Organigramme generieren oder Unternehmensabbild malen? - Der kleine, aber feine Unterschied!

Wettenberg, 28.08.2012 - Organigramme bilden die Aufbauorganisation eines Unternehmens ab. Sie sind eine grafische Darstellung der Unternehmenshierarchie. Viele Unternehmen nutzen dafür heutzutage die umfangreichen Zusatzfunktionen diverser Text- oder Tabellenkalkulationsprogramme oder verwenden dafür einfache Zeichenprogramme. Der große Vorteil dieser Produkte ist offensichtlich: Sie sind sowieso im Unternehmen vorhanden oder stehen als Freeware kostenlos zur Verfügung. Mit überschaubarem Aufwand kann ein einigermaßen versierter Mitarbeiter die Unternehmenshierarchie auf diesem Weg abbilden. Aber was ist, wenn sich etwas ändert? Was ist mit den Sonderwünschen des Vorgesetzten? Was ist, wenn das eine Bild zu unübersichtlich wird und mehrere Bereichsorganigramme unterhalb der Unternehmensebene viel sinnvoller wären?

Änderungen in Form von Entlassungen, Einstellungen, Umfirmierungen, Abteilungswechseln usw. stehen im Unternehmensalltag auf der Tagesordnung. Schon in etwas größeren mittelständischen Unternehmen haben sich zusätzlich zum Unternehmensorganigramm Organigramme auf Bereichs- oder Abteilungsebene längst etabliert ? vor allem, wenn sie im Arbeitsalltag auch genutzt werden. Und wer kennt das nicht ? die Sonderwünsche in puncto Gestaltung und angezeigten Inhalten? 'Können wir die Farben noch ändern?' 'Es wäre doch schön, wenn die Telefonnummer des Mitarbeiters auch noch angezeigt würde?' 'Ach ja ? und Fotos wären natürlich toll!'

Spätestens wenn diese Fragen und Anforderungen NACH der Fertigstellung des Organigramms an die 'Maler' herangetragen werden, stößt das in liebevoller Detailarbeit gemalte Unternehmensabbild an seine Grenzen. Ist es da nicht sinnvoller, gleich eine professionelle und datenbankgestützte Software für die Abbildung der Unternehmenshierarchie einzusetzen?

Wer bereit ist, in ein effizientes Softwareprogramm, wie den ibo Aufbau-Manager.NET, zu investieren, wird das nicht bereuen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

? Zusätzliche Informationen können fast nach Belieben angezeigt werden (Mitarbeiterfoto, Telefonnummer, Stellenumfang usw.)

? Änderung von Stellen-, Mitarbeiter- und anderen Daten erfolgen einmalig in der Datenbank

? Stichtagsbezogene Erstellung: Das Organigramm, das in zwei Monaten erst aktuell wird, kann heute schon erstellt werden

? Aktualisierungen erfolgen auf Knopfdruck

Der kleine, aber feine Unterschied liegt also im Detail. Genauer gesagt, in der Zukunft. Wenn alle Vorgaben minutiös geplant sind, erzielt der 'Maler' bei der einmaligen Erstellung vielleicht ein ähnlich ansprechendes Ergebnis wie die Software. Aber spätestens, wenn es darum geht, das Organigramm zu aktualisieren, spielt die Software ihre Vorzüge aus. Die Aktualisierung bestimmter Daten in den Ergebnissen gestaltet sich bei der manuellen Erstellung sehr schwierig. Mühsam müssen die verschiedenen Organigramme durchforstet und evtl. angepasst werden ? und das schon bei so einfachen Ereignissen wie der Planung einer neuen Stelle, einer nachhochzeitlichen Namensänderung oder bei der Neueinstellung eines Mitarbeiters. Der Zeitaufwand der Mitarbeiter ist, schon ohne die Berücksichtigung der späteren Verwaltung mit verschiedenen Gültigkeitsdaten und Versionsnummern, enorm hoch. Ganz zu schweigen von größeren Umstrukturierungsmaßnahmen, die vielleicht mit einer Änderung aller Stellen- und Abteilungsbezeichnungen einhergehen ?

Eine datenbankgestütztes Software begrenzt den Anpassungsaufwand auch in solchen Fällen auf die Änderung der Daten und Zuordnungen an den Stellen- und Organisationseinheiten-Datensätzen. Wenn die Organisationsstrukturen einmal in der Datenbank vorhanden sind, lassen sich diese quasi per Knopfdruck in Form von Organigrammen auswerten. In den Organigrammvorlagen wird festgelegt, welche Kennzahlen, Informationen, Bilder und/oder Grafiken angezeigt werden sollen und wie das Ganze aussehen soll. Die Erstellung der Organigramme erfolgt dann quasi auf Knopfdruck. Durch die vollständige Historisierung und Versionierung erhält man bei Bedarf aber auch jederzeit Zugriff auf bereits abgeschlossene Dokumente.

Bei der einmaligen Erstellung von einem oder wenigen Organigrammen rechnet sich vielleicht das kostenlose Malwerkzeug noch als schnelle Alternative. Aber spätestens wenn der zukünftige Pflegeaufwand, der Bedienungskomfort und die inhaltlichen Gestaltungsmöglichkeiten berücksichtigt werden, fällt eine Kosten-Nutzen-Analyse unweigerlich zugunsten der Softwarelösung aus.

Die nächste Gelegenheit das Organigramm und die anderen Funktionen von ibo Alea.NET »live« kennenzulernen, bietet sich am 18. und 19.09. auf der ibo Roadshow (Anmeldung).

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