Transmittal-Lösung für SAP DMS

Röttenbach, 05.12.2012 - "Direct Transmittal" von SEAL Systems ist eine SAP PLM-basierende Lösung für den projektorientierten Unterlagenaustausch. Das Verfahren arbeitet direkt mit SAP DVS und bietet Möglichkeiten zur Prozess­automatisierung, sowie digitale und papierbasierte Verteilungsmethoden.

Als kontrollierte Verteilverfahren für technische und organisatorische Unterlagen sind Transmittals vor allem im Anlagenbau und bei Großprojekten eine weit verbreitete Kommunikationsmethode.

Mit der Direct Transmittal-Lösung von SEAL Systems können Transmittals einfach und effizient aus den Strukturen (wie Projektsystem, Änderungsmappe und Stück­listen) aus SAP PLM- und DVS-Systemen generiert werden. Ein abgesetztes ECM- oder Transmittal-Management ist nicht erforderlich.

Die Lösung deckt alle Anforderungen von der Erstellung bis zum Versand von Transmittals ab: automatische Verfahren zur Unterlagenzusammenstellung, Erzeugung von Begleitschreiben, sowie eine Auswahl verschiedener Verteil­verfahren. Auch die Archivierung von ausgegangenen Sendungen und eine Rücklaufkontrolle sind in die SEAL Systems-Lösung integriert.

Klaus Kühnl ist Produktmanager bei SEAL Systems: "Wir nennen dieses Lösung Direct-Transmittal, da es direkt auf SAP-Basiskomponenten aufsetzt und damit auf weitere, zwischengeschaltete Extralösungen verzichtet werden kann. Das senkt die Kosten und schafft Transparenz. Unterlagen und Strukturen bleiben im SAP-System und können mit allen Objekten und Prozessen verbunden werden. SEAL Systems bietet zu diesem Thema 20 Jahre Erfahrung mit robusten Verteil­verfahren für große Unterlagenmengen."

Direct Transmittal: Merkmale/Funktionen

Identifikation von prozessverbundenen Dokumenten. Dabei kann es sich um Dateien und Druckausgaben aus dem SAP-System handeln - wie beispielsweise Stücklisten, Bestellungen, Qualitätsunterlagen und technische Zeichnungen. Für die interaktive Pflege von Dokumentenlisten wird SAP easyDMS unterstützt.

Ein Verteilmanagement erlaubt die Definition von Standard- und adhoc-Verteilern. Diese können auch direkt aus dem SAP übernommen werden. Der Unterlagenversand kann über diverse Methoden erfolgen: Print, eMail, CD, SAP cFolders oder Webportale.

Für die Protokollierung und Dokumentation des Verfahrens wird wiederum das SAP-Basisprodukt DVS eingesetzt. Bei der Aussendung mitgegebene Merkmale können das Einchecken von bearbeiteten rücklaufenden Dokumenten vereinfachen. Über Fälligkeitstermine wird die Prozessüberwachung vereinfacht.

Was sind Transmittals?

Ein Transmittal (oder Transmittal Letter) ist ein Begleitschreiben zu Zeichnungen, Dokumenten, Spezifikationen oder anderer Informationen, die zwischen Partnern innerhalb eines Projekts ausgetauscht werden. Es enthält neben Anschrift und Kontaktdaten des Senders und Empfängers eine Liste der übertragenen Dokumente und Anweisungen, welche Aktionen und Rückmeldungen der Sender erwartet

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