Quest Software: AttachThis optimiert das Zusammenspiel von Outlook und SharePoint

München, 25.07.2012 - Quest Software präsentiert AttachThis, ein intuitiv zu bedienendes Outlook Add-in, das das Zusammenspiel von Outlook und SharePoint optimiert. Das neue Kollaborationswerkzeug ermöglicht es, Dateianhänge aus Outlook heraus ohne Umwege in SharePoint zu speichern. Durch die einfache Nutzung steigt die Akzeptanz bei den Anwendern und die unternehmensweite Adaption von Share Point wird deutlich beschleunigt. Auf diese Weise können Organisationen bereits getätigte Investitionen in ihre SharePoint-Umgebung noch einfacher in einen strategischen Wettbewerbsvorteil umwandeln.

Unternehmen aller Größen und Branchen nutzen SharePoint, um verschiedene Anwendungen und Datenquellen unter einer einheitlichen Nutzeroberfläche zusammenzuführen. Mit dem Ziel, die interne Content Collaboration und das Wissens-Management zu optimieren und dabei immer die Sicherheit der Daten sowie den optimalen Ablauf von Compliance- und Revisionsverfahren zu garantieren.

IT-Verantwortliche stoßen jedoch oft an Grenzen, wenn es darum geht, SharePoint innerhalb des Unternehmens zu etablieren. Einmal eingerichtet, werden SharePoint-Umgebungen häufig nicht optimal genutzt, oder nur schlecht angenommen, weil die Nutzer ihre alten Arbeitsgewohnheiten beibehalten möchten oder sich der Vorteile der Lösung nicht bewusst sind.

Mit AttachThis verwenden Mitarbeiter Outlook wie gewohnt und können entscheiden, ob Sie Anhänge als SharePoint Hyperlink, als normales Attachment oder als Kombination weiterverwenden möchten. Dabei müssen sie nicht die Nutzeroberfläche wechseln. Durch die schnelle Verbindung zu SharePoint können die Dateien sicher gespeichert, geteilt, bearbeitet und einfach wieder aufgefunden werden. So profitieren Mitarbeiter direkt von den Vorteilen der zentralen Content-Collaboration-Plattform und IT-Administratoren erhalten bessere Kontrolle über die in Outlook ausgetauschten Daten.

Highlights von AttachThis:

- Automatisches Hochladen von Outlook-E-Mail-Anhängen auf SharePoint. Im weiteren E-Mailverkehr wird das Dokument durch einen sicheren Link ersetzt.

- Einfachere Zusammenarbeit an einem Dokument. Änderungen unterschiedlicher Nutzer werden konsolidiert in SharePoint abgebildet.

- Deutlich verkürzte Suchzeiten nach den korrekten E-Mail-Anhängen.

- Reduziert Out-of-space-E-Mail-Alerts

Zusätzliche Vorteile von AttachThis Pro:

- Mittels Smart Tags können IT-Administratoren kontrollieren, wo Nutzer ihre E-Mail-Anhänge in SharePoint ablegen.

- Optimierter Schutz von geschäftskritischen Daten. Ausschließlich die Empfänger haben Zugriff auf die abgespeicherten E-Mail-Anhänge.

- Bessere Kontrolle der Einhaltung von Lizenzbestimmungen. Die Nutzung von AttachThis innerhalb des Unternehmens kann analysiert und statistisch abgebildet werden.

"Die wichtigsten Gründe, weswegen SharePoint nicht gut angenommen wird, resultieren aus Gewohnheit. Mitarbeiter ändern nur ungerne ihre Arbeitsabläufe und möchten auch nicht auf Outlook verzichten. AttachThis und AttachThis Pro ermöglichen es IT- und SharePoint-Administratoren, diese Hindernisse aus dem Weg zu räumen", sagt Volker Pingen, Senior System Consultant bei Quest Software. "Unternehmen, die unser neues Tool nutzen, werden feststellen, dass SharePoint viel besser angenommen wird, da die Mitarbeiter ihre Arbeitsgewohnheiten und Nutzeroberflächen nicht ändern müssen. Die User wiederum können bei SharePoint darauf vertrauen, dass sie ihre Daten auf einer einfach zu handhabenden Collaboration-Plattform speichern, die nicht nur sicher ist, sondern auch komplett von Ihrer IT unterstützt wird."

Zusätzlich zur neuen Software AttachThis haben die SharePoint-Experten von Quest drei Empfehlungen formuliert, weswegen IT-Abteilungen die SharePoint-Adaption in ihrem Unternehmen gezielt angehen sollten.

Drei Gründe, weswegen die IT-Abteilung die SharePoint-Adaption forcieren sollte:

1. Governance und Adaption müsse Hand in Hand gehen - Die Wahrnehmung innerhalb von Unternehmen ist, dass die IT für SharePoint verantwortlich ist - auch, wenn das nicht immer der Fall ist. So kommt es schnell zu Missverständnissen zwischen IT und Mitarbeitern. Eine Lösung bereitstellen, ohne die Nutzer zu involvieren und zu fragen, was Sie benötigen um diese optimal zu nutzen ist unproduktiv. So gleichen SharePoint-Rollouts oftmals eher sozialen Experimenten als der Einführung agiler Business Tools, von denen Alle profitieren. Die IT muss eine aktivere Rolle in der SharePoint-Governance und Adaption einnehmen und dabei eng mit den Mitarbeitern kooperieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich ausreichend Nutzer an dem Netzwerk-Effekt beteiligen und die Produktivität steigt.

2. Compliance und Datensicherheit - Wenn Mitarbeiter SharePoint nicht als ihre zentrale Content-Collaboration-Plattform und soziales Firmennetzwerk annehmen, greifen sie oft zu nicht authorisierten Tools, die die hauseigenen IT nicht unterstützt. Die Ausbreitung dieser Werkzeuge führt dazu, dass die IT-Verantwortlichen schnell die Kontrolle über geschäftskritische Daten verlieren und die Unternehmen anfällig für Sicherheitslücken werden.

3. IT Abteilungen definieren das Technologie-Erlebnis - Innovative IT-Abteilungen wissen, dass sie unmittelbaren Einfluss darauf haben, wie die Mitarbeiter die Technologie wahrnehmen. Da Unternehmen nach immer neuen Lösungen suchen, die interne Zusammenarbeit zu optimieren, fällt SharePoint als soziale Plattform eine entscheidende Rolle zu. Um die Adaption von SharePoint voranzubringen, muss die IT kontinuierlich Lösungen wie AttachThis suchen und implementieren, die die Nutzung der Plattform noch einfacher, attraktiver und somit effizienter machen.

Erfahren Sie mehr über Quest-Software-Lösungen unter:

Quest Software, Inc.: http://www.quest.com/

SharePoint tools: http://www.quest.com/SharePoint

Quest AttachThis: http://communities.quest.com/community/SharePointforall/management/attachthis

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