Waldbronn/Essen - Zum umfangreichen Messepaket der Scanpoint Europe GmbH zur DMS EXPO gehört dieses Jahr auch das neue Service-Angebot WebArchiv. Dabei handelt es sich um eine Lösung für die ausgelagerte, revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Unternehmen müssen sich somit nicht mehr selbst um den Betrieb eines Archivs kümmern und profitieren gleichzeitig von höchster Verfügbarkeit, Sicherheit und ortsunabhängigem Zugriff auf die Dokumente. Hohe Investitionen in eine eigene elektronische Archivierungslösung entfallen.
Das Angebot basiert auf einem bereits langjährig erprobten Service des Scanpoints Stuttgart. Dort nutzen viele Kunden aus unterschiedlichen Branchen erfolgreich das externe Archiv.
Der Digitalisierungsspezialist Scanpoint Europe GmbH bietet über seine bisherigen Scandienstleistungen hinaus seinen Kunden jetzt auch die revisionssichere Archivierung im Outsourcing. Das Scannen und die Extraktion der Daten führt das Franchise-Unternehmen durch. Die so erhaltenen Daten (Images und Indexe) werden im Scanpoint -auf einem FTP-Server zur Verfügung gestellt. Von dort werden sie zum Einstellen in das ASP-Archiv regelmäßig abgerufen.
Optional besteht die Möglichkeit, einen Abgleich der gescannten Belege mit den Referenzdaten des Kunden aus dem jeweiligen Führungssystem vorzunehmen. Hierbei verwendet Scanpoint die Referenzdaten zur Überprüfung auf Vollständigkeit und als zusätzliche Suchkriterien. So hat der Kunde jederzeit einen Überblick über fehlende Belege und kann gegebenenfalls einen Workflowprozess anstoßen.
Speicherung und Zugriff
Die elektronischen Kunden-Dokumente werden revisionssicher auf optischen Medien (WORM-Cartridge, 9,1 GB) abgelegt. Ihre Bereitstellung erfolgt über den gesamten Vertragszeitraum oder bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dabei unterscheidet Scanpoint zwischen Online- und Offlinezugriff: Beim Onlinezugriff befinden sich die Speichermedien in den Jukeboxen. Die Bereitstellung der Dokumente erfolgt unmittelbar, und zwar 36 Monate lang. Beim Offlinezugriff werden Speichermedien mit Dokumenten die älter als 36 Monate sind, aus den Jukeboxen ausgelagert. Bei einem Zugriff auf diese Dokumente erfolgt die Bereitstellung zeitversetzt.
Sicherheit und rechtliche Bestimmungen
Generell archiviert Scanpoint die Dokumente revisionssicher, und zwar dreifach auf verschieden WORM-Medien. Die 2.- und 3.-Kopie verbleiben in dem gespiegelten Paar Jukeboxen. Dadurch ist für Sicherheit (Speichermedium ist dreifach vorhanden) und Verfügbarkeit (bei Ausfall einer Jukebox) gesorgt. Die Originale werden aus den Jukeboxen exportiert und in einem Sicherheitsbereich gelagert.
Für den Zugriff über das Internet verwendet Scanpoint Sicherheitszertifikate mit SSL-Verschüsselung und bietet damit einen vergleichbaren Sicherheitsstandard wie Finanzdienstleister im Verfahren des Homebankings.
Außerdem erfüllt das eingesetzte Archivierungsverfahren die in Deutschland und Europa geltenden gesetzlichen Vorschriften für digitale Archivierung. Weiterführende Compliance-Anforderungen, wie sie beispielsweise seit 15.11.2004 in USA gelten, können auf Wunsch zusätzlich berücksichtigt werden.
Nutzen
Kunden, die sich für das ASP-Modell von Scanpoint entscheiden, profitieren von einer 100%igen Kalkulationssicherheit durch Fixpreise pro Dokumentenseite oder Pauschalbeträge. Außerdem sind für die Einführung keine direkten Investitionen notwendig. Anschaffungskosten und Kapitalbindung entfallen. Weiterhin garantiert der hohe Spezialisierungsgrad von Scanpoint in diesem Bereich die erfolgreiche Umsetzung.
Technische Risiken liegen auf Seiten des ASP-Betreibers. Dies betrifft - insbesondere hinsichtlich des langfristigen Betriebs - Migrationen, Technologiewandel, Upgrades und Erweiterungen.
Über Scanpoint Europe GmbH:
Die Scanpoint Europe GmbH mit Sitz in Waldbronn ist Idee- und Franchisegeber des Scanpoint-Franchise-Netzwerkes. Scanpoint Partner unterstützen ihre Kunden bei der effizienten Verwaltung von Unterlagen. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art ein und stellen diese dann digital dem Kunden auf diversen Speichermedien oder über Datenübertragung zur Verfügung. Anhand intelligenter Techniken wird ein schnelles und einfaches Auffinden der digitalisierten und nach Kundenvorgaben indizierten Unterlagen ermöglicht. Dazu nutzen alle Scanpoint Partner die eigens entwickelten Programme TIFFCapture eine Scanner-Erfassungssoftware für mittel- bis hochvolumige Belegaufkommen sowie WORKCapture eine Lösung zur Vorgangskontrolle und Steuerung von Produktionsabläufen.
Zusätzlich haben sich die Scanpoints auf das Auslesen von Geschäftsdokumenten spezialisiert. Mit Hilfe von modernen OCR- und ICR-Techniken werden Dokumente klassifiziert und die darin enthaltenen Daten zur weiteren Bearbeitung ausgelesen. Optional erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den im Einsatz befindlichen Kunden- oder Lieferantendatenbanken. Derzeit bieten mehr als 10 Scanpoint-Partner bundesweit professionellen Archivierungsservice an. Zu den aktuellen Referenzkunden zählen unter anderem die Aachener & Münchner Lebensversicherungs-AG, ARAG Allgemeine Rechtsschutz-Versicherungs-AG, die dm-drogerie markt GmbH & Co, die Gerling Firmen- und Privat-Service AG, die Hallesche Nationale Krankenversicherung, das Klinikum Karlsbad, die Mobilcom AG und die Shell Oil GmbH.
Scanpoint Europe beschäftigt zurzeit mehr als 50 Festangestellte. Geschäftsführerin ist Petra Greiffenhagen. Das Unternehmen gehört zu der U-plus Umweltservice AG, einer 100%igen Tochter der (ENBW) Energie Baden Württemberg AG. Seit 2004 ist Scanpoint Europe DIN ISO 9001 zertifiziert. Das Unternehmen ist Mitglied im VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
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