Migration von SAP Business Planning and Consolidation 10.0 - Teil 1: Das erwartet Sie im Reporting mit Excel

Bremen, 13.03.2013 - Bei der Migration auf die neueste Version von SAP Business Planning and Consolidation existiert eine nennenswerte Hürde: das Berichtswesen. Was sind die wesentlichen Hindernisse, die eine Migration erschweren, und warum ist es ratsam, vor einer Migration eine Analyse des Reports durchzuführen.

Nutzer von SAP Business Planning and Consolidation sollten sich bereits heute im Klaren darüber sein, dass mittelfristig eine Migration unumgänglich ist; laut SAP wird die Version 7.5 lediglich bis Ende 2017 unterstützt. Losgelöst von Veränderungen, die sich bis zum genannten Zeitpunkt im Bereich SAP Business Planning and Consolidation ergeben, werden die bislang genutzten EVDRE-Formeln für das Excel-Reporting der Version 7.5 nicht weiter unterstützt.

Die Formeln werden durch das neue EPM-Add In für Microsoft ersetzt, über das in den Microsoft-Anwendungen wie Excel, Word und PowerPoint Berichte mittels eines Berichtsgenerators, dem EPM-Pane, erstellt und verändert werden können. Das Add In besitzt ein vollständig neu gestaltetes User-Interface und beeinflusst somit die Art und Weise des Berichtsaufbaus mit Planning and Consolidation grundlegend. Für den Nutzer bedeutet dieses, dass er zwar wie bisher Themen im EPM-Add In auf Basis der EVDRE-Funktionalitäten darstellen kann, allerdings gegebenenfalls notwendige Änderungen vorgenommen werden müssen.

Die Tatsache, dass eine Migration der Berichte und eine Nutzung alter EVDRE-Berichte nur eingeschränkt möglich sind, werden beim geneigten Nutzer mit Sicherheit deutliche Verwirrungen erzeugen. Um diesen Zustand erst gar nicht eintreten zu lassen, liefern wir im Folgenden eine prägnante Erläuterung zur Migration von EVDRE-Berichten.

Die Migration auf Version 10 verläuft in zwei Schritten: Zuerst wird ein Backup des alten AppSet erstellt und dann mittels Restore im neuen SAP NetWeaver als 'Environment' integriert. Der Nutzer muss bei der Umstellung diverse Änderungen der Terminologie in Kauf nehmen; von dieser Migration jedoch nicht betroffen sind erstmals die EVDRE-Reports, die sich weiterhin entweder auf den Servern oder bei den einzelnen Usern lokal auf dem Rechner befinden.

Im neuen EPM-Add In gibt es im zweiten Schritt die Möglichkeit, Berichte zu migrieren. Über die Einstellungen lassen sich damit einzelne Berichte, ganze Ordner oder gar der Server schnell und einfach auf die Systematik von EPM-Berichten wandeln. Die Migration von Berichten mit diesem Tool führt dazu, dass sich der Bericht auf den ersten Blick nach der Migration nicht grundlegend geändert zu haben scheint. Weitere Informationen, die den aktuellen Migrationsprozess betreffen, können jederzeit unter MORE > LOG? abgerufen werden.

Wagt man einen zweiten Blick, so stellt man fest, dass ein neuer Reiter hinzugekommen ist, in dem bereits anhand der Einstellungen des EVDRE-Berichts die Formatvorlagen des Berichts adäquat konfiguriert wurden. Sieht man sich dann den EVDRE-Bericht genauer an, erkennt man schnell, dass die Zelle, in der normalerweise das EVDRE() den kompletten Bericht steuert, auskommentiert ist - die EVDRE-Funktion ist nun nicht mehr für den Aufbau des Berichts verantwortlich, sondern das EPM-Pane. Alle Parameter, die für den EVDRE-Berichtsaufbau verantwortlich waren, nehmen im EPM-Add In durch die Migration an unterschiedlichen Stellen die gleichen Funktionen wahr. In Konsequenz werden die gesamten Range-Parameter und deren Untertabellen nicht mehr benötigt.

Erscheint die Migration auf den ersten Blick völlig problemlos, so wird spätestens beim zweiten Blick klar, dass SAP mit der Aussage, eine Migration über das Migrationstool sei 'nicht so einfach durchführbar' Recht behalten sollte.

Was ist mit einem 'komplexen' Bericht gemäß Berichtsmigration aber überhaupt gemeint?

Hierzu muss man in erster Linie wissen, dass diverse Funktionen aus dem EVDRE-Portfolio in gleicher Form unter anderen Bezeichnungen umgesetzt sind. Einige Funktionen wurden z.B. in das EPM-Pane oder die allgemeinen Optionen übernommen, aber andere Funktionen wiederum existieren nicht mehr. Dies führt beispielsweise dazu, dass die bislang genutzte EVHOT-Funktion, die unter Berücksichtigung der aktuellen Einstellungen auf einen hinterlegten Bericht springt, in Einzelfällen überhaupt nicht mehr funktioniert; und die entsprechende Funktion im EPM-Add In erst erneut erstellt werden muss.

Auch verschachtelte Funktionen, die über Wenn-Funktionen die Steuerung übernehmen, werden von der Migration übergangen. Da es sich dabei nicht um eine klassische EVDRE-Formel handelt, erkennt das System im Zuge der Migration nur selten diese Einstellung. So sind beispielsweise doppelte EVDRE-Formeln für den Berichtsaufbau gar nicht berücksichtigt und Aspekte wie variable Filterkriterien für die Berichtsdimensionen werden ebenfalls bei der Migration nur rudimentär betrachtet. Für die Filter bedeutet das: Im Einzelfall wird die letzte Einstellung der variablen Auswahl von Konten (beispielsweise in Abhängigkeit der gewählten Gesellschaft) an das EPM-Pane weitergegeben und folglich der zuletzt angezeigte Filter als fixer Wert im EPM-Pane angezeigt. Somit ist eine variable Filtermöglichkeit im EPM-Pane durch die Migration ausgeschlossen. Was im Umkehrschluss nicht bedeutet, dass eine variable Filterung (auch als Formel im Bericht) für das EPM-Add In nicht existiert.

Sie werden feststellen, unabhängig davon, ob sie die EVDRE-Berichte in der alten Form weiter nutzen oder migrieren möchten, dass die MNU-Makros, welche zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten für EVDRE-Berichte bieten, nun nicht mehr funktionieren. Diese Form von Makros wird nicht mehr unterstützt (Nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie nächste Woche unter Teil 2: Migration auf SAP Business Planning and Consolidation 10.0 ? Steuerung von Berichten via Makros) und wurde durch Einbindung des FPMXL-Client im Visual Basic-Editor ersetzt.

Die Migration scheint sich unter Berücksichtigung der letztgenannten Argumente eher nachteilig auszuwirken. Tatsächlich sind aber weiterhin alle Funktionen in der neuen Version verfügbar; allerdings funktioniert das EPM-Pane größtenteils zielgerichteter und Aspekte wie Filterung, Butterfly-Berichte oder ähnliche Berichtsthemen werden anders gelöst. Hat man sich mit diesen Themen eingehend auseinandergesetzt, so muss man zu dem Schluss kommen, dass es tatsächlich für den Berichtsgestalter (sofern dieser nicht in der Systematik der Vorgängerversion verankert ist) vergleichsweise leicht möglich ist, auch komplexere Themen in Berichten umzusetzen. Rollierende Finanzplanung oder IC-Matching-Berichte konnten zum Beispiel in der der Regel - trotz erhöhter Komplexität - um ein vielfaches einfacher realisiert werden als in der Vorgängerversion ? und das ohne Performance-Einbußen.

In der Regel sind ein Großteil, wenn nicht sogar alle Berichte, vom Problem der Berichtsmigration betroffen. Bevor man es sich zur Aufgabe macht, die alten EVDRE-Berichte zu migrieren und dann versucht, die fehlenden Übernahmen im EPM-Pane anzupassen, bietet es sich an, vor einer Migration eine genaue Analyse der Berichte durchzuführen. Denn in der Regel ist es für die Umsetzung einfacher, die Berichte neu zu erstellen als eine Anpassung alter Berichte an die neuen Funktionalitäten vorzunehmen.

Für eine effiziente Umstellung sollte deshalb zuerst die Komplexität des Berichtsaufbaus der einzelnen Berichte geprüft und auch dessen Notwendigkeit mit dem jeweiligen Nutzerkreis abgestimmt werden. So lässt sich der Zeitaufwand bei der Erstellung eines neuen Berichts besser abschätzen und darüber hinaus können 'überflüssige' Berichte eliminiert werden. Schlussendlich kann diese Vorgehensweise auch als wirtschaftliches Entscheidungskriterium für den Kunden dienen und die Frage final klären, ob eine Migration unter den derzeitigen Bedingungen sinnvoll ist.

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