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Verarbeitungsprozesse optimieren: WorkflowServer, UniWeb und Hardwareintegrationen

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BDV präsentiert auf der CeBIT 2013 vom 05.-09.03.2013 in Hannover, Halle 3, Stand D34/1 (VOI) die kommende Version des Unides / Uniarchiv Systems.


Der Schwerpunkt liegt in diesem Jahr auf der Optimierung von Verarbeitungsprozessen. In der papierbasierten Dokumenten-Bearbeitung benötigt bspw. die sachliche Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung häufig mehr Zeit, als der Lieferant für eine...

Holzwickede, 15.02.2013 - Der Schwerpunkt liegt in diesem Jahr auf der Optimierung von Verarbeitungsprozessen.

In der papierbasierten Dokumenten-Bearbeitung benötigt bspw. die sachliche Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung häufig mehr Zeit, als der Lieferant für eine Skonto-Gewährung zulässt. Neben langen Liege- und Bearbeitungszeiten ist der aktuelle Genehmigungsstand oft nicht bekannt. Auch die typische Doppelhaltung von Rechnungsoriginal und Umlaufkopien trägt nicht zur Transparenz des Dokumentenbestands bei.

Workflowgesteuerte Geschäftsprozesse sorgen dagegen für eine automatisierte Dokumenten-Verteilung und ermöglichen eine standortunabhängige und durchgängig digitale Vorgangsbearbeitung. Das bringt entscheidende Vorteile:

Ein schnellerer Dokumentendurchlauf sowie eine verbesserte Termin- und Prozesskontrolle sind wichtige Pluspunkte, zudem können Druck-, Kopier- und Versandkosten deutlich gemindert werden.

WorkflowServer

Der WorkflowServer erweitert Unides / Uniarchiv um eine Workflow-Komponente zur Unterstützung dokumentbasierter Geschäftsprozesse. Zu den wesentlichen Leistungen zählen flexibles Dokumenten-Routing, unterschiedliche Workflowtypen, automatisierte Aktivitäten und Entscheidungen sowie umfangreiche Modellierungs- und Monitoring-Funktionen.

Der WorkflowServer bindet die Benutzer bzw. Gruppen in den Prozessablauf ein und sorgt für eine abteilungsübergreifende Steuerung des Geschäftsvorfalls. Die Dokumente gelangen so gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter.

Benachrichtigungs- und Eskalationsmechanismen informieren die Teilnehmer bzw. den Prozessverantwortlichen, wenn definierte Ablaufzeiten überschritten werden. In Abwesenheitsfällen greifen Stellvertreterregelungen. Der Workflow-Monitor gibt jederzeit Auskunft über die im System aktiven Prozesse und ihren aktuellen Bearbeitungsstand.

Mit Hilfe des grafischen Workflow-Managers können auch komplexe Szenarien abgebildet werden.

UniWeb

Die Workflow-Teilnehmer arbeiten browserbasiert mit dem Webclient UniWeb, der auch eine mobile Bearbeitung außerhalb des Unternehmensnetzwerks ermöglicht.

Neben der standortunabhängigen Workflowbearbeitung bietet UniWeb die Möglichkeit, über die Viewer-Komponente online in Uniarchiv zu recherchieren. Die Capture-Komponenten ermöglichen zudem die webbasierte Erfassung allgemeiner Dokumente und Rechnungen sowie die Weiterbearbeitung bereits in den Erfassungsclients Unicapture bzw. Unides befindlicher Dokumente.

JobServer und JobCharger

Für den JobServer-Dienst, der in erster Linie die technische Vorverarbeitung der Dokumente (Texterkennung, Dokumentenanalyse) durchführt, stehen neue Zugangspunkte zur Verfügung. Neben der bewährten Anbindung der Kodak Scan Station 520EX wurde die sceyeX Dokumentenkamera als weitere Hardware in den JobCharger Scanclient eingebunden.

Der JobCharger eignet sich vor allem zur Anbindung von Niederlassungen oder Mandanten. Dokumente können mit individuellen Anmerkungen versehen und anschließend als Stapel via Internet zur automatisierten Verarbeitung an den JobServer gesendet werden.


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