Bürotourismus erfolgreich eingedämmt - exe führt digitale Archivlösung bei der Buddenbrock GmbH ein

Die Versicherungsprofis vermitteln innovative Speziallösungen für Mittelständler, vor allem Zahnärzte und Dentallabore, Apotheker sowie Friseure.

Naturgemäß fällt im Versicherungsbereich eine Menge an Papier an, das archiviert werden muss: Bei der Buddenbrock GmbH waren es 2.500 randvolle Aktenordner, die 175 Regalmeter für sich beanspruchten und damit die räumlichen Grenzen zu sprengen drohten. Und auch die Mitarbeiter waren gefordert, nach internen Erhebungen verbrachten sie rund ein Viertel ihrer täglichen Arbeitszeit auf der Suche nach abgelegten Dokumenten im Archiv.

Das war der Moment, an dem sich Geschäftsführer Andreas Stenten sich am Markt nach einem geeigneten Archivsystem-Anbieter umsah und sich nach einer umfangreichen Recherche für ELO entschieden. Ein Business Partner aus dem Ruhrgebiet erarbeitete ein Konzept für eine digitale Archivierungsstrategie, das zu weiten Teilen von der exe übernommen wurde. Eine Leistung, die für Stenten einen wesentlichen Unterschied zu anderen Anbietern ausmacht, seiner Einschätzung nach "hätten andere vermutlich wieder von vorne begonnen", statt das von einem Drittanbieter entwickelte Konzept objektiv zu bewerten und es in der Konsequenz fast unverändert einzuführen.

Durch diese Flexibilität konnte direkt damit begonnen werden, die Software zu installieren und die zugesagten Anpassungen vorzunehmen. Dabei legte die Buddenbrock GmbH besonderen Wert auf die reibungslose Anbindung von ELO an das führende Assekuranz Management System AMS, eine Forderung, die die Spezialisten der exe souverän und zur vollsten Kundenzufriedenheit erfüllten.

Der Anspruch von exe, funktionierende Lösungen zu entwickeln, um Prozesse im Büro und Archiv zu optimieren, wurde in diesen Projekt bereits in der Implementierungsphase erfüllt, und auch das Ergebnis stellt den Kunden sehr zufrieden. exe konnte den von Stenten so getauften "Bürotourismus" deutlich eindämmen und damit die Produktivität des Unternehmens um 25 Prozent steigern. Damit rechnet sich für Stenten das gesamte Projekt: Die Amortisation der Investition wird seiner Einschätzung nach in ein bis zwei Jahren erreicht sein.

Und auch die Mitarbeiter arbeiten gerne mit dem neuen System, können sie doch nun die meisten Fälle bequem vom Schreibtisch aus zu erledigen oder sich im Außendienst die wichtigen Dateien bequem auf sein iPad oder über Webzugriff zu laden, statt wie früher Aktenberge, die in große Postkörbe gestapelt waren, für einen Kundentermin mitzuführen. Die Zeiten, in denen Außendienstmitarbeiter bei Buddenbrock auch "kraftvoll in den Armen" sein mussten, sind damit endgültig vorbei, so der Geschäftsführer.

Für die Zukunft sieht Andreas Stenten weitere Projekte mit der exe, etwa schlankere Prozesse für das Vertragsmanagement oder die digitale Personalakte. Da bereits im abgeschlossenen Projekt die Arbeitserleichterung als "erheblich" eingeschätzt wurde, setzt man bei der Buddenbrock GmbH auch zukünftig auf die Kompetenz und Expertise der exe, um die Prozesse im Büro zu vereinfachen, Workflows zu optimieren und so Kosten zu sparen.

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