Rechnungseingangsbearbeitung mit mehr Transparenz und Effizienz

Stuttgart, 24.07.2013 - clarc xControl Invoice for SAP macht das Rennen

Den großen manuellen Aufwand in der Buchhaltung mit einer Standard-Software in den Griff zu bekommen sowie Qualität und Durchlaufzeit der Bearbeitung eingehender Rechnungsbelege zu reduzieren, waren Ziele der ESG, als sie sich dazu entschloss, eine automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung einzuführen. Die Wahl fiel auf die Lösung clarc xControl Invoice for SAP, die von den DMS-Spezialisten der CTO Balzuweit entwickelt, angepasst und eingeführt wurde. "clarc xControl Invoice for SAP erschien uns im Vergleich zu den Konkurrenzprodukten als die 'integrierteste' Lösung, da mit nur einer Oberfläche gearbeitet wird. Weiterhin sahen wir die Möglichkeit, die Software im Standard besser an unsere Anforderungen anpassen zu können", erläutert Thomas Müller, Leiter für Finanz- und Rechnungswesen bei der ESG.

Die Gründe

Bevor die automatische Rechnungseingangsbearbeitung eingeführt wurde, mussten Daten aus eingehenden Dokumenten manuelle extrahiert werden. Außerdem war ein großer Abstimmungsaufwand zwischen den Buchungskreisen notwendig.

clarc xControl Invoice for SAP bietet innerhalb einer Validierungssoftware durch eine intelligente optische Texterkennung (OCR) die Möglichkeit der automatisierten Belegerkennung. Dadurch entfällt ein bisheriges manuelles Extrahieren der Daten aus den eingehenden Dokumenten. "Besonders wichtig war für uns, dass die Software in den Eingangsrechnungen die umsatzsteuerlichen Bestandteile gemäß §14 Abs. 4 UStG automatisiert erkennt und entsprechende Hinweise geben kann, was mit clarc xControl Invoice for SAP gegeben ist," unterstreicht Müller.

Die Umsetzung

Das Projekt begann im Januar 2010. Die Planung sah vor, dass die ESG innerhalb von sechs Monaten, etwa im Juli 2010, live gehen kann. Heute ist das neue System der CTO Balzuweit nicht nur in der ESG Muttergesellschaft, sondern auch in den in Deutschland beheimateten Tochtergesellschaften im Einsatz.

Das Besondere in der Softwareimplementierung bei der ESG ist, dass die Lösung, clarc xControl Invoice for SAP, 'Single Sign-on'-fähig gemacht und in das Web-Portal der ESG eingebunden wurde. So können die betroffenen Mitarbeiter in ihrer gewohnten Weboberfläche arbeiten, ohne sich zusätzlich für die Lösung einloggen zu müssen. Seit der Einführung arbeiten etwa 10 Sachbearbeiter und 1200 Richtigzeichner der ESG mit clarc xControl for SAP. Die Belegdurchlaufzeiten vom Eingang der Rechnung bis zur Verbuchung sind merkbar reduziert. Eine Amortisierung wurde dadurch bereits innerhalb des ersten Jahres nach Einführung erreicht.

Über die ESG

Die ESG Elektroniksystem- und Logistik-GmbH zählt seit fünf Jahrzehnten zu den führenden deutschen Unternehmen für die Entwicklung, Integration und den Betrieb komplexer, technologisch hochwertiger, oftmals sicherheitsrelevanter Elektronik- und IT-Systeme. Mehr als 1600 Mitarbeiter weltweit erbringen für Kunden aus Militär, Behörden und Industrie Leistungen in der Logistik, der Systementwicklung, dem Training und der Beratung. Unabhängige Prozess- und Technologieberatung ist eine der Schlüsselkompetenzen der ESG.

www.esg.de

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