(Bad Vilbel) Wie Unternehmen elektronische Archive unter Wahrung gesetzlicher Bestimmungen effizient nutzen können, zeigt die IQDoQ GmbH (Halle 3, Stand C 30) auf der CeBIT. Das MATERNA-Tochterunternehmen präsentiert auf der Messe ihr Archiv- und Dokumenten-Management-System HyperDoc®, das Dokumente revisionssicher und dauerhaft digital archiviert. Gesetzliche Vorschriften, wie der SOX (Sarbanes Oxley Act), die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) werden dabei eingehalten. Somit können Unternehmen die Vorteile eines elektronischen Dokumenten-Managements, wie schnellerer Zugriff auf Informationen oder effizientere Prozesse, nutzen, und gleichzeitig den Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen.
Die Compliance, also die Übereinstimmung und Konformität elektronischer Archive mit den geltenden Regularien, erlangt eine immer größere Bedeutung. Das Thema Revisionssicherheit sowie die Vorschriften aus den GoBs, GDPdU und gegebenenfalls weitere fachspezifische Bestimmungen sind streng einzuhalten. Dazu Dr. Knuth Lange, Marketingleiter von IQDoQ: Bei Begriffen wie GDPdU, Compliance oder SOX nehmen viele Unternehmer eine abwehrende Haltung ein. Aber mit einer Kopf-in-den-Sand-Mentalität kommt man nicht weiter. Lange fügt hinzu: Wir wollen den Unternehmen den Schrecken vor diesen Begriffen nehmen und ihnen auf der Messe zeigen, wie sie gesetzliche Vorgaben ohne großen Aufwand einhalten und gleichzeitig von den Vorteilen partizipieren, die der Einsatz eines elektronischen Archivsystems mit sich bringt. Dazu zählen Platzersparnis, Optimierung von Informationsketten und Prozessen sowie der schnellere und verbesserte Zugriff auf alle elektronischen Dokumente.
HyperDoc® 4.5 für mittelständische und Großunternehmen
Mit der aktuellen Lösung HyperDoc® 4.5 ergänzt IQDoQ seine moderne, eBusiness-orientierte HyperDoc®-Familie und bietet sowohl mittelständischen als auch großen Unternehmen und Konzernen die Möglichkeit, ein umfassendes, digitales Dokumenten-Management effizient zu betreiben. Darüber hinaus beinhaltet das System Funktionen zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Dazu zählt unter anderem die revisionssichere und dauerhafte Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten, wie Rechnungen, Angeboten oder Auftragsbestätigungen unabhängig davon, ob sie per E-Mail oder papierbasiert ins Unternehmen gelangen. Das hat der TÜV IT aus Essen in einer Konformitätsbestätigung bescheinigt.
Auf dem neuen, erstmalig in diesem Jahr vorgestellten Messestand präsentiert IQDoQ sein HyperDoc® DMS in Form von Themenlösungen. Dabei geht das Unternehmen gezielt auf bestimmte, sensible Unternehmensbereiche wie die kaufmännische Archivierung, digitale Personal-, Kunden- und Versichertenakten, Logistiklösungen sowie das Vertragsmanagement für juristische Abteilungen ein. Alle diese Branchen- und Themenlösungen erfüllen die Anforderungen nach GoBs und GDPdU, sind schnell installiert und integrierbar, so dass bereits nach kurzer Zeit ein positiver ROI erreicht wird.
Zusätzlich veranstaltet IQDoQ täglich während der gesamten CeBIT-Dauer ein Forum, auf dem Experten über die Relevanz vom Compliance im Dokumenten-Management-Umfeld referieren. Dabei wird anhand konkreter Praxisbeispiele gezeigt, wie sich gesetzliche Anforderungen mit Hilfe von HyperDoc® umsetzen lassen. Diese Veranstaltungen können jederzeit kostenfrei besucht werden.
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Über IQDoQ:
IQDoQ ist als 100%-iges Tochterunternehmen der MATERNA Unternehmensgruppe für die Themenbereiche Enterprise-Content-, Dokumenten- und Output-Management sowie elektronische Archivierung verantwortlich tätig. Als erfolgreicher Anbieter mit langjährigem Know-how bietet IQDoQ ein umfassendes Produkt- und Lösungsportfolio im Bereich dokumentengestützter Prozesse an. Das Spektrum der Leistungen umfasst die Bereitstellung von Nutzungslizenzen für die HyperDoc® und die FormText Produktfamilien. Spezielle Themenlösungen, Projektplanungs-, Realisierungs- und Integrationsdienstleistungen, entsprechende Trainings sowie der Vertrieb von System-Hard- und Software ergänzen das Portfolio.
Adressaten von IQDoQ sind mittelständische und große Unternehmen, Behörden, Value Added Reseller (VARs) und Application Service Provider (ASPs). Zu den mehr als 200 Anwendern der Produktfamilien HyperDoc® und FormText gehören u.a. T-Systems, DAK, Deutscher Paket Dienst, AGRAVIS, trans-o-flex, Spar-Handels AG, Eckes AG, Le Meridien, Deutsche Post, Weingut Gerhard, Landtage Rheinland-Pfalz, Hessen und NRW, IHK Würzburg-Schweinfurt und Faber Kabel AG.
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