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Projektmanagement = Produktivitätsmanagement

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Projektmanagement für kleine und mittlere Unternehmen ist mehr als das Management von aufwändigen Einzelprojekten. Es ist im gleichen Maße die Definition und Optimierung aller Geschäftsprozesse - vom Kundenkontakt bis zum Büroalltag - und deren Überwachung...

Ochtrup, 13.05.2013 - Projektmanagement für kleine und mittlere Unternehmen ist mehr als das Management von aufwändigen Einzelprojekten. Es ist im gleichen Maße die Definition und Optimierung aller Geschäftsprozesse - vom Kundenkontakt bis zum Büroalltag - und deren Überwachung gerade dann, wenn sich die Geschäftsabläufe ständig wiederholen. Das umfasst die Bearbeitung einer konkreten Kundenanfrage bis hin zur Definition aller Vorgänge, die beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter nötig sind: Wer sein Büro und sein Unternehmen flexibel und effektiv managen will, braucht schlanke Projektmanagementlösungen. Die ivisio GmbH verwaltet daher fast alle ihre Geschäftsprozesse produktiv mit der RS TaskGroup Projektmanagementlösung von Raikosoft.

Über die ivisio GmbH

Die ivisio GmbH mit rund 15 Mitarbeitern bietet ihren Kunden umfangreiche digitale Marketing-Dienstleistungen an. Im eigenen Digital Signage-Bereich konzipiert das Unternehmen digitale Screens und elektronische Werbetafeln und hilft bei der Realisierung von Schaufenster-TV. Außerdem entwickelt ivisio Branchenportale und individuelle Portal-Lösungen. Ein weiterer Baustein, um Kunden bei der Entwicklung ihrer digitalen Kommunikation zu helfen, ist die plattformübergreifende App-Entwicklung. Zum Dienstleistungsportfolio gehört auch die Produktion von Katalogen, Broschüren oder Produktdatenblättern. Webdesign, eCommerce, CRM und SEO-Lösungen runden das Portfolio des Unternehmens mit Sitz in Berlin und Burscheid ab.

Anforderungsprofil einer Projektmanagementsoftware

Die ivisio GmbH verwaltete vor dem Einsatz von RS TaskGroup ihre Projekte auf verschiedene Arten. Microsoft Project erwies sich dabei als zu überdimensionierte Lösung - gerade wenn man auch eine Serie kleingliedrigerer Projekte managen wollte. Auf der anderen Seite war die Verwendung mit Excel unter Aufstellung einfacher Listen zu provisorisch und wenig leistungsfähig, da auch alltägliche Prozesse schnell und gleichzeitig reibungslos organisiert werden mussten, um Versäumnisse zu unterbinden. Das Management mit Outlook-Aufgaben schied als Provisorium endgültig aus, als ivisio sein System komplett auf die Mac OS-Umgebung umstellte. So entstand früh der Bedarf nach einer browserbasierten Lösung. Diese sollte auch den Vertrieb, externe Mitarbeiter und Partner einbinden. Gerade durch die notwendige Anbindung des Außendienstes musste die Anwendung auch App-gestützt über iPad und iPhone der Mitabeiter gesteuert werden können. Akut wurde das Problem mit dem schnellen Neuaufbau des Digital Signage-Bereichs, in dessen Verlauf nun schnell rund 240 Partner und Neukunden einzubinden waren.

Auf der Suche nach einer Mac-basierten, bestmöglich vom iPad unterstützten Lösung erwog die ivisio GmbH verschiedene Lösungen. So auch die an sich leistungsfähige Projektmanagementsoftware Merlin, welche allerdings für den konkreten Projektalltag und seine zahlreichen kleinen Aufgaben, der nach schnell anzulegenden Einzelprojektdefinitionen rief, ähnlich wie MS Project zu mächtig erschien. Bei der weiteren Recherche stieß man dann auf RS TaskGroup von Raikosoft. Schon bei einem Blick auf die Webseite wurden die wichtigsten Fragen erläutert. Nicht unwichtig war aber auch die geringe Investitionshürde durch die Möglichkeit, die Software zuerst in der Cloud als SaaS-Lösung zu beziehen. Der positive erste Eindruck wurde später auch bei der Einrichtung bestätigt. Support-Anfragen wurden schnell umgesetzt, es entstanden kaum Wartezeiten.

Passgenau, feingliedrig, effizient

Zum Start entschied sich ivisio, das Angebot einer Cloud-Lizenz anzunehmen. Die Einstiegsinvestitionshürde blieb also niedrig, zugleich war auch hier das ständige Update neuer Software-Funktionalitäten für die Dauer des Mietverhältnisses gegeben. Die Mitarbeiter erhielten eine rund 45 Minuten lange Schulung und konnten sich schnell in die intuitiv gestaltete Software einfinden. Im zweiten Schritt wurde auf eine Kauflizenz mit Installation der Software auf dem eigenen Server umgestellt. Der Wechsel von der Cloud-Variante auf den Linux-Server im Unternehmen verlief problemlos. Alle Benutzer waren bereits angelegt und viele Geschäftsprozesse waren mittlerweile in RS TaskGroup definiert. Die Projektmanagement-Software war ein Teil des Unternehmenswissens geworden. Ein besonderer Pluspunkt war die schnelle, auf individuellem Wunsch des Kunden erfolgte Einbindung in das proprietäre Content Management-System der ivisio GmbH. Bei anderen Anbietern wäre dafür ein eigenes Softwareprojekt aufgesetzt worden - Raikosoft entwickelte zeitnah eine passende Schnittstelle. Die vollständige Webbasierung von RS TaskGroup war hier von entscheidendem Vorteil. Neue User werden mittlerweile im Bedarfsfall schnell angelegt. Ebenso unkompliziert lassen sich auch einmal definierte Einzelprozesse, Routineabläufe und Checklisten in die Software integrieren.

Die ivisio GmbH besitzt 12 Benutzerlizenzen sowohl für interne als auch für externe, feste freie Mitarbeiter aus Vertrieb, Marketing, Softwareentwicklung, Buchhaltung sowie für die Geschäftsführung. Die Sicherheit bei der Übertragung von Informationen garantiert die SSL-Verschlüsselung. Mittlerweile verwaltet die ivisio GmbH alle Aufgaben und Projekte aus den Bereichen Katalogproduktion, Digital Signage, Support-Projekte sowie App-Entwicklung und die Programmierung für Verlage mit RS TaskGroup. Auch der gesamte Kundenkontakt erfolgt über die Projektmanagementsoftware. In die Projekte sind auch externe Dienstleister bis hin zum Kurier involviert.

Im Normalbetrieb laufen permanent rund 80 Aufgaben im Unternehmen über das neue Projektmanagement-System. Durchschnittlich sind dabei zwei bis fünf Personen eingebunden. In den Spitzenzeiten beim Aufbau des Digital Signage-Bereichs liefen bis zu 200 Prozesse parallel. Wichtig ist dabei neben dem Tracking der einzelnen Aufgaben auch die Definition von Routine-Aufgaben. Das hat nicht nur etwas mit sprichwörtlichem Mikromanagement wie der Reinigung der Kaffeemaschine zu tun. Festgelegte Prozesse im Kundenkontakt sichern zum Beispiel die Qualität. Die Definition, der Start und die Überwachung etwa aller Prozesse beim Dienstbeginn neuer Mitarbeiter, was rund 20 Einzelprozesse umfasst, beschleunigt die effiziente Einarbeitung. Auch Vertriebsprozesse werden optimiert. Rund 20 Routineprozesse laufen so reibungslos, termingerecht und ohne dass etwas vergessen werden kann. Wichtig ist auch die Einplanung von Inventar-Ressourcen wie Räumen, Beamern oder Firmenwagen, oder auch die Möglichkeit, Abwesenheit durch Urlaub oder Krankheit zu flaggen und Vertretungen festzulegen.

Mit RS TaskGroup lassen sich sehr viele Aufgaben einfach an verschiedene Mitarbeiter oder Teams vergeben. Vieles, was bisher im Mail-Verkehr unterging, lässt sich so transparent und fair zuweisen. Mit der Software kann der Admin aber auch bestimmte Nutzer zu Gruppen zusammenfassen, so dass zum Beispiel Projektteams den Benutzergruppen in RS TaskGroup entsprechen. Aufgaben können so an diese Nutzergruppen delegiert werden. Gerade aufgrund dieser neuen Funktion erfolgte daher auch im Herbst 2012 bei ivisio das Update auf die neue Version RS TaskGroup 3.0. Verbesserungswünsche betreffen eigentlich nur Details, etwa wenn es möglich wäre, E-Mails direkt als Aufgabe zu deklarieren, was den Managementprozess noch nahtloser machen würde.

Bestandteil des Unternehmenserfolgs

"Wir von ivisio sind voll und ganz mit der Software zufrieden. In unserem speziellen Fall hat sich die Entscheidung für RS TaskGroup sofort gerechnet. Termine und Aufgaben werden nicht mehr vergessen, interne Abläufe sind optimiert. Das alleine sind mindestens 30 Minuten am Tag, die pro Mitarbeiter an Verwaltung und Overhead eingespart werden. Das Projektmanagement kann sich jetzt besser abteilungsübergreifend abstimmen, der Vertrieb ist jetzt viel enger angebunden", kommentiert Geschäftsführer Stefan Zillgen die Projektmanagementlösung. "Letzten Endes eine hoch effiziente, einfach zu handhabende Lösung, die den ganzen Büroalltag der ivisio GmbH verwaltet und optimiert und damit auch zugleich den Unternehmenserfolg mit ermöglicht", so Zillgen abschließend.

Stefan Zillgen, GF ivisio GmbH

Joachim Klümper, GF Raikosoft GmbH


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