Die Erarbeitung kundenindividueller B2B-Angebote ist vielfach mit einem erheblichen Aufwand verbunden, sofern sie sich auf umfangreichere Produkte oder Dienstleistungen beziehen. Deren Erstellung kann mehrere Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen und zahlreiche Fachabteilungen des anbietenden Unternehmens einbeziehen. Wegen der vielfältigen Anforderungen lauern im Angebotsmanagement nach einer Erhebung der legodo ag jedoch auch häufig zahlreiche Stolperfallen.
Wo komplexe Angebote erarbeitet werden müssen, beispielsweise bei Anfragen für größere Produktlieferungen oder die Realisierung von Industrieprojekten, erstreckt sich der Aufwand in fast drei Vierteln der Fälle auf mindestens einen Monat. Jedes fünfte befragte Unternehmen gibt aber auch an, dass die B2B-Angebote typischerweise ein halbes Jahr und länger dauern. Im Regelfall sind dann zahlreiche Organisationseinheiten damit betraut, die teilweise auch an nationalen und internationalen Standorten zuhause sein können. Üblicherweise wirken sechs bis acht Fachbereiche mit jeweils spezifischen Teilaufgaben aktiv an der Angebotserarbeitung mit, bei jedem siebten Unternehmen liegt diese Zahl sogar noch deutlich höher. Allein diese Rahmenbedingungen zeigen sehr deutlich, wie komplex sich das Management kundenindividuell ausgerichteter Angebote gestalten kann, urteilt legodo-Vorstand Marc Koch.
Tatsächlich hat die Erhebung ergeben, dass diese Komplexität nach Aussage der befragten Unternehmen von zahlreichen Problemfeldern begleitet wird. Dazu gehört zuvorderst die wirtschaftliche Seite. Etwa sieben von zehn werten ihr Angebotsmanagement als nicht kostenoptimal und den Ressourceneinsatz zu hoch, was möglicherweise mit dem Automatisierungsgrad zusammenhängt, den zwei Drittel gegenwärtig als zu gering erachten. Aber auch schwer erkennbare Fehlerrisiken und die bedeutsamen Koordinationsanforderungen angesichts der vielfältigen Beteiligten werden mehrheitlich als typische Schwachstelle in den Prozessen zur inhaltlichen Gestaltung anspruchsvoller B2B-Angebote erachtet. Auch zeitliche Verzögerungen durch die umfangreichen Erstellungsprozesse bereiten jedem zweiten Verantwortlichen im Vertrieb Sorgen, im Ranking der Probleme steht aber noch ein weiteres Thema sehr weit vorne: Durch die Mitwirkung zahlreicher Fachabteilungen mit ihren jeweils eigenen Inhalten und Dokumenten monieren 60 Prozent der Unternehmen, dass es häufig an einem durchgängigen Aufbau und Design der Angebotsunterlagen fehlt.
Dieser Aspekt hat unmittelbare Vertriebseffekte, denn sofern Angebote nicht übersichtlich genug sind und dadurch Unklarheiten erzeugen oder keine professionelle Erscheinung zeigen, können sie ihr inhaltliches Potenzial nicht ausspielen und gelangen gegenüber Mitbewerberangeboten möglicherweise schnell ins Hintertreffen, erläutert Koch. Als einen ganz wesentlichen Schritt in Richtung einer Optimierung bewertet er deshalb eine Automatisierung der Prozesse im Angebotsmanagement. Hierbei werden alle relevanten Daten, die für eine Angebotserstellung notwendig sind, aus den CRM-, ERP- und weiteren Business-Applikationen herangezogen. Ebenso kann eine zentrale Verwaltung aller Inhalte wie Vorlagen, Texte und Bildmaterial dazu gehören, um sie automatisiert und entsprechend dem Corporate Design mit den individuellen Angeboten kombinieren zu können.
Solche Voraussetzungen würden nach Ansicht von 41 Prozent der befragten Vertriebsverantwortlichen bei komplexen B2B-Angeboten in erster Linie eine deutliche Ressourcenentlastung und damit Kostenersparnisse erzeugen. Fast ebenso viele sehen hingegen in der erfolgreicheren Vertriebswirkung den entscheidenden Nutzen einer höheren Automatisierung des Angebotsmanagements.
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