Soennecken optimiert mit GWS die Zentralregulierung

Münster, 23.10.2012 - Die Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH hat erneut ein äußerst anspruchsvolles Software-Großprojekt erfolgreich abgeschlossen. Bei der Soennecken eG, mit mehr als 500 Millionen Euro Umsatz die europaweit größte und umsatzstärkste Einkaufs- und Marketingkooperation der Bürobedarfsbranche, installierte das Münsteraner Unternehmen seine ERP-Lösung gevis und sorgt dadurch nun für eine Beschleunigung und Vereinfachung der Prozesse in der Zentralregulierung, der Finanzbuchhaltung, der Mitgliederverwaltung sowie dem Dokumentenmanagement. Zum Umfang des insgesamt ein Jahr dauernden Projektes zählte zudem die Anbindung eines Mitgliederportals sowie die Beratung in Fragen der optimalen Prozess-Abläufe.

Vom nordrhein-westfälischen Overath aus betreut Soennecken rund 520 angeschlossene Fach-handelshäuser mit 1.080 Standorten, die neben der Exklusivmarke Soennecken auf das Sortiment von über 900 namhaften Markenartikelherstellern zurückgreifen können. Umfangreiche Dienstleis-tungen rund um Marketing, Beratung, Finanzierungen und Logistik sowie ein Zentrallager ergänzen das Portfolio der 1926 gegründeten Einkaufsgenossenschaft.

Inhalt des Auftrages an GWS war und ist die Optimierung der Zentralregulierung. Bei Verbund-gruppen und Einkaufsgenossenschaften ist diese für die Übernahme und Steuerung aller Finanz-transaktionen zwischen Lieferant, Genossenschaft und angeschlossenem Händler zuständig. Auch die Bürgschaft für das Mitglied gegenüber dem Lieferanten sowie die Vereinbarung von individuellen Zahlungsbedingungen sind Bestandteil der Zentralregulierung. Dr. Rainer Barth, seit 2005 Vorstand der Soennecken eG und zuständig für die Bereiche Finanzen, IT und Logistik: 'Bei bis zu 10.000 Rechnungsbelegen am Tag stellt gerade in der Zentralregulierung eine funktionierende und moderne IT die zentrale Bedeutung für Erfolg und Effizienz dar. Um optimale Dienstleistungen für unsere Mitglieder leisten zu können, brauchen wir gut getaktete und reibungslos funktionierende Prozesse, vor allem aber müssen wir schnell und sicher auf Daten zugreifen können.'

GWS punktet mit langjähriger Erfahrung

Aufgrund von nicht immer guten Erfahrungen aus der Vergangenheit wurden bei einem umfangrei-chen Auswahlverfahren neben den Standard-Funktionalitäten der Software und deren Orientierung an Verbundgruppenprozessen vor allem das Verständnis des Dienstleisters in Bezug auf die Zen-tralregulierung bewertet. 'Wir wollten dieses Mal absolut sicher sein', so Barth, 'dass beide Seiten auf demselben Wissens- und Erfahrungsstand sind und Fachbegriffe und Prozess-Abläufe von beiden Seiten wirklich gleich verstanden werden.' Anhand von Musterfällen sollten die Bewerber präsentieren, ob und auf welche Weise ihr ERP-System diese berücksichtigen kann, vor allem aber, wie viele der Aufgaben schon im Standard und wie viele in einer ergänzenden Sonderpro-grammierung zu lösen sind. Im Frühling 2011 stand schließlich fest: GWS bekommt den Auftrag, da mehr als 75 Prozent der Anforderungen schon über die Standardfunktionalität abgedeckt werden können.

Verlässlichkeit von gevis überzeugt

Wichtig war zudem, dass bei Soennecken das Gefühl entstand, die Belegmenge sei mit gevis gut zu verarbeiten und das Gesamtkonzept, zu dem auch die Scan- und Dokumentenmanagement-Lösungen s.scan und s.dok gehören, ist auf Langfristigkeit und Verlässlichkeit ausgerichtet. Fast noch mehr als die gute und vielfach erprobte Software-Grundlage punkteten die Münsteraner je-doch mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung im Bereich der Zentralregulierung: Nicht nur, dass Be-griffe und Bedingungen bei den Beratern durch und durch bekannt waren, in den Workshops hatte GWS auch Vorschläge für die Umstellung und Optimierung der Prozesse gemacht. Dr. Rainer Barth: 'Nachdem auch die Implementierung exakt in Time und Budget umgesetzt wurde, sind wir sehr sicher, einen guten und verlässlichen Partner für die Zukunft gefunden zu haben.'

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