Sassenberg Die diesjährige tekom Jahrestagung war für uns die bisher stärkste ihrer Art, fasst Ulrich Pelster, Geschäftsbereichsleitung global document solutions der technotrans AG, den Verlauf der kürzlich in Wiesbaden stattgefundenen Kongressmesse für Technische Kommunikation zusammen. An den drei Veranstaltungstagen registrierte das Messeteam über 100 konkrete Interessentenanfragen. Besonders erfreut zeigte sich der Anbieter von Serviceleistungen für Technische Dokumentation und der Software docuglobe über die Qualität der Gespräche und die Anzahl der Neukontakte. Darüber hinaus erzielte das Unternehmen auf der Messe direkte Kaufabschlüsse.
Auch die am technotrans-Stand vertretenen Unternehmen dokay und das Institut für technische Literatur (itl) waren mit dem Verlauf der Veranstaltung sehr zufrieden. itl, als erfahrenes Dienstleistungs- und Consulting-Unternehmen, vermeldete ebenfalls direkte Abschlüsse auf der Messe.
Aus den zahlreichen Besuchern an unserem Stand registrierten wir rund 30 % Neukontakte so viel wie auf keiner vorherigen tekom-Jahrestagung, kommentiert Ulrich Pelster. Es hat sich gezeigt, dass die verstärkten Marketingaktivitäten seitens der Aussteller zu der Veranstaltung Früchte trugen, analysiert er weiter. Die direkt auf der Messe getätigten Abschlüsse bestärken uns natürlich darin, dass wir mit unserer Software docuglobe auf dem richtigen Weg sind. Nach wie vor gibt es im Bereich Technische Dokumentation viel Potential. Technische Redakteure suchen nach einer pragmatischen, einfach bedienbaren, aber dennoch anspruchsvollen und ausgereiften Lösung, um ihre zahlreichen Dokumente besser erstellen, zu verwalten und medienübergreifend zu publizieren, führt er weiter aus.
Effizienz durch Modularisierung
Hier genau liegen die Stärken von docuglobe. Die Software spielt ihre Qualitäten vor allem dort aus, wo es ein hohes Dokumentenaufkommen mit redundanten Inhalten gibt. Das System verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in Form einer Baumstruktur ähnlich dem Windows-Explorer ab. Der Anwender kann aus diesen Modulen neue Dokumente erstellen, indem er sie per Drag & Drop zusammenfügt. Danach übernimmt docuglobe die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source Publishing). Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass vorhandene Inhalte einmal erstellt vielfach genutzt werden. Der Clou dabei: Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehenden Dokumente. So ist sichergestellt, dass auch über Sprachgrenzen hinweg stets alle Dokumente auf dem aktuellen Stand und untereinander konsistent sind. Das Resultat ist eine erhebliche Beschleunigung der Arbeitsprozesse bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität und einem attraktiven Kosten-Nutzen-Verhältnis, so Ulrich Pelster.
Die auf der tekom gezeigte Version 4.2 von docuglobe geht noch einen Schritt weiter: Es können die Zugriffsberechtigungen auf Abteilungsebene geregelt werden, so dass für bestimmte Unternehmensbereiche die für sie relevanten Ordnerstrukturen verfügbar sind. Das bedeutet, dass nicht mehr für jede Abteilung ein eigener docuglobe-Server notwendig ist. Vertriebsmitarbeiter etwa haben Zugriff auf Dokumente und Informationsmodule, die sie für ihre Arbeit benötigen nicht aber auf Materialien der Technischen Dokumentation oder der Qualitätssicherung. Die Freigabe erfolgt auf oberster Ebene der Ordnerstruktur alle untergeordneten Ordner erhalten die gleichen Rechte. Die Zugriffsrechte sind dabei an die im System eingerichteten Benutzergruppen gebunden.
Geschäftsbereich global document solutions by technotrans AG
Der dem Segment Services der technotrans AG zugeordnete Geschäftsbereich global document solutions bietet Unternehmen jeder Branche umfassende Lösungen beim Umgang an und mit Dokumenten. Neben der Software docuglobe reicht das Dienstleistungsprofil von der klassischen Redaktion bis zur Beratung beim Aufbau und der Integration geschäftskritischer Dokumentation.
Das Unternehmen technotrans AG ist weltweit anerkannt und marktführender Systemanbieter von Anlagen für die Herstellung von Printmedien und Mikrostrukturen. An weltweit 13 Standorten erwirtschafteten die über 650 technotrans Mitarbeiter in 2004 einen Umsatz von mehr als 117 Millionen. (technotrans AG WKN 744 900). Mehr Informationen unter www.docuglobe.de oder www.technotrans.de
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