Aachen, Kopenhagen, 23. August 2005 – Die Dänische Staatsbahn (DSB) aus Kopenhagen setzt seit Februar 2005 eine Komplettlösung zur automatischen Erfassung von Eingangsrechnungen auf Papierbasis und auf Basis des elektronischen XML-Formats ein. Konzipiert und realisiert hat die Lösung die WMD (Workflow Management & Document Consulting) Scandinavia aus Kopenhagen in Zusammenarbeit mit dem Aachener Extraktionsspezialisten Docutec AG. WMD Scandinavia ist die dänische Tochtergesellschaft des deutschen DMS-Systemhauses WMD Vertrieb GmbH.
Die Dänische Staatsbahn ist ein unabhängiges öffentlich-rechtliches Unternehmen, das mit seinen 8.500 Mitarbeitern jährlich rund 157 Millionen Reisende in Dänemark transportiert und 2004 einen Umsatz von 9,9 Milliarden Dänischen Kronen erwirtschaftete. Die DSB betreibt in Dänemark sämtliche Schienenfahrzeuge und stellt Services entlang des schienengebundenen Güter- und Personenverkehrs zur Verfügung.
Bereits im Sommer 2004 hatten die WMD Scandinavia und Docutec eine Lösung zur automatischen Verarbeitung von eingehenden Rechnungen und Rejsebons, dies sind spezielle Reisedokumente der Dänischen Staatsbahn, mit Anbindung an SAP realisiert.
Eine neue staatliche Richtlinie der Dänischen Regierung zur Standardisierung des elektronischen Datenaustauschs im öffentlichen Sektor zwang die DSB Ende 2004 dazu, die gerade neu eingeführte Lösung zu erweitern.
Seit Februar 2005 werden große Teile der Kreditorenrechnungen nicht mehr papierhaft, sondern als OIOXML-Dokument an die DSB geleitet. OIOXML ist eine Spezifikation zur Definition von elektronischen Rechungsdaten. Innerhalb der DSB werden parallel zwei Erfassungswege auf ein und derselben Plattform (Docutec Xtract for Documents) genutzt: vom Papierdokument zum Image und elektronisch via XML. So werden die papierhaften Rechnungen und die OIO-Rechnungsdaten mit der bereits bewährten Docutec Xtract und WMD Workflow-Lösung verarbeitet
Die elektronischen OIOXML-Rechungen werden an eine zentrale E-Mailadresse der DSB gesendet. Eine speziell eingerichtete Prüfstelle innerhalb der DSB, das „Trustcenter“, nimmt eine erste Validierung der eingesendeten Daten im XML-Anhang der E-Mail vor und qualifiziert die Daten so für die automatische Verarbeitung mit Docutec Xtract for Documents. Es wird beispiels-weise geprüft, ob der Absender tatsächlich Lieferant ist, ob er berechtigt ist, den OIOXML-Standard zu nutzen und ob der Anhang den OIOXML-Spezifikationen entspricht.
Im nächsten Schritt werden die OIOXML-Daten in Docutec Xtract erkannt und in ein bekanntes virtuelles Dokument gebracht. Dabei werden Daten in relevante Zonen in dem XML-Dokument zu einem für SAP lesbaren Rechnungsdokument zusammengesetzt. Anschließend erfolgt eine Verprobung der Kopf- und Positionsdaten gegen die SAP-Daten und die Überstellung als „geprüftes Dokument“ mit Bildanteilen zur Visualisierung für SAP und Archiv. So sind die gewohnte Sicherheit, die Qualität der bisher gelieferten Rechnungsdaten sowie der Automatisierungsgrad der bewährten Anwendung für den Anwender auch für die elektronischen OIOXML-Rechnungen sichergestellt.
Ãœber Docutec
Docutec AG, Aachen, ist Anbieter von Produkten und Lösungen zur automatischen Erkennung und Informationsextraktion von Dokumenten. Docutec-Lösungen helfen Unternehmen, wichtige Geschäftsprozesse vom Posteingang der Dokumente bis zur Verarbeitung der Informationen im zentralen EDV / ERP-System nachhaltig zu verbessern. Der konkrete Nutzen – kürzere Verarbeitungszeiten, geringerer Arbeitsaufwand und höhere Qualität der Daten und Prozesse – hilft den Unternehmen, dem hohen Zeit- und Kostendruck im Markt wirksam und zukunftsorientiert zu begegnen und die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Seit Beginn der Geschäftstätigkeit im Jahr 1993 realisiert die Docutec, die Ende 1997 über einen Management-Buyout als eigenständiges Unternehmen etabliert wurde, erfolgreich komplexe Anwendungen und Systemlösungen für namhafte Kunden in den Bereichen Handel, Industrie, Banken und Versicherungen. Speziell im Bereich der automatisierten Rechnungsverarbeitung hat sich Docutec mit der Erkennungslösung Docutec Xtract for Documents als Marktführer in Deutschland etabliert. Docutec AG beschäftigt zur Zeit 40 Mitarbeiter.
Ãœber WMD Workflow Management & Document Consulting
Als erfolgreiches Systemhaus im DMS-Umfeld marktführender Archivierungssysteme betreut die WMD über 500 DMS-Installationen. Die Konzentration auf den Bereich »Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow-Lösungen« sowie eine mehr als zehnjährige Projekterfahrung ermöglichen die Realisation ganzheitlicher, individueller und hochqualifizierter Lösungen. Kunden haben dadurch die Möglichkeit, Ihre geschäftskritischen Unternehmensprozesse elektronisch abzubilden und ihre ein- und ausgehenden Dokumente und Daten revisionssicher zu archivieren, auf die sie unternehmensweit und in kürzester Zeit wieder zugreifen können.
Die WMD bietet ihren Kunden alles aus einer Hand: Analyse und Beratung, Realisation und Projektbetreuung sowie die Lieferung aller erforderlichen Hardware- und Softwarekomponenten. WMD führt außerdem alle notwendigen Systemanpassungen durch und erweitert das Lösungsportfolio stetig durch neue innovative Produktlösungen sowie eigen entwickelte kundenspezifische und standardisierte Archivierungs- und Workflow-Tools. Ein umfassendes Service-und Schulungsangebot rundet das Angebot ab.
Die WMD hat ihre Sitze in Ahrensburg, Dortmund sowie Kopenhagen/Dänemark und erwirtschaftete im Jahr 2004 einen Gesamtumsatz von 10 Mio. €. Das Unternehmen beschäftigt insgesamt über 50 Mitarbeiter. WMD ist Mitglied der DMS-Group GmbH. www.dmsgroup.de
Kontakt:
Docutec AG
Shirley Kamp
Tel.: 0241-92035-27
Fax: 0241-92035-50
Internet: http://www.docutec.de
eMail: info@docutec.de
WMD Vertrieb GmbH
Barbara Wirtz
Tel. 04102-88 38 36
Fax: 04102-8838-12
E-Mail: wirtz@wmd.de
http://www.wmd.de
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