(Stuttgart) Bei der Suche nach Informationen tritt auch das Landratsamt Weißeritzkreis kräftig aufs Gas: Künftig setzt der sächsische Kreis bei der Archivierung von Akten aus der Kfz-Zulassungsstelle auf REGISAFE IQ, dem Informations- und Schriftgutmanagementsystem der Hans Held GmbH. Die Softwarelösung kommuniziert direkt mit dem Fachverfahren OK.VORFAHRT, das sämtliche in der Zulassungsstelle angesiedelten Vorgänge abbildet. REGISAFE IQ befindet sich bereits seit August 2003 beim Landratsamt Weißeritzkreis im Einsatz und wird schrittweise zur flächendeckenden Lösung ausgebaut.
Lange Bearbeitungszeiten und damit Wartezeiten für den Bürger gehören damit in der Kfz-Zulassungsstelle des Weißeritzkreis der Vergangenheit an. Denn die um Funktionen zur Kfz-Zulassung erweiterte REGISAFE IQ Software ermöglicht die komplette elektronische Aktenerzeugung und -führung, und zwar von jedem Sachbearbeiter-Terminal aus und vollautomatisch. REGISAFE IQ deckt von der Verwaltung einer Papier-Registratur über vollelektronische Lösungen mit Scanner und optischer Archivierung bis hin zur Internet-Integration sämtliche Bereiche der Informations- und Schriftgutverwaltung professionell ab.
Komfortable Eingabemasken sorgen für eine schnelle Erfassung aller relevanten Daten. Zu einem Vorgang gehörende Schriftstücke wie Versicherungskarten, Gutachten oder Betriebsgenehmigungen können direkt eingescannt und zur elektronischen Kfz-Akte hinzugefügt werden. REGISAFE IQ arbeitet dabei nahtlos mit dem von der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) entwickelten Fachverfahren OK.VORFAHRT zusammen, mit dem alle in der Zulassungsstelle angesiedelten Vorgänge abgebildet werden können. REGISAFE IQ übernimmt mit einer speziellen Schnittstelle beim Scan-Vorgang automatisch die Daten aus dem Zulassungsfachverfahren OK.VORFAHRT, so dass Informationen wie Kennzeichen, Halter, Kfz-Brief-Nummer, Fahrgestellnummer und Vorgangstyp sofort in REGISAFE IQ verfügbar sind.
Umfassende Suchmöglichkeiten
Doch nicht nur die Erfassung der Daten, sondern auch die Recherche nach einmal erzeugten Kfz-Akten geschieht schnell und komfortabel natürlich ebenfalls an jedem Sachbearbeiter-Terminal. Dank des personenunabhängigen Schemas lassen sich mit REGISAFE IQ alle Informationen mit minimalem Zeitaufwand recherchieren unabhängig davon, wer sie erstellt hat. Dabei erfasst die Software alle Dokumententypen, egal in welcher Form sie vorliegen. Die Mitarbeiter können direkt nach Schlüsselbegriffen wie dem Halternamen oder der Fahrgestellnummer suchen. Die Eingabe des Kennzeichens etwa fördert alle damit zusammenhängenden Akten zu Tage. Die Suche nach Kfz-Brief-Nummern erfolgt akkumulativ, d.h. wenn sie eine Zahl in das Suchfeld eingeben, werden alle registrierten Nummern angezeigt, die mit dieser Zahl beginnen. Selbstverständlich können auch Suchbegriffe frei eingegeben werden. Der besondere Clou an REGISAFE IQ ist aber die einzigartige phonetische Schnell-Suche, die besonders bei unklaren Schreibweisen zum Beispiel von Namen hilfreich ist. So findet eine Suche nach Maier Dägerloch auch die KFZ-Akten zum Halter Martin Meyer, Stuttgart-Degerloch.
Nahtlose Integration von REGISAFE IQ in OK.VORFAHRT
Im Landratsamt Weißeritzkreis werden 38 Mitarbeiter mit REGISAFE IQ arbeiten. Weitere sollen nach und nach folgen. Zum Einsatz kommen dabei im Moment die Module zur Teilakten/Vorgangsverwaltung, zur Schriftgutverwaltung und das Schriftgut-Scanmodul. Die Sachbearbeiter arbeiten vorrangig in OK.VORFAHRT und müssen nicht ständig zwischen Fachverfahren und REGISAFE IQ wechseln. Vor allem aber können nun alle fallbezogenen Vorgänge am Arbeitsplatz direkt im Dialog mit dem Bürger erledigt werden. Alle vorhandenen Informationen werden auf Anfrage sofort angezeigt, Rückfragen seitens des Bürgers sofort geklärt. Damit wird das Verfahren nicht nur beschleunigt und transparenter gestaltet, sondern auch der Service im Sinne einer bürgerfreundlichen Verwaltung erheblich verbessert.
Die Suche nach Informationen ist immer noch einer der größten Arbeitszeitfresser. Bis zur 40 Prozent der Arbeitszeit wird dafür aufgewendet, meint Marcus Hüttmann, als geschäftsführender Gesellschafter der Hans Held GmbH zuständig für Marketing und Geschäftsbeziehungen. Besonders in serviceorientierten Bereichen mit hoher Vorgangsdichte wie der KFZ-Zulassung lassen sich durch geeignete Softwarelösungen Zugriffs- und Bearbeitungszeiten deutlich reduzieren. Das schont nicht nur die Nerven von Mitarbeitern und Bürgern, sondern steigert die Effizienz der Verwaltung und bremst die Kosten aus.
Mit dem Weißeritzkreis haben wir eine weitere große kommunale Behörde als Kunden gewonnen, freut sich Marcus Hüttmann. Das zeigt uns, dass wir mit REGISAFE IQ das perfekte Instrument für den Bedarf in der öffentlichen Verwaltung geschaffen haben. Für uns Ansporn genug, den eingeschlagenen Weg einer medienbruchfreien Lösung für papiergebundene und elektronische Dokumente konsequent weiter zu verfolgen.
Über die Hans Held GmbH
Seit nunmehr 50 Jahren ist die Hans Held GmbH für ihre Kunden aus der Öffentlichen Verwaltung und der Wirtschaft der kompetente Partner für alle Fragen der Schriftgut- und Büroorganisation. Zum Portfolio gehören Systemregistraturen und Ordnungsmittel für Papier-Akten, Ablagesysteme für Archive, maßgeschneiderte Büromöblierung, EDV-Dokumentenmanagement, optische Archivierung, Bürokommunikation, Internet, Web-Publishing und die Integration von Home-Offices. Firmensitz der Hans Held GmbH ist Stuttgart, dort befinden sich die Geschäftsführung, die Vertriebsleitung, die Software-Entwicklung und der technische Support. In der Ulmer Geschäftsstelle werden unter anderem die Auftragsabwicklung und Buchhaltung durchgeführt.
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