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Perforce-Studie: 83 Prozent der Mitarbeiter vergeuden jeden Tag wertvolle Zeit mit Problemen bei der Versionierung von Dokumenten

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Bestehende Lösungen für Dateiaustausch und Dokumentenmanagement leisten zu wenig, um die kostspieligen, zeitraubenden und frustrierenden Probleme beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten zu lösen


. - Der Großteil der Mitarbeiter vergeudet jeden Tag wertvolle Zeit mit Problemen bei der Versionierung von Dokumenten wie Suche nach der richtigen Dateiversion oder Arbeiten mit einem bereits veralteten Dokument. - Selbst in Unternehmen, die ein Dokumentenmanagementsystem...

Wokingham, 26.03.2013 - .

- Der Großteil der Mitarbeiter vergeudet jeden Tag wertvolle Zeit mit Problemen bei der Versionierung von Dokumenten wie Suche nach der richtigen Dateiversion oder Arbeiten mit einem bereits veralteten Dokument.

- Selbst in Unternehmen, die ein Dokumentenmanagementsystem oder einen Dateiaustauschservice im Einsatz haben, verlieren ungefähr 9 von 10 Mitarbeitern aufgrund dieser Probleme Zeit.

- Die Probleme beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten sind zeitraubender als ein fehlender Netzwerkzugang und werden als frustrierender empfunden, als den Zündschlüssel in einem Auto mit Selbstverriegelung liegen zu lassen.

- Unternehmen können ihre Produktivität deutlich erhöhen und gleichzeitig Kosten senken, wenn sie diese Dauerprobleme angehen.

Mangelhafte Praktiken beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten sind sehr teuer, zeitraubend und die Quelle vieler Frustrationen. Das ist das Ergebnis einer unabhängigen Anwenderumfrage im Auftrag von Perforce Software. Die Studie von Harris Interactive® mit dem Titel "July 2012 Knowledge Worker Survey", bei der insgesamt 1.004 Mitarbeiter in Unternehmen (1) in den Vereinigten Staaten und Großbritannien befragt wurden, zeigt, dass die Probleme beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten allgegenwärtig, frustrierend und die Ursache für kostspielige Produktivitätseinbußen sind. Dies gilt auch für den Fall, dass Werkzeuge für den Dateiaustausch vorhanden sind. Die Studie verdeutlicht ferner, dass diese Probleme weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen, von verpassten Verkaufsgelegenheiten über den Verlust von Reputation bis zu einem peinlichen Eindruck bei Kollegen und Kunden.

Die Probleme beim gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten treten in dem Maße auf, wie die Dokumente durch viele verschiedene Hände gehen und im Verlauf dieses Prozesses in vielen verschiedenen Versionen abgespeichert werden. Zu diesen weit verbreiteten und zeitraubenden Problemen gehören unter anderem die Suche nach der richtigen Dateiversion, die Arbeit an der falschen Dokumentenversion oder das manuelle Übertragen von Änderungen anderer.

Wenigen bekannt und doch von allen wahrgenommen

Auch wenn weniger als die Hälfte der Befragten (45 Prozent) mit dem Begriff "Versionierungsprobleme" vertraut ist, fördert die Studie zu Tage, dass mehr als vier von fünf Befragten (83 Prozent) jeden Tag wertvolle Zeit mit diesen Problemen vergeuden oder verlieren. Dazu gehören:

- Das Durchsuchen von Festplatten und Posteingängen im E-Mail-Programm nach der aktuellsten oder korrekten Datei (73 Prozent)

- Das erzwungene Warten, weil erst jemand anderer seine Arbeit an einem Dokument beenden muss (59 Prozent)

- Das manuelle Überarbeiten von Dokumenten, um die Änderungen von einem oder mehr Benutzern zu sichten (56 Prozent)

- Das Arbeiten an einem Dokument, nur um nach einiger Zeit festzustellen, dass es sich um die falsche oder veraltete Datei gehandelt hat (47 Prozent)

Interessanterweise kämpfen selbst von den 69 Prozent der Befragten, deren Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem oder einen Dateiaustauschservice nutzen, rund 9 von 10 mit Problemen bei der Versionierung von Dokumenten (86 Prozent im Falle eines Dokumentenmanagementsystems, 90 Prozent im Falle eines Dateiaustauschservices). Dies legt den Schluss nahe, dass die bestehenden Lösungen wenig zur Problemlösung beitragen.

"Diese Studie hilft bei der Quantifizierung eines Problems, dem beinahe jeder auf die ein oder andere Art und Weise begegnet", betont Christopher Seiwald, CEO und Gründer von Perforce Software. "Übliche Praktiken in der Teamarbeit und bestehende Systeme beseitigen die Versionierungsprobleme nicht, welche die Unternehmensorganisationen bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten behindern. Wir haben dieses Problem für Softwareentwicklerteams, eine der komplexesten Formen von Teamarbeit, weitgehend gelöst. Aber die meisten Unternehmen müssen erst noch die grundlegende Ursache für das Problem, die Versionierungsmanagement heißt, in angemessener Art und Weise angehen."

Zeitraubender als Spam, frustrierender als Verwarnungen wegen Falschparkens

Nach den Studienergebnissen zu urteilen lassen sich die Probleme mit der Dokumentenversionierung als Produktivitätskiller bezeichnen. Miteinander kombiniert haben sie für einen höheren Anteil von Mitarbeitern (75 Prozent) einen Einfluss auf die Arbeitsproduktivität als:

- ein fehlender Netzwerkzugang (71 Prozent)

- Spam- und Junk-E-Mails (59 Prozent)

- ein zu Hause vergessenes Mobiltelefon (34 Prozent)

Ferner zeigt die Studie, dass Probleme im Zusammenhang mit Dokumenten insgesamt für einen höheren Anteil von Mitarbeitern (83 Prozent) frustrierender sind als:

- ein in einem Auto mit Selbstverriegelung liegen gelassener Zündschlüssel (78 Prozent)

- eine Verwarnung wegen Falschparkens (78 Prozent)

- Wochenendarbeit (64 Prozent)

- Schwierigkeiten beim Einwählen in eine Telefonkonferenz (57 Prozent)

Die Mitarbeiter reagieren auf diese Probleme ziemlich heftig. So gaben 81 der Befragten an, an einer falschen Dokumentenversion gearbeitet oder zu viel Zeit mit dem Suchen der richtigen Datei zugebracht zu haben. Von diesen hören 29 Prozent in der Folge ganz auf, an dem Projekt weiterzuarbeiten, oder verkürzen die darauf verwendete Zeit, wenn sie sich vergegenwärtigen, wie viel Zeit sie bereits vergeudet haben. Weitere verblüffende Antworten auf die Frage, was sie bei solchen Problemen tun oder tun würden, lauteten:

- den Computer anschreien (33 Prozent)

- am liebsten in die nächste Bar oder den nächst gelegenen Pub flüchten (21 Prozent)

- einen Gegenstand durch den Raum werfen (12 Prozent)

- mit dem Kopf auf die Schreibtischplatte schlagen (12 Prozent)

In einer weiteren Meldung von heute hat Perforce Software die Verfügbarkeit seines neuen Produkts Commons (http://www.perforce.com/press/perforce-software-unveils-commons-bringing-power-enterprise-version-management-business-teams) vorgestellt.

(1) Voll- oder Teilzeitbeschäftigte ab 18 Jahren, die an ihrem Arbeitsplatz einen Computer nutzen und in ihrer Arbeit Dateien unterschiedlichster Art mit anderen austauschen.

Befragungsmethode

Harris Interactive® führte die Online-Befragung in den Vereinigten Staaten und Großbritannien im Auftrag von Perforce Software durch und hat hierfür eine Stichprobe von 1.004 Mitarbeitern von Unternehmen (500 in den USA, 504 in Großbritannien) befragt. Bei den Befragten handelt es sich um Voll- und Teilzeitbeschäftige ab 18 Jahren, die an ihrem Arbeitsplatz einen Computer verwenden und in ihrer Arbeit Dateien unterschiedlichster Art mit anderen austauschen. Wo nötig, wurden die Zahlen gewichtet, um sie mit ihrem tatsächlichen Größenverhältnis innerhalb der Grundgesamtheit in Einklang zu bringen. Schätzungen zum theoretischen Stichprobenfehler können nicht errechnet werden. Die komplette Methode kann in der Studie unter www.perforce.com/83percent nachgeschlagen werden.

Harris Interactive

Harris Interactive ist ein globales Marktforschungsinstitut mit Niederlassungen in Nordamerika, Europa und Asien. Der Hauptsitz der Firma ist in New York. Harris Interactive Deutschland ist aus der 1996 gegründeten und seit April 2007 zu Harris Interactive gehörigen MediaTransfer Netresearch & Consulting hervorgegangen.


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