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Der Befreiungsschlag für jeden Außendienst

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IT-Stützung des Verwaltungsprozesses ist mehr als Virtualisierung der Zettelwirtschaft


Unbeliebte Verwaltungsarbeiten begleiten jeden Außendienst. Außendiensteinsätze werden auf Grund akuter Notwendigkeiten und/oder sorgfältiger Planungen disponiert. Die Einsätze der Mitarbeiter werden anschließend zwecks Berechnung an Kunden oder...

Mannheim, 28.08.2013 - Unbeliebte Verwaltungsarbeiten begleiten jeden Außendienst.

Außendiensteinsätze werden auf Grund akuter Notwendigkeiten und/oder sorgfältiger Planungen disponiert.

Die Einsätze der Mitarbeiter werden anschließend zwecks Berechnung an Kunden oder zwecks Belastung interner Kostenstellen an die internen Verwaltungsinstanzen weitergegeben: Disposition, Buchhaltung, Reisekosten, Fahrtenbuch.

Die Anforderungen der internen Verwaltungsinstanzen sind:

- Die reguläre Zeiterfassung benötigt pro Mitarbeiter:

Mitarbeiter

Arbeits-Beginn und -Ende, ggfls. Pausen

- Die Disposition benötigt pro Kundeneinsatz:

Mitarbeiter (ggfls. Teambuchung)

Einsatz-Beginn mit Auftrags-Nr. und Einsatz-Ende, Einsatz-Dauer

Kundenadresse, Entfernung bis zum Kunden

- Die Reisekostenabrechnungsstelle benötigt:

Zweck der Reise (geschäftlich, privat, Kundenbesuch, Kundeneinsatz, ...)

Reise-Beginn und -Ende, Reise-Dauer

Kunden, Kundenadresse, gefahrene km Ggfls. Reiseauslagen

- Angaben für das Fahrtenbuch:

Reise-Beginn & -Ende mit jeweiligem "km-Stand"

km-Stand ? 0 ? PKW = 0 ? kein PKW

gefahrene km pro Einsatz und für die gesamte Reise

Flintec bietet 2 sich ergänzenden Schnittstellen:

1. Die online Schnittstelle (Kaba B-COMM oder PCS Intus COM) zur Zeitwirtschaft (z.B. SAP, Tisoware.ZEIT, bedatime)

2. Eine SOAP Schnittstelle direkt zur Disposition

Die den Außendienst begleitenden Verwaltungsarbeiten sind notwendig und doch i.d.R. unbeliebt.

Die Technisierung weg von der Zettelwirtschaft ist erwünscht.

Die Technisierung geht von einer präzisen und zeitnahen Erfassung der einzelnen Einsatzschritte aus.

Die Erfassung, ausgelöst durch simples Stempeln mit dem Smartphone, liefert:

Mitarbeiter, Zeit, Ort, Funktion.

Bei jeder Stempelung werden die GPS-Koordinaten des Smartphones erfasst und die entsprechende Adresse ermittelt.

Bei Nutzung eines Handys ohne GPS, kann die Adresse aus dem Auftrag, der per SMS zugestellt wurde, ausgelesen werden.

Fazit:

Die IT-Stützung des Verwaltungsprozesses ist mehr als Virtualisierung der Zettelwirtschaft.

Der Gewinn:

- Befreiung des Außendienstes von lästigen Verwaltungsarbeiten

- Optimierung der Außendienst-Steuerung

- Rechnungen können früher erstellt werden.

Flintec's mobile Zeiterfassung ist bestens aufgestellt die verwaltungstechnischen Abläufe zu technisieren, d.h. konkret jeden Arbeitsschritt des Außendienstes zu erfassen und an die Bewertungsinstanzen im Backend (Zeitwirtschaft, Reisekosten, Fahrtenbuch, Disposition) weiter zu leiten.


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