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E-Mail-Archivierung sorgt für Durchblick im digitalen Briefkasten

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Elektronische Post gesetzeskonform archivieren


Neben der üblichen Geschäftskorrespondenz wickeln Unternehmen mittlerweile auch steuerlich relevante Prozesse sowie Rechnungslegungen zunehmend per E-Mail ab. Dabei sind verschiedene Gesetzesregelungen zu beachten, die in den Grundsätzen zum Datenzugriff...

Münster/Hessen, 02.10.2012 - Neben der üblichen Geschäftskorrespondenz wickeln Unternehmen mittlerweile auch steuerlich relevante Prozesse sowie Rechnungslegungen zunehmend per E-Mail ab. Dabei sind verschiedene Gesetzesregelungen zu beachten, die in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zusammengefasst sind. Dabei ist insbesondere wichtig, dass relevante Vorgänge für die lückenlose Nachverfolgung vollständig dokumentiert sind. Eine gesetzeskonforme Aufbewahrungsmöglichkeit leisten E-Mail-Archivierungssysteme wie BytStorMail von ByteAction (www.byteaction.de).

Sobald E-Mails auf dem Server eintreffen bzw. ihn verlassen, fertigt BytStorMail eine Kopie der Nachricht inklusive möglicher Anhänge an, versieht sie mit einem Zeitstempel und legt sie im Archiv ab. Virenverseuchte digitale Post oder Spam-Mails erkennt der integrierte Filter. Über einen personalisierten Zugang gelangt der Mitarbeiter per Web-Browser in sein E-Mail-Archiv. Von dort aus kann er bei Bedarf einzelne Nachrichten wieder an sein Postfach zustellen. Bei der Recherche hilft die komfortable Suchfunktion, die die eingegebenen Schlüsselwörter sowohl in den Mails als auch in allen Anhängen sucht.

Datenschutz gesichert

Neben der lückenlosen Archivierung von Prozessen stellt BytStorMail die Erfüllung der Datenschutzvorgaben sicher, die unbefugte Zugriffe auf den E-Mail-Verkehr verbieten. Des Weiteren lassen sich jederzeit reglementierte Gastzugänge erstellen, die Prüforganen wie z.B. dem Finanzamt eine kontrollierte Einsicht in das Archiv erlauben. Darüber hinaus sorgt das Vier- bzw. Sechs-Augen-Prinzip für das Plus an Sicherheit: Es verlangt die Zustimmung durch mehrere Personen, bevor der Zugriff auf das Archiv erfolgen kann.

Kostengünstige Software-Mietlösung

BytStorMail arbeitet Plattform-unabhängig. Es stehen drei Varianten von BytStorMail zur Wahl: Das System ist als Appliance nach dem Plug-and-Play-Prinzip ('Einstecken und sofort losarbeiten') sowie als virtuelle Lösung erhältlich. Außerdem ist es möglich, das System als budgetschonenden, rechtssicheren und gemieteten Service zu beziehen (Software-as-a-Service, SaaS). Auf diese Weise muss das Unternehmen keine eigene Infrastruktur für diesen Zweck aufbauen. Denn der Service wird im Rechenzentrum vom BytStorMail-Entwickler ByteAction gehostet.

Die BytStorMail-Vorteile im Überblick:

- automatische und revisionssichere Archivierung auf der Festplatte oder einem externen Speicher

- schnelles Finden und Wiederherstellen von E-Mails

- Anti-Spam- und Anti-Viren-Funktion

- läuft auf jedem Betriebssystem

- keine Benutzer- und Rechtepflege im E-Mail-Archiv notwendig

- Verfügbarkeit aller archivierten E-Mails auch bei Ausfall des Mailservers

In individuellen Webinaren erläutern die ByteAction-Spezialisten die Installation und Funktionsweise von BytStorMail im Detail. Anmelden können Interessierte sich unter http://byteaction.de/anmeldung-webcast.html?view=form.

Bei Abdruck bitten wir um ein Belegexemplar, gerne auch als PDF. Bitte senden Sie dieses an byteaction@sprengel-pr.com bzw. im Falle von Print-Exemplaren an Sprengel & Partner GmbH, Nisterstraße 3, D-56472 Nisterau.


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