenmanagement-System (DMS History) nicht gewährleistet war, bestand zwingender Erneuerungsbedarf. So entschied man sich Ende 2009, gemeinsam mit dem Kendox-Business-Partner FIVE Informatik AG, in einem umfangreichen zweistufigen Projekt die alte DMS-Software durch Kendox InfoShare abzulösen. Die Umstellung wird im Laufe des Jahres 2011 endgültig abgeschlossen sein.
Zunächst wurden die vorhandenen Unterlagen konvertiert und das bestehende DMS-System ("DMS History") durch Kendox ersetzt. Die Umsetzung geschah mit einer von FIVE Informatik entwickelten Umstellungs-Software, die sämtliche Unterlagen exportierte, in das langzeittaugliche PDF/A-Format umwandelte und im Kendox-Archiv ablegte. Die Konvertierung der rund zwei Millionen Unterlagen des ersten Projektschritts nahm rund fünf Monate in Anspruch. Dieser Konvertierungsprozess ist nun abgeschlossen.
Parallel zum ersten Projektschritt werden fortlaufend sämtliche neu anfallenden Dokumente aus der mit der Geschäftsfallverwaltung (GEVER) integrierten "Fabasoft Neu"-Umgebung sowie den Netzlaufwerken konvertiert und in Kendox abgelegt. Dieser Prozess läuft im Hintergrund, sodass die Mitarbeitenden weiterhin mit der operativen GEVER-Anwendung als Informationssystem arbeiten können und die Umstellung selbst nicht bemerken. Die Unterlagen im Originalformat werden nach zwei Regeln (zeit- oder statusbasiert) in ein Archivformat konvertiert und archiviert sowie durch eine Verknüpfung (Link) weiterhin in "Fabasoft Neu" verfügbar gemacht. Seit Frühjahr 2011 wird diese Lösung getestet, die eigentliche Umstellung für diesen Bereich ist für die zweite Jahreshälfte 2011 geplant.
"Die Zusammenarbeit mit FIVE Informatik erlebten wir als sehr gut, flexibel und kooperativ", sagt Patrik Henzmann, Projektleiter und stellvertretender Leiter IT bei PUBLICA, "FIVE überzeugte uns insbesondere mit dem Know-how und der Bereitschaft zur effizienten Lösungsfindung in unserem Sinne."
Über FIVE Informatik
Die FIVE Informatik AG mit Sitz in Bern-Schönbühl ist seit über 20 Jahren ein erfolgreicher Anbieter von IT-Lösungen und IT-Dienstleistungen. Durch viele zertifizierte Partnerschaften hat die FIVE Informatik AG das Know-how und die qualifizierten Mitarbeitenden, für professionelle und effiziente Integration und Migration von komplexen Anwendungen und Infrastrukturen. Als Pionier im Dokumentenmanagement und Archivierung hat FIVE Informatik seit 1996 bereits viele erfolgreiche Projekte in diesem Bereich realisiert. Mit plattformunabhängigen Lösungen unterstützt das Unternehmen Kunden bei der automatischen und revisionstauglichen Archivierung verschiedenster Computer- und Papierdokumente. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile dieses Schrittes hin zum papierarmen Büro nutzen sowohl KMU als auch Grossunternehmen aller Branchen.
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