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Abläufe koordinieren und Aufgaben optimal verteilen

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Workflow-Tool MAV² von ByteAction macht Arbeitsprozesse effizienter und transparenter


Ob Routineaufgaben, komplexe und langwierige Projekte oder täglicher Kundenservice: Oftmals stellen Unternehmen fest, dass manche Schritte nicht wirtschaftlich ablaufen. Die Folge sind Wartezeiten sowohl intern als auch für Kunden, weil der falsche Ansprechpartner...

Münster/Hessen, 08.11.2011 - Ob Routineaufgaben, komplexe und langwierige Projekte oder täglicher Kundenservice: Oftmals stellen Unternehmen fest, dass manche Schritte nicht wirtschaftlich ablaufen. Die Folge sind Wartezeiten sowohl intern als auch für Kunden, weil der falsche Ansprechpartner den Vorgang erhält, Aufgaben nicht weiterverfolgt werden, Datenbanken sich mit doppelten Informationen füllen etc. Hier bietet das Mail- und Workflow-Tool MAV² der ByteAction GmbH (www.byteaction.de) die Lösung. Es optimiert Arbeitsprozesse durch teil- oder vollautomatische Aufgabenverteilung, was die Abläufe schlanker und transparenter macht.

Die Abkürzung MAV² steht für "Mail-Management, automatische Archivierung, Verwaltung und Verteilung". Das Java-CRM-basierende Tool nutzt eine SQL-Datenbank und lässt sich durch optionale Features nach dem Baukastenprinzip flexibel an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen. MAV2 ist orts- sowie betriebssystemunabhängig. Dadurch sind Unternehmen nicht an eine bestimmte Hardware gebunden. Zudem ist die Lösung als vorkonfigurierte Plug&Play-fähige Appliance oder als virtuelle Lösung erhältlich. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Workflow-Tool als Dienst bzw. Software-as-a-Service (SaaS) zu buchen, was unternehmensinterne Ressourcen schont. Daher eignet sich MAV² für jede Unternehmensgröße: als Lizenz vor Ort, für den Einsatz im Rechenzentrum oder für "Kleinstkunden" als SaaS-Version. Die Basisversion enthält u.a. Bausteine für die Ticketfunktion, E-Mail-Anbindung und -Management sowie für das Customer Relationship Management (CRM).

Tickets verteilen Aufgaben eindeutig und nachvollziehbar

Dank der Ticketfunktion lassen sich Arbeitsaufträge unkompliziert über das Web-Frontend erfassen, bearbeiten und nachverfolgen. Dabei ordnet MAV² die Aufgaben nach ihrem Eingangsdatum und versieht sie mit einem Zeitstempel. Per teil- oder vollautomatischer Weiterleitung erhält der zuständige Ansprechpartner die entsprechenden Vorgänge für die Weiterbearbeitung. Zugehörige Dokumente kann das Personal direkt an das jeweilige Ticket anhängen. Durch die Wiedervorlagefunktion bleiben außerdem keine Aufgaben liegen. Autorisierte Personen oder Gruppen können sich jederzeit über den Status aller Arbeiten informieren und sind dadurch stets auskunftsfähig, was den Kundenservice maßgeblich optimiert.

Aus E-Mails Aufträge generieren

Das Ticketsystem lässt sich darüber hinaus direkt an den E-Mail-Verkehr koppeln und ermöglicht dadurch die direkte teil- oder vollautomatisierte Umwandlung von Dokumenten, Anfragen oder Projekten in Ticketform. Elektronische Nachrichten, die regelgemäß in definierten Ordner sortiert werden, wandelt MAV² z.B. automatisch in Tickets um und sendet sie an die entsprechende Abteilung.

MAV² verbindet somit die rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit messbaren Einsparungen und Vorteilen für die IT und sorgt gleichzeitig für einen professionellen E-Mail-Service. Durch den Einsatz einer E-Mail-Management-Lösung werden die Beantwortungszeiten verkürzt, die Antwortqualität erhöht und die Kosten pro Kommunikationsvorgang gesenkt.

Kontakte detailliert erfassen

Das CRM-Modul verwaltet alle Informationen, die im Zusammenhang mit den Kundenbeziehungen stehen. Die Basis bildet eine umfangreiche Datenbank, in der die Mitarbeiter sämtliche Daten zu Kunden und Lieferanten ablegen können. Außerdem lassen sich Zusatzinformationen wie Gesprächsnotizen, E-Mails, Aufgaben etc. den jeweiligen Kontakten zuordnen. Des Weiteren ermöglicht der der Import-/Export-Filter den Transfer von Kundendaten in bzw. aus Fremdsystemen, was den Wechsel auf MAV² erleichtert.


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