Auf der dante® Plattform für professionelle Weblösungen präsentiert die a3 systems GmbH mit dem dante® secretary erstmals ein Werkzeug für das Content- und Prozessmanagement von Internetpräsenzen und Intranetportalen via E-Mail. Viele Automatismen und Prozesse können jetzt direkt per E-Mail ausgeführt bzw. gesteuert werden. Der "virtuelle Sekretär" erleichtert so zum einen die redaktionelle Pflege der Webinhalte; zum anderen kann er zusätzlich viele administrative Aufgaben erledigen und an beliebigen Prozessen auf der dante® Plattform teilnehmen.
"Im Bereich Usability (Gebrauchsfreundlichkeit) setzt a3 systems mit dem neuen Tool erneut Maßstäbe, und baut seine Kompetenz für webbasierte Lösung weiter aus. Technisch fungiert der dante® secretary als bidirektionaler E-Mail-Responder und kommuniziert über eine eigens entwickelte E-Mail-Schnittstelle mit der dante® Plattform", erläutert Gunter Bach, geschäftsführender Gesellschafter der a3 systems, die Funktionsweise des neuen Tools.
"Der Vorteil: der dante® secretary ist von außen, also ohne direkten Zugriff auf das System erreichbar. Das spart das Öffnen eines Browsers und die Anmeldung am System - gerade für unterwegs, und mit mobilen Endgeräten wie PDAs u.ä. - eine ideale Lösung!"
Da kein Login erforderlich ist, können PGP-Signatur und Verschlüsselung verwendet werden, um die Identität des Senders und die Authentizität der Nachricht sicherzustellen. Alle E-Mails, die an den bzw. vom secretary verschickt werden, können zudem automatisch nach bestimmten Kriterien klassifiziert werden und damit einer eindeutigen Weiterverwendung im Prozess unterworfen werden.
Wo liegt nun der Nutzen?
Hierzu muss man die Anwendungsszenarien unterscheiden:
Im klassischen Web Content Management unterstützt der dante® secretary sämtliche Editier-prozesse durch einen vollwertigen (E-Mail-) Zugang zum System - einfach eine E-Mail an dante® schicken, und der Inhalt wird automatisch vom System an der richtigen Stelle der Website plaziert. Beliebig komplexe Workflows bei der Erstellung und Freigabe von Inhalten sind in dante® einstellbar und werden auch via E-Mail unterstützt. Ein Beispiel: der Chefredakteur wird per E-Mail über einen neuen Artikel benachrichtigt, kann seine Änderungen direkt im E-Mail-Text vornehmen und schickt den Artikel zur automatisierten Weiterverarbeitung zurück an den dante® secretary.
Als integriertes Modul in der dante® Plattform unterstützt der dante® secretary ebenfalls die administrativen Prozesse einer Website: Um z.B. einen neuen Benutzer anzulegen (oder dessen Berechtigungen zu ändern) reicht nun eine einfache E-Mail.
Agiert dante® als webbasierte Datenaustausch- und Datenlogistikplattform mit Drittsystemen (EAI) sind beliebige interaktive Prozesse denkbar ermöglicht durch die dante® Workflowengine. So kann z.B. ein Außendienst-Mitarbeiter künftig neue Kontaktdaten per E-Mail von unterwegs an dante® schicken der secretary triggert das Drittsystem und der Kunde bekommt automatisch seine Vertragsunterlagen zugeschickt. Möchte ein Benutzer per E-Mail ein Trouble Ticket öffnen (z.B. um Kundenanfragen oder Störungen zu erfassen), so schickt er ebenfalls eine Nachricht an den secretary; alles weitere - Eskalation des Tickets, ggf. Weitergabe an ein externes Trouble Ticket System - übernimmt dann dante®.
"Es gibt hunderte Szenarien, bei denen der Einsatz von dante® riesige Potenziale für die Optimierung von Geschäftsprozessen hat, erläutert Gunter Bach weiter. "Durch unser Produkt und dessen konsequente Weiterentwicklung mit modularem Charakter schaffen wir Zukunfts- und Investitionssicherheit für unsere Kunden. Jeder Kunde kann nach seinem Budget entscheiden, wieviel dante® er heute oder erst später haben möchte."
Ein SMS-Responder ist jetzt in Vorbereitung. Damit sind alle Szenarien, die heute schon mit E-Mail abgebildet werden können, künftig auch mit SMS möglich.
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Über die a3 systems GmbH
a3 systems ist seit 1995 zuverlässiger Partner in allen Fragen des modernen Informationsmanagements.
Neben Strategieberatung und Implementierung von Content Management Lösungen entwickelt und vertreibt a3 systems mit der dante® Produktfamilie eine Softwareplattform für integriertes Content, Workflow und Portal Management.
Weitere Informationen zu a3 systems finden Sie unter: www.a3systems.com
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