Elektronische Unterweisungen - eine ideale Erleichterung für Unternehmen

Rheine, 15.06.2012 - Dementsprechend schreibt z.B. §12 des Arbeitsschutzgesetzes explizit die regelmäßige Durchführung von Unterweisungen vor.

Keine leichte Aufgabe, denn in der Praxis entsteht immer wieder ein Konflikt: Einerseits wird eine möglichst persönliche, praxisnahe Wissensvermittlung für alle Mitarbeiter gewünscht, andererseits erlauben die Zwänge des Tagesgeschäfts oft nur "das Nötigste". Nicht selten werden daher Unterweisungen unter Zeitdruck abgehalten, oft ohne persönlichen Dialog und lediglich per Unterschriftenliste dokumentiert. Der wichtige direkte Informationsaustausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitern kann so meist nicht im gewünschten Umfang stattfinden. Entsprechend werden Unterweisungen häufig als aufwändige und zeitintensive Pflichtaufgaben wahrgenommen.

Von der Pflicht zur Kür

Doch mittlerweile gibt es nützliche Werkzeuge, die diese Pflicht zur Kür-Disziplin eines Unternehmens werden lassen: "Elektronische Unterweisungssysteme" verbinden im besten Fall die Wünsche nach umfassendem Wissenstransfer mit erhöhter Rechtssicherheit und trotzdem geringerem Organisationsaufwand. So stellt das münsterländische Unternehmen secova mit sam® eine einfach zu bedienende, elektronische Lösung vor, die für alle Mitarbeiter immer und überall zugänglich ist. Die browser- und datenbankbasierte Software ist dabei sowohl im Internet als auch im betriebseigenen Intranet einsetzbar. Da es bei Unterweisungen auch um personenbezogene Daten geht, ist die Einhaltung des Datenschutzes wichtig und wird regelmäßig von extern zertifiziert.

Transparente Unterweisungsorganisation per Mausklick

Alle Themengebiete - ob im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz (EHS), Qualitätsmanagement (QM) oder allgemeine Qualifizierungsthemen (HR) - können wesentlich leichter arbeitsplatzbezogen und unter aktiver Mitwirkung der Mitarbeiter schnell und flexibel vermittelt werden. Sowohl die die komplette Organisations- und Führungsstruktur als auch die jeweilige Unterweisungsplanung und Themenerstellung werden so transparent und auditsicher. Mit nur wenigen Mausklicks steht alles zur Verfügung.

Besonders wichtige Elemente einer professionellen elektronischen Lösung sind zudem die systemweite, revisionssichere Protokollierung und ein integriertes Feedbackmodul. Erst dadurch wird eine effektive Wirksamkeitskontrolle und nachfolgende Maßnahmenverfolgung optimal unterstützt.

Das Optimum: Leicht bedienbar, wie ein Bankautomat

Aber es gibt noch weitere Punkte, die bei der Auswahl eines Werkzeuges zu beachten sind: Neben der reinen Funktionsvielfalt zählen dazu beispielsweise auch ein umfangreiches Angebot an professionell erstellten (und idealerweise kostenlosen) Unterweisungsthemen sowie die integrierte Erstellungsmöglichkeit von eigenen Lerninhalten. Besonders wichtig ist neben einer ansprechenden Optik jedoch eine leichte Bedienbarkeit - im besten Fall so einfach wie bei einem Bankautomat. Dies führt nicht nur zu einer schnellen Akzeptanz, sondern auch zu einer sehr aktiven Nutzung. Viele Unternehmen berichten, dass schon nach kurzer Zeit fast 100 Prozent der Mitarbeiter mit dieser elektronischen Lösung optimal unterstützt wurden.

Bei browser- und datenbankbasierten Systemen ist keine Installation auf einzelnen Computern notwendig. Der Mitarbeiter meldet sich in der Regel z.B. mit seiner Personalnummer und einem nur ihm bekannten Kennwort an. Danach können definierte Unterweisungen - beispielsweise gemäß Gefährdungsbeurteilung - eigenständig erarbeitet werden. Vorgesetzten bietet sich zudem die Möglichkeit, systemgestützt und nach eigenem Ermessen moderierte Gruppenschulungen inklusive Erfolgskontrollen durchzuführen. So lässt sich nachweislich über die Themen Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit hinaus der Wissensstand der gesamten Mitarbeiterschaft kontinuierlich weiter ausbauen.

Da viele Unternehmen heutzutage eine Zertifizierung, z.B. ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 besitzen, ergibt sich auch aus dieser Richtung die Notwendigkeit Schulungen und Unterweisungen möglichst revisionssicher zu dokumentieren. Die meisten Auditoren sind daher regelmäßigg mehr als begeistert, wenn ein System wie sam® klare und sichere Gesamtabläufe unterstützt.

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