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Klare Rollen für erfolgreiche Projekte

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Wie wichtig ist eine ausdifferenzierte Rechteverwaltung in der Projektmanagement-Software?


Es ist im Projektmanagement wie im richtigen Leben. Nicht jeder soll alles sehen, nicht jeder darf alles wissen und vor allem braucht auch nicht jeder die gleichen Zugriffsmöglichkeiten auf alle Informationen. In einer Projektmanagement-Software steuert...

Wettenberg, 20.07.2011 - Es ist im Projektmanagement wie im richtigen Leben. Nicht jeder soll alles sehen, nicht jeder darf alles wissen und vor allem braucht auch nicht jeder die gleichen Zugriffsmöglichkeiten auf alle Informationen. In einer Projektmanagement-Software steuert das Rechtemanagement, wer was und in welchem Umfang sehen kann. Oft wird diese Funktionalität so genutzt, dass der Zugriff für die weiter oben in der Hierarchie stehenden Personen immer mehr erweitert wird. Das ist häufig gar nicht sinnvoll. Wer weiter oben steht, muss nicht alles sehen und bedienen, sondern er benötigt schnellen Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen. Deshalb ist es wichtig, dass man vor dem Einrichten der Zugriffsrechte die einzelnen Rollen im Projektemanagement klar definiert. Dabei sollte man nicht nur überlegen, auf welche Bereiche der Zugriff gesperrt wird, sondern auch, welche Bereiche die entsprechende Rolle gar nicht benötigt. Komplexitätsreduzierung heißt das etwas schwerfällige Zauberwort. Wie so etwas aussehen kann, zeigt die webbasierte Projektmanagement-Software ibo netProject [http://www.netproject.de/] der ibo Software GmbH [http://www.ibo.de/software/55.html].

Dort gibt es vordefinierte Rollen für die Projektmitarbeiter und die Projektleitung, aber auch für Gäste und den so genannten Infouser. Der Projektmitarbeiter hat dabei nur Zugriff auf die von ihm benötigten Programmteile und kann so z. B. schnell und einfach Statusmeldungen zu den eigenen Aufgabenpaketen abgeben und seine Zeitaufwände buchen. Für die Projektleitung gibt es einen eigenen Bereich, in dem nicht nur die Statusberichte erstellt und kontrolliert werden können, sondern auch Auswertungen zu den im Projekt eingesetzten Ressourcen zur Verfügung stehen. Diese Standardprofile können angepasst und um weitere Rollen erweitert werden. So kann auch der Zugriff auf die Dokumentenverwaltung, die Projektkontakte, die Protokollfunktion, die Fehlzeiten und die Statusberichte und vieles mehr geregelt werden. Dabei ist in vielen Bereichen auch ein auf die Funktion im Projekt abgestimmter Zugriff möglich (Vollzugriff, Nur Lesen, Eigene usw.). Richtig schön ist es, dass die Rollen für das Einzelprojekt als Vorgabewert hinterlegt und darüber hinaus auch einfach aus beliebigen anderen Projekten übernommen werden können.

Wenn der Multiprojektmanager bei seinen Einstellungen nicht nur hierarchische Aspekte, sondern auch funktionale Aspekte berücksichtigt, kann er so für jede Rolle im Projekt ein passgenaues Rechteprofil erstellen. Jeder einzelne Anwender erhält so eine optimal auf seine Bedürfnisse und Aufgaben abgestimmten Zugang für die eigenen Projekte. In ibo netProject können so auch nicht genutzte Bereiche für alle Anwender ausgeblendet werden. Daniel Flegler, Key-Account-Manager für ibo netProject, sagt dazu: 'Wir wollten von Anfang an eine optimale Nutzung des Tools bei den Usern erreichen. Das heißt selbstverständlich auch, bestimmte Bereiche ? zum Beispiel das Kostencontrolling ? können unsere Kunden bei Bedarf einfach weglassen. So können wir eine hochkomplexe Software anbieten und gleichzeitig den Anwendern eine übersichtliche und leicht bedienbare auf die individuellen Aufgaben zugeschnittene Oberfläche an die Hand geben.'

Geschäftsführung, Lenkungsausschüsse und andere berechtigte Personen haben in ibo netProject darüber hinaus Zugriff auf die projektübergreifenden Auswertungen im Multiprojektinformationssystem. Diese Auswertungen ermöglichen es den berechtigten Personen jederzeit den aktuellen Stand der Projekte abzurufen.

Weitere Informationen zur webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject [http://www.netproject.de/] finden Sie auf der Produkthomepage: www.netProject.de.


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