Stresstest der d.velop AG ermittelt ein Stärken- und Schwächenprofil von Verwaltungsprozessen

Der ECM-Spezialist d.velop AG hat als Online-Tool einen Stresstest entwickelt, der die Produktivität in den Verwaltungsprozessen von interessierten Unternehmen ermittelt. Als Ergebnis erhalten die Teilnehmer anschaulich ihr Stärken-/Schwächenprofil dargestellt, aus dem sie ihren möglichen Handlungsbedarf ableiten können. Gleichzeitig werden optional die Durchschnittsergebnisse aller voran gegangenen Teilnehmer dargestellt. Darüber hinaus erhalten sie einen Vergleich, ob andere Unternehmen in Sachen Produktivität der Sachbearbeitungsprozesse eine bessere oder schlechtere Figur abgeben. Auf der inhaltlichen Ebene untersucht der Stresstest zunächst in einer Statusanalyse, wie gut sich das Unternehmen zu diesem Thema in insgesamt 12 Leistungsaspekten darstellt. Dazu gehört beispielsweise, mit welchem Aufwand die Verteilung von Dokumenten verbunden ist, in welchem Grad Routinetätigkeiten automatisiert sind, ob Vorgänge in der Verwaltung ganzheitlich bearbeitet werden können oder wie zufriedenstellend die Durchlaufgeschwindigkeit in den Sachbearbeitungsprozessen ist. Weitere Aspekte betreffen etwa die Verfügbarkeit bzw. den Arbeitsaufwand bei der Suche nach Akten und anderen Dokumenten, die Auskunftsfähigkeit intern und gegenüber Kunden sowie die Flexibilität bei organisatorischen Veränderungen. Ein zweiter Teil des Stresstests der d.velop beschäftigt sich mit der Frage, was das betreffende Unternehmen an Verbesserungsmaßnahmen zur Steigerung der Produktivität in ihren Verwaltungsprozessen plant. Hierbei werden neun Bereiche thematisiert, in denen die Teilnehmer jeweils ihre aktuellen Optimierungsinitiativen bewerten sollen. Die entsprechenden Optionen reichen vom Ausbau der Digitalisierungsstrategien über die zielgerichtete Beseitigung von Medienbrüchen bis zur Tool-gestützten Prozessunterstützung und Investitionsinitiativen für den Einsatz benutzerfreundlicherer Software. Auch eine Qualitätssteuerung mittels Kennzahlen gehört zu den möglichen Optionen, um die Produktivität in den Verwaltungsprozessen zu steigern. Bei allen Fragen zur Statusanalyse und zu den Optimierungsalternativen geben die Teilnehmer eine Punktebewertung ab. Aus beiden Bereichen wird final ein Gesamtergebnis ermittelt. Es wird unmittelbar nach Abschluss des Tests online angezeigt und per Mail zugeschickt, damit es intern in die weitere Diskussion einfließen kann. www.d-velop.de

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