Hype um das Instant Messaging eröffnet viele Chancen

„Hintergrund dieser technologischen Entwicklung ist der Zwang, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens schnell, einfach und effizient miteinander kommunizieren müssen, auch wenn sie in verschiedenen Städten arbeiten und schwierig zu erreichen sind“, erklärt Lars Riehn, Geschäftsführer der Münchner Unternehmensberatung infoWAN den Hype um das Instant Messaging. Dazu kommt auch noch der ständige Kostendruck, denn die veralteten Alternativen zu dieser schnellen Kommunikationsform kosten nicht nur mehr Zeit, sondern auch viel Geld. „Die rechtzeitige und effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens ist eine unverzichtbare Basis für alle erfolgreichen Entscheidungen im Unternehmen“, ist sich Riehn sicher. Dabei erhalten Mitarbeiter 50 bis 70 Prozent ihrer Informationen von anderen Mitarbeitern. Sind jedoch die entscheidenden Leute und Kompetenzen auf mehrere Standorte, Länder und Kontinente verteilt, kommt ein Informationsaustausch nur schleppend, mitunter sogar gar nicht zustande, weiß der Unternehmensberater aus Erfahrung. Der Einsatz von Instant Messaging (IM), Webkonferenzen, integrierter Telefonie und Voice over IP (VoIP) im Unternehmen wächst daher rasant. Das überrascht nicht, ermöglichen diese Anwendungen doch eine optimierte Kommunikation sowie die Reduktion von Zeit und Kosten. So gibt beispielsweise IM Auskunft über die Anwesenheit der Mitarbeiter (d. h. Präsenz) und wird in die bestehende und gewohnte Umgebung integriert. Die Steigerung der Effizienz in der Kommunikation und der Produktivität ist enorm. „Wir beraten täglich Unternehmen, die sich für die modernen Kommunikationsmöglichkeiten interessieren“, sagt Riehn. Wichtig sei es, bei all den Innovationen den Blick für die Infrastruktur eines Unternehmens nicht aus den Augen zu verlieren. Das heißt, am Anfang steht die Analyse der Unternehmensstruktur. Erst dann kann man mit Gewissheit sagen, wie effizient Instant Messaging, Telefonieintegration/Voice over IP, und Web- und Video-konferenzen für die Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden können. Auch die Sicherheit darf dabei nicht zu kurz kommen, schließlich kommunizieren Mitarbeiter meist über sensible Geschäftsprozesse. Beim Instant Messaging beispielsweise ist es wichtig, dass die Informationen verschlüsselt via Internet übertragen werden und dass ein entsprechender Schutz besteht – z. B. gegen Viren. „Am Ende unserer Arbeit können die Mitarbeiter eines Unternehmens direkt von ihrem PC aus erkennen , ob der gewünschter Gesprächspartner schon an seinem Arbeitsplatz ist und sich dann entscheiden, wie sie mit ihm kommunizieren wollen“, sagt Riehn.

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