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Führen neue Gerichtsurteile zu einer Steuerfalle Dienstwagen?

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TomTom Business Solutions empfiehlt Nutzern 10 Schritte


Das Thema Fahrtenbuch ist zuletzt im öffentlichen Interesse deutlich gestiegen. Grund sind mehrere Richtersprüche, die Nutzer eines Dienstwagens aufhorchen lassen sollten. Axel Backof, Sales Director bei TomTom Business Solutions, erklärt: „Die neue Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (1)lässt keinen Zweifel mehr zu: Nur ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch kann von der Pflicht zur Versteuerung eines Dienstwagens nach der Ein-Prozent-Regel befreien, wenn die prinzipielle Möglichkeit zur privaten Nutzung besteht.“

Für Manager und Außendienstmitarbeiter bedeutet das mehr Zeit und Sorgfalt beim Führen des Fahrtenbuchs, denn Fehler oder Lücken in den Aufzeichnungen können sie teuer zu stehen kommen. Ein ganzes Prozent vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs – inklusive Sonderausstattung – wird monatlich als Einkommen angerechnet und besteuert, wenn der Dienstwagennutzer nicht zweifelsfrei nachweist, dass er nicht privat gefahren ist. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) in München durch mehrere im Juli veröffentlichte Urteile deutlich gemacht.

Der Deutsche Steuerberaterverband (2) spricht in diesem Zusammenhang von einer geänderten „Fahrtrichtung bei der Dienstwagenbesteuerung“. Experten gehen davon aus, dass die neue Regelung zu einem erheblichen Mehraufwand bei den Betroffenen führt, denn die Anforderungen der Finanzbehörden an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind hoch. Worauf besonders zu achten ist, zeigt die untenstehende Checkliste. Axel Backof sagt dazu: „Wir wissen aus einer aktuellen Umfrage, dass die Erfassung der gefahrenen Kilometer bei 56 Prozent der Befragten in Deutschland mehr als zwei Stunden pro Monat verschlingt, ein knappes Zehntel der Teilnehmer benötigt gar mehr als acht Stunden monatlich (3). Firmen sollten ihren Dienstwagennutzern daher ein elektronisches Fahrtenbuch wie TomTom WEBFLEET Logbook zur Verfügung stellen, um den Aufwand für das Führen des Fahrtenbuchs zu minimieren und die Lückenlosigkeit der Aufzeichnungen zu sichern.“


Checkliste: So führen Sie Ihr Fahrtenbuch korrekt
Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch belegt, wann ein Fahrzeug für welche Fahrten benutzt wird und wie viele Kilometer in einem bestimmten Zeitraum gefahren werden. Die Finanzbehörden erkennen das Fahrtenbuch nur an, wenn es lückenlos und zeitnah alle Fahrten mit sämtlichen erforderlichen Angaben dokumentiert. Die folgenden zehn Tipps helfen Ihnen, mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch die Besteuerung Ihres Dienstwagens nach der Ein-Prozent-Regel zu vermeiden:

1. Besiegen Sie den inneren Schweinehund. Auch wenn es schwerfällt – alle Angaben immer sofort eintragen hilft Fehler vermeiden, die Sie im Falle eine Überprüfung des Fahrtenbuchs teuer zu stehen kommen.
2. Keine Zettelwirtschaft! Das Finanzamt besteht auf eine zusammenhängende Dokumentation aller Fahrten. Einzelne Blätter werden nicht anerkannt.
3. Nutzen Sie elektronische Hilfsmittel. Das erleichtert Ihnen vor allem die Erfassung ähnlicher Daten, die sie von früheren Fahrten kopieren und anpassen können. Und je einfacher die Erfassung, desto leichter fällt die Erfüllung der ungeliebten Pflicht.
4. Schreiben Sie leserlich! Falls Sie die handschriftliche Aufzeichnung bevorzugen, sollten Sie unbedingt bedenken: Alle Angaben müssen nicht nur für Sie, sondern auch für den Sachbearbeiter im Finanzamt leserlich sein. In der Alltagshektik hastig hingeworfene Kürzel oder für Dritte unleserliche Angaben zählen nicht als Nachweis. Sie gelten als Lücke und entwerten so das ganze Fahrtenbuch – und machen Ihren Zeitaufwand unnütz. Auch eine nachträgliche Reinschrift wird nicht anerkannt. Am einfachsten stellen Sie die Lesbarkeit mit einer elektronischen Lösung sicher.
5. Informieren Sie sich, ob in Ihrem Unternehmen bereits eine Flottenmanagement-Lösung genutzt wird – in der Regel beinhalten diese Systeme auch eine Funktion für das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs.
6. Vorsicht bei der Auswahl Ihres elektronischen Fahrtenbuchs! Achten Sie darauf, dass das System die gefahrenen Strecken automatisch per GPS erfasst. Das spart Zeit und sorgt für Lückenlosigkeit der Aufzeichnungen. Wichtig: nachträgliche Änderungen beim Ausdruck müssen technisch verhindert oder zumindest sichtbar gemacht werden. Excel-Sheets sind keine Lösung!
7. Machen Sie Ihr Smartphone zum Eingabegerät. Für elektronische Fahrtenbuchlösungen wie TomTom WEBFLEET Logbook gibt es bereits mobile Apps für iOS und Android-Geräte, die Ihr Smartphone zum mobilen Erfassungsgerät für Fahrtenbuchdaten machen. Dabei werden die Streckeninformationen automatisch übertragen – Sie fügen nur noch Details wie Reisezweck und Kontaktperson hinzu.
8. Achten Sie auf die Vollständigkeit Ihrer Angaben - bei Geschäftsfahrten gehören dazu:
- Name, Vorname und Anschrift des Fahrers,
- Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs,
- Datum, Uhrzeit und Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende,
- Reiseziel und –zweck,
- aufgesuchter Geschäftspartner,
- eventuelle Umweg-Fahrten und
- Unterschrift des Fahrers.
9. Zeichnen Sie bei Privatfahrten die gefahrenen Kilometer auf.
10. Tragen Sie bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einen kurzen Vermerk ein.

Das korrekte Fahrtenbuch führen – ganz einfach elektronisch
Die neue TomTom WEBFLEET Logbook-App macht das präzise und zeitnahe Führen des Fahrtenbuchs einfach. Die App (4)arbeitet mit einem fahrzeuginternen TomTom-Gerät zur Fahrzeugortung (5) zusammen und zeigt genaue Daten, wie beispielsweise den Kilometerstand und die zurückgelegten Kilometer, auf dem Smartphone des Fahrers an.
Die automatische Aufzeichnung aller Fahrten durch TomTom WEBFLEET Logbook stellt die Vollständigkeit der Aufzeichnungen sicher. Der Anwender kann die Tourdaten auf seinem Smartphone ansehen und Details durch einfaches Tippen hinzufügen. Dazu gehören Angaben wie
• Art der Fahrt – geschäftlich, Arbeitsweg oder private Fahrt,
• Zweck der Fahrt,
• Kontaktperson für den jeweiligen Auftrag und
• weitere Kommentare.
Die einfache Handhabung minimiert den Zeitaufwand für ein korrektes Fahrtenbuch und sichert die Vollständigkeit der Dokumentation mit Datum, Start- und Endpunkt, Reisezweck und Kontaktperson sowie die Lesbarkeit der Angaben. Zusätzlich erhalten Firmen so mehr Transparenz über die Kosten ihrer Dienstwagen.

ENDE

(1) BFH-Pressemitteilung Nr. 38 vom 10. Juli 2013 zu Urteil vom 21.03.13 VI R 31/10, Urteil vom 21.03.13 VI R 46/11, Urteil vom 21.03.13 VI R 42/12, Urteil vom 18.04.13 VI R 23/12
(2) http://www.dstv.de/interessenvertretung/steuern/steuern-aktuell/tb-99-13-vj-aenderung-rechtsprechung-dienstwagen
(3) Quelle: Studie „Erfassung von geschäftlich gefahrenen Kilometern“ von TomTom Business Solutions
(4) Abonnement für TomTom WEBFLEET erforderlich
(5) LINK 3xx-Firmware 1.9203 oder höher/LINK 510-Firmware 2.0 oder höher erforderlich

TomTom:
1991 gegründet, ist TomTom (TOM2) ein führender Anbieter von Navigations-und standortbezogenen Produkten und Services. TomTom Karten, Verkehrsinformationen und Navigationstechnologie sind zentraler Bestandteil von integrierten Auto-Navigationssystemen, mobilen Geräten, webbasierten Anwendungen sowie Lösungen für Regierungsbehörden und Unternehmen. TomTom entwickelt darüber hinaus eigene ortsbasierte Produkte wie mobile Navigationsgeräte, Flottenmanagementlösungen oder GPS-Sportuhren. Mit Hauptsitz in Amsterdam beschäftigt TomTom weltweit über 3500 Mitarbeiter und vertreibt seine Produkte in über 40 Ländern. Weitere Informationen finden Sie unter www.tomtom.com

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