Viel Leistung für wenig Geld. Erstes vollwertiges Dokumenten-Management-System für 49 Euro.

Aachen, im Juli 2013. Der Traum vom digitalen Archiv kann nun für jedermann Wirklichkeit werden. Schluss mit teurer Archivsoftware, langen Vertriebsgesprächen, kostenpflichtigen System-Analysen und wiederkehrenden Wartungskosten. Die komplizierten Wege bis zur eigentlichen Produkteinführung eines Dokumenten-Management-Systems sind endlich vorbei. Die applord GmbH aus Aachen präsentiert mit ecoDMS ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem, das zum Verkaufspreis von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung angeboten wird. Trotz des niedrigen Preises kann ecoDMS alles das, was andere DMS-Systeme auch können und verspricht teilweise sogar noch mehr Leistung. Im Web bietet der Hersteller alle notwendigen Vertriebs- und Systeminformationen kostenlos an, so dass sich der Kunde selbst und ausführlich informieren kann. Sogar die Software steht dort frei zum Download zur Verfügung und kann in wenigen Schritten ganz bequem über den Webshop lizenziert werden.

Als Client-Server-System bietet ecoDMS jeglichen Luxus bei der Dokumentenarchivierung. Man kann die Software mobil, im Web, im Netzwerk und lokal verwenden. Das System ist voll skalier- und einstellbar. Es können die eigenen Strukturen perfekt abgebildet werden. Daher eigenet sich ecoDMS sowohl für Privatleute als auch für Unternehmen aus beliebigen Branchen. Die Einrichtung und Bedienung ist einfach und flexibel. Bereits vorhandene Dokumente können auch bei geringen Vorkenntnissen schnell in das System eingepflegt werden.

Wer glaubt mit ecoDMS eine Billiglösung, die nichts kann, erwischt zu haben, irrt gewaltig. Beim Einsatz dieses Archivsystems müssen keinerlei Abstriche gemacht werden. So können Schriftstücke bequem mit verschiedensten Scanner-Modellen eingescannt und sofort archiviert werden. Für Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice gibt es eigene Plugins, die ein komfortables Ablegen aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Auch E-Mails aus Outlook und Thunderbird können im Handumdrehen in ecoDMS abgelegt werden. Für alle weiteren Programme beinhaltet ecoDMS einen PDF-A-Drucker. Dieser ermöglicht das Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Programmen wie z.B. der Lohnbuchhaltung oder aus Webbrowsern. Dokumente, die bereits im Filesystem abgelegt sind, können mit der Maus sofort ins Archiv geschoben werden.

Da alle Dateien in einem zentralen Archiv liegen, ist ein Zugriff in Sekundenschnelle möglich. Durch die Eingabe von Schlagworten in eine Suchmaske, wird eine Volltextsuche ausgeführt. Die dazugehörige Volltextindizierung erfolgt schnell und vollkommen automatisch bei der Archivierung der Dokumente im Hintergrund. Zu jedem Dokument können Klassifizierungsinformationen abgelegt werden. Diese bestimmen den virtuellen Ablageordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit, den Status und auf Wunsch auch noch weitere individuelle Attribute. Bei der Suche können diese Angaben jederzeit mit einbezogen werden. Durch die Anlage von Klassifizierungsvorlagen kann dem System zusätzlich beigebracht werden, dass die Zuordnung der Klassifizierungsattribute automatisch erfolgen soll.

Der gesamte Funktionsumfang ist in einer Lizenz von 49 Euro inbegriffen. Das Lizenzmodell ist sehr kundenfreundlich und leicht zu verstehen. Die Lizenzmenge kann jeder frei bestimmen und nachträglich auch jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erweitern. Eine Lizenz ist unabhängig von der Dokumentenanzahl und zeitlich unbegrenzt nutzbar. Um den Nutzen des Systems voll ausschöpfen zu können, so dass von verschiedenen Arbeitsplätzen zugleich, via Webclient, App und im Team mit ecoDMS gearbeitet werden kann, empfielt der Hersteller bei 1 bis 2 Mitarbeitern mindestens 2 Lizenzen à 49 Euro abzunehmen. So erhält man für unter 100 Euro ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem!

Zum Testen von ecoDMS hat die applord GmbH eine Free4Three Edition des Programms ins Web gestellt. Die Software-Komponenten sind identisch mit denen der Vollversion. Sie unterscheiden sich lediglich im Funktionsumfang. Durch Einspielen einer Lizenz kann die Free4Three Version ganz einfach in die Vollversion umgewandelt werden. Die Software kann unter www.ecodms.de/index.php/de/downloads kostenlos heruntergeladen werden.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de.

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