Standard Software für Personaleinsatzplanung und Istzeiterfassung: Ungeahntes Potenzial für effiziente Prozesse

Verl, 12.03.2013 - Prozesse optimieren, Schnittstellen reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und ein engagiertes Dienstleistungsunternehmen mit rund 50 Mitarbeitern fit für die Zukunft machen: Das war die Herausforderung, vor die sich die p.l.i. solutions GmbH aus Verl im Rahmen eines Kundenauftrags gestellt sah. Die Aufgabe wurde innerhalb kürzester Zeit zur vollen Zufriedenheit des Kunden gelöst. Das Geheimnis hinter dem wegweisenden Konzept des Unternehmens aus Verl sind seine ambitionierten Mitarbeiter, die unter Verwendung von gängigen Standard Software Tools eine passgenaue Lösung für jedes Projekt erarbeiten und diese auch gleich in die Praxis umsetzen. Das garantiert höchste Funktionalität ohne unerwartete Störungen im Betriebsablauf.

Am Anfang stand der dedizierte Wunsch eines Dienstleistungsunternehmens im Service-Bereich, alle internen und externen Serviceprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Eine Reduzierung der Schnittstellen zu den eigentlichen Kernprozessen sowie zu den Führungsaufgaben sollte ebenso erreicht werden wie eine Vereinfachung der komplexen Unterstützungsprozesse. Mit Hilfe einer optimierten Teamorganisation sollte die Ablauforganisation modernisiert werden, die Aufbauorganisation der etwa 50köpfigen Mannschaft sollte ebenso überarbeitet und auf ein modernes Fundament gestellt werden. Aus der Optimierung aller Prozesse sollte letztlich insbesondere eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten resultieren, gleichzeitig waren alle Serviceprozesse revisionssicher zu dokumentieren, um als Grundlage für die Abrechnung von außerordentlichen Dienstleistungen an den Kunden zu fungieren.

Möglich wurde das durch den Einsatz einer Standard Software für die Mitarbeiterplanung sowie durch die Einführung einer CRM Kundenmanagement Software. Die Erfassung aller Arbeitszeiten über die Software PROCESS PC legte schließlich die Grundlage für die revisionssichere Abrechnung aller Dienstleistungen an den Kunden. Es entstand eine maßgeschneiderte Lösung für den individuellen Kundenwunsch, die aus der passgenauen und reibungsfreien Verzahnung aller Prozesse und der zugehörigen IT besteht. Das garantiert dauerhaft störungsfreie Prozesse über die gesamte Produktionskette von der Personalplanung bis zur Abrechnung an den Kunden.

Als Herzstück der Personaleinsatzplanung setzt die p.l.i. solutions GmbH auf die PROCESS HR Software. Sie ermöglicht einen flexiblen Einsatz aller Ressourcen, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Schon kleine Firmen mit einer Mitarbeiteranzahl im geringen zweistelligen Bereich optimieren mit der PROCESS HR Software ihren Mitarbeitereinsatz, das System ist dabei flexibel einsetzbar und ausbaufähig und kann auch in Großbetrieben problemlos verwendet werden. Insbesondere die Einsatzplanung für Einzelschichten und Wechselschichten ist mit der professionellen Software durchzuführen, Gleiches gilt für die manuelle Planung auf Tages-, Wochen- und Monatsbasis.

Ein Abgleich der Soll-Ist-Kapazität erleichtert die Reaktion auf kurzfristige Schwankungen in der Produktion, eine Grob- und Feinplanung mit täglicher Anwesenheitskontrolle ermöglicht die Kontrolle von An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Die automatische Generierung von Planungsvorschlägen sorgt für eine effiziente Jahresurlaubsplanung, die insbesondere auf die Wünsche der Mitarbeiter ausgerichtet sein kann. Eine automatisierte Mitarbeitereinsatzplanung rundet das Potenzial der zukunftsweisenden Standard Software ab und vereinfacht die Planung des Stammpersonals.

Schlanke und effiziente Prozesse des Kundenmanagements ergeben sich aus dem Einsatz der CRM Kundenmanagement Software. Die automatisierte Bearbeitung aller Anfragen per Mail und die Datenspeicherung im CRM System als Support Anfrage bilden die Basis für eine effiziente und zielgerichtete Bearbeitung jeder Kundenanfrage unter Berücksichtigung kürzester Durchlaufzeiten. Falls nötig, können geleistete Arbeitszeiten mit dem zukunftsweisenden System PROCESS PC erfasst werden. Damit sind Zusatzdienstleistungen für Kunden ebenso schnell wie sicher zu belegen und abzurechnen.

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