In Zukunft landesweit nutzbar: MACH BI in Thüringen

Lübeck, 22.04.2013 - Mit MACH Business Intelligence (BI) wird im Freistaat Thüringen zukünftig ein integriertes Web-Reporting-Werkzeug im Einsatz sein. Das Thüringer Finanzministerium nutzt das System bereits seit 2012 im Rahmen der Mittelbewirtschaftung und Kasse. Durch eine nun erworbene Landeslizenz können flächendeckend alle Thüringer Dienststellen die Anwendung nutzen.

"Trotz einiger Herausforderungen konnten wir MACH BI effizient im Finanzministerium einführen und zügig davon profitieren", so René Geißdorf, zuständig für das Reporting und Haushaltsplanaufstellungsverfahren im Thüringer Finanzministerium (TFM). "Wir freuen uns, dass wir nun den nächsten Schritt gehen können - und dass uns die Nutzung in anderen funktionalen und organisatorischen Bereichen weitere Vorteile bringt." So können in Zukunft die Landeseinrichtungen dezentral und bequem auf die Berichte zugreifen, diese zeitgesteuert via E-Mail erhalten oder zukünftig auch selbst Ad-hoc Berichte erstellen.

Das TFM hat MACH BI eingeführt, um das Berichtswesen zunächst im Bereich der Mittelbewirtschaftung und Kasse zu optimieren. Hier gab es besondere Herausforderungen: Lediglich die Landeshauptkasse nutzt eine Client/Server-Anwendung, die Landesbehörden arbeiten dagegen alle mit einer webbasierten MACH Lösung - das entspricht 95 Prozent der Endnutzer. Das hatte zur Folge, dass Reporte zum Teil nicht auf direktem Weg zur Verfügung gestellt werden konnten. Um den Technologiewechsel zu überbrücken, wurde ein "Workaround" etabliert - mit hohem Administrations- und letztlich Kostenaufwand.

Die Einführung des Web-Reporting-Instruments hat 2011 mit der Teststellung begonnen. In einer verhältnismäßig kurzen Pilotphase von ca. vier Monaten haben 2012 vier Dienststellen erste BI-Berichte produktiv eingesetzt und damit das Altverfahren in Teilen abgelöst. Mit großen Effizienzgewinnen: Wo früher bestimmte Auswertungen nur zu vorgegebenen Zeitpunkten möglich waren, können diese jetzt zu jedem Zeitpunkt erfolgen. Es sind nicht mehr vielfältige manuelle Selektionen erforderlich. Für die Nutzer werden einheitliche Berichte zur Verfügung gestellt, welche ausgehend von den integrierten Rollen- und Berechtigungen über die Web-Anwendung genutzt werden können. Daneben können auf Basis dieser Berichte nutzerspezifische Suchprofile angelegt werden, die sowohl zur manuellen Berichtserstellung als auch für den zeitgesteuerten E-Mail-Versand verwendet werden können und so die Arbeit erheblich erleichtern.

Derzeit findet der Roll-out über alle Dienststellen statt - zirka 30 Anwender sind bereits geschult und können Berichte ausführen, 50 weitere arbeiten als aktive Berichtsnutzer oder -empfänger mit dem System. Langfristig sollen 300 bis 500 Nutzer der webbasierten MACH Software die BI-Anwendung einsetzen können. Zu den Erfolgsfaktoren gehörten unter anderem die gute interne Organisation und die schlanken Strukturen im Projekt. Für das BI-Umfeld ist René Geißdorf alleiniger Ansprechpartner und die Abstimmungswege sind sehr effizient. Auch die gute Zusammenarbeit mit der MACH AG sowie deren fachliche Expertise weiß das TFM zu schätzen. "Die Zusammenarbeit mit MACH funktioniert sehr gut", so René Geißdorf. "Dank kurzer Wege und hoher fachlicher Kompetenz konnten viele Berichte in relativ kurzer Zeit erstellt werden."

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