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Übersicht und Transparenz in den E-Mail-Postfächern von Verbänden

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Elektronische Post gesetzeskonform archivieren


Bedingt durch die Satzungen und die Mitwirkung ehrenamtlicher Mitglieder wechseln die Vorstände in Verbänden relativ häufig. Daher ist es ratsam, dass Vorgänge vollständig dokumentiert sind, um sie zu jeder Zeit lückenlos nachvollziehen zu können. Hinsichtlich...

Münster/Hessen, 29.10.2012 - Bedingt durch die Satzungen und die Mitwirkung ehrenamtlicher Mitglieder wechseln die Vorstände in Verbänden relativ häufig. Daher ist es ratsam, dass Vorgänge vollständig dokumentiert sind, um sie zu jeder Zeit lückenlos nachvollziehen zu können. Hinsichtlich der Aufbewahrung von E-Mails kann hier ein Archivierungssystem wie BytStorMail (www.byteaction.de) unterstützen. Es speichert alle ein- und ausgehenden Nachrichten automatisch und sorgt so für die gesetzeskonforme Aufbewahrung der Mails im Sinne der geltenden Richtlinien für die Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen. Zudem prüft das System den Mail-Verkehr auf Viren, Spam und Phishing.

Die gesetzlichen Richtlinien sind unter dem Begriff GDPdU zusammengefasst: den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Darin ist u.a. festgehalten, dass steuerlich relevante Unterlagen in digitaler Form für festgelegte Zeiträume aufzubewahren sind. Mit Hilfe von BytStorMail können Verbände ihren elektronischen Postverkehr vollständig archivieren.

Ein Auge auf die Datensicherheit

Neben der lückenlosen Nachvollziehbarkeit von Prozessen gewährleistet BytStorMail die Einhaltung von Datenschutzvorgaben, die unbefugte Zugriffe auf den Nachrichtenverkehr verbieten. Zum anderen lassen sich jederzeit kontrollierte Zugänge generieren, die Prüforganen eine reglementierte Einsicht in das Archiv erlauben. Darüber hinaus sorgt das Vier- bzw. Sechs-Augen-Prinzip für das Plus an Sicherheit: Es verlangt die Zustimmung durch mehrere Personen, bevor der Zugriff auf den Speicher freigegeben wird.

Sobald E-Mails auf dem Server eintreffen bzw. ihn verlassen, erstellt die Lösung eine Kopie der Nachricht inklusive möglicher Anhänge, versieht sie mit einem Zeitstempel und legt sie im Archiv ab. Virenverseuchte digitale Post oder Spam-Mails fängt der integrierte Filter ab. Über einen personalisierten Zugang gelangt der Mitarbeiter per Web-Browser in sein E-Mail-Archiv. Von dort aus kann er bei Bedarf Nachrichten wieder an sein Postfach zustellen. Beim Auffinden der Post hilft die komfortable Suchfunktion, die die eingegebenen Schlüsselbegriffe sowohl in den Mails als auch in allen Anhängen sucht.

Archivierung für alle Belange auf Abruf

BytStorMail arbeitet Plattform-unabhängig. Je nach individueller Anforderung stehen drei Varianten zur Wahl: als Appliance nach dem Plug-and-Play-Prinzip ("Einstecken und sofort losarbeiten") und als virtuelle Lösung. Außerdem ist es möglich, das System als budgetschonenden, rechtssicheren und gemieteten Service zu beziehen (Software-as-a-Service, SaaS) und somit keine eigene Infrastruktur aufbauen zu müssen. Denn der Service wird im Rechenzentrum vom BytStorMail-Entwickler ByteAction gehostet.

Die BytStorMail-Vorteile im Überblick:

- automatische und revisionssichere Archivierung auf der Festplatte oder einem externen Speicher

- schnelles Finden und Wiederherstellen von E-Mails

- Anti-Spam- und Anti-Viren-Funktion

- läuft auf jedem Betriebssystem

- keine Benutzer- und Rechtepflege im E-Mail-Archiv notwendig

- Verfügbarkeit aller archivierten E-Mails auch bei Ausfall des Mailservers

Checkliste: Was ist zu beachten bei der E-Mail-Archivierung?

ByteAction hat eine Checkliste erstellt, mit den wichtigsten Punkten, worauf bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung geachtet werden muss. Diese Checkliste ist ab sofort HIER downloadbar.

In individuellen Webinaren erläutern die ByteAction-Spezialisten die Installation und Funktionsweise von BytStorMail im Detail. Anmelden können Interessierte sich unter http://byteaction.de/anmeldung-webcast.html?view=form.


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