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OpenText klassifiziert Content automatisch, transparent und rechtssicher

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Durchbruch im Records Management


OpenText(TM) (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC) hat die brandneue Lösung "OpenText Auto-Classification" vorgestellt und läutet damit eine neue Ära im Records Management ein. Bei der Innovation handelt es sich um die erste Anwendung zur automatischen Klassifizierung...

München, 05.12.2011 - OpenText(TM) (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC) hat die brandneue Lösung "OpenText Auto-Classification" vorgestellt und läutet damit eine neue Ära im Records Management ein. Bei der Innovation handelt es sich um die erste Anwendung zur automatischen Klassifizierung von Inhalten mit eingebauter Transparenz und Rechtssicherheit. Dadurch können Unternehmen die Aufbewahrung sowie Löschung großer Mengen an Inhalten - Office-Dokumente, Social Media-Beiträge, E-Mails, etc. - effizient managen und gleichzeitig Rechtsrisiken sowie Bereitstellungskosten von Content senken.

"Wenn wir mit unseren Kunden über Technologien zur Auto-Klassifizierung sprechen, kommt sofort die Frage, wie sich die Klassifizierung konsistent auf sämtliche Inhalte anwenden und diese Anwendung nachweisen lässt. OpenText Auto-Classification wurde von Grund auf dafür konzipiert, diese Frage zu beantworten", so James Latham, Chief Marketing Officer bei OpenText. "Wir können jetzt die branchenweit erste maschinengestützte Klassifizierung mit eingebauter Entnahme und Analyse statistischer Stichproben sowie Qualitätssicherung anbieten. Dadurch ist sichergestellt, dass die Auto-Klassifizierung sowohl transparent als auch rechtssicher ist. Diese Lösung ändert das Records Management fundamental."

Fachbereichs- und Records Manager müssen Klassifizierung, Gebrauch, Aufbewahrung, Schutz, Wiederbeschaffung und letztlich Löschung von aufbewahrungspflichtigen Geschäftsbelegen ("business records") überwachen und kontrollieren. Zunehmend aber stehen sie in der Pflicht, auch riesige Mengen an durchlaufenden Informationen oder an E-Mails und Social-Media-Beiträgen von geringem Geschäftswert wegen der damit verbundenen Kosten und potenziellen rechtlichen Risiken zu verwalten. Content-Klassifizierung ist daher entscheidend, damit ein Unternehmen weiß, welcher Inhalt aufbewahrt werden muss und was gelöscht werden kann. Doch genau daran scheiterten bislang viele Records-Management-Projekte oder wurden erst gar nicht in Angriff genommen, wenn der damit verbundene Aufwand, insbesondere bei manueller Klassifizierung, sich als zu groß erwies. Und in den tatsächlich umgesetzten Records Management-Implementierungen herrschte die Praxis vor, dass die Endanwender selbst die Klassifizierung der Inhalte übernehmen sollten. Diese Regel ließ sich jedoch nur bedingt durchsetzen; außerdem litt die Genauigkeit der Klassifizierung. In vielen Fällen entstanden den Unternehmen dadurch hohe Kosten bei der Wiederbeschaffung von Inhalten, nicht selten verbunden mit Strafzahlungen etwa im Falle von Rechtsstreitigkeiten.

OpenText Auto-Classification ermöglicht nach der Implementierung die konsistente, rechtssichere Klassifizierung von Inhalten ohne Eingriff der Endanwender. Die Anwendung nutzt die Engine von OpenText Content Analytics, die jedes einzelne Dokument, jede E-Mail und jeden einzelnen Social-Media-Eintrag überprüft und die Inhalte entsprechend den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens sowie Rechtsvorschriften klassifiziert. Anders als Textanalysen auf Basis von Suchanfragen oder Schlüsselwörtern erkennt OpenText Content Analytics sprachspezifische Bedeutungsunterschiede, die dem System von Sprachexperten antrainiert wurden, und erhöht dadurch die Genauigkeit um ein Vielfaches.

Im Gegensatz zu Klassifizierungssystemen, die komplett im Hintergrund ablaufen, bietet OpenText Auto-Classification Bearbeitungsmöglichkeiten zur Identifizierung von Beispieldokumenten und Definition von Regeln. Dadurch lassen sich die Effektivität, Qualitätssicherung und Messung mittels Stichproben aus einer geeigneten Dokumentenmenge kontinuierlich testen und verfeinern. Unternehmen erhalten genau das Maß an Transparenz, das sie benötigen, um die Auto-Klassifizierungs-Engine an Änderungen in ihren Anforderungen anzupassen sowie Gerichten und Regulierungsbehörden gegenüber die kontinuierliche Wirksamkeit ihres Records Management-Programms zu beweisen.

OpenText Auto-Classification wurde in enger Kooperation mit Kunden der OpenText ECM Suite entwickelt. Die Anwendung arbeitet mit der Lösung OpenText Records Management zusammen, so dass bestehende Klassifizierungen und klassifizierte Dokumente bei der Feineinstellung genutzt werden können.

OpenText Auto-Classification wird noch vor Jahresende verfügbar sein. Weitere Informationen sind unter www.opentext.com/auto-classification erhältlich.

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