Die Deutsche Post stellt auf der CeBIT 2006 ihr umfangreiches Portfolio an Outsourcing-Lösungen rund um das Thema Dokumentenlogistik vor. Im Mittelpunkt des Messeauftritts stehen dabei Anwendungen für die digitale Posteingangsbearbeitung, das Rechnungsmanagement und die Archivierung von Dokumenten.
Die Post zeigt auf der weltweit größten Messe zur Informations- und Kommunikations-technik, wie Unternehmen ihren Dokumenten-Workflow durchgängig digital abwickeln können. Dabei ermöglicht der Logistikkonzern mit der Systemlösung Digitaler Posteingangs-Service einen effizienten Einstieg in das elektronische Dokumenten-management: Eingehende Briefe werden frühzeitig in den Digitalisierungsstationen der Post gescannt und umgehend in den elektronischen Workflow des Kunden geleitet. Auf diese Weise verkürzen sich die internen Bearbeitungs- und Reaktionszeiten, da das Dokument schneller beim Empfänger ankommt und ausgewertet werden kann.
Automatisches Rechnungsmanagement
Schritt für Schritt lässt sich der Digitale Posteingangs-Service durch zusätzliche Lösungsmodule erweitern: Das Kreditorenmanagement etwa vereinfacht die Bearbeitung eingehender Rechnungen und automatisiert den kompletten internen Arbeitsablauf. Rechnungen in Papierform werden zunächst in einem Scan-Center der Deutschen Post digitalisiert. Im nächsten Schritt durchläuft das Dokument ein vorher festgelegtes Prüfungsverfahren, bevor es schließlich die Buchhaltung des Kunden erreicht. So gelangen ausschließlich korrekte und freigegebene Rechnungen in das Buchungssystem.
Digitale Rechnungen lassen sich über den Dokumentenservice Online (DSO) direkt in den Workflow des Unternehmens einspeisen. DSO ermöglicht als Konsolidierungsplattform den Rechnungsaustausch zwischen mehreren Unternehmen und hierbei können die beteiligten Firmen die Übertragungsformate XML, EDIFACT, SAP IDOC oder PDF nutzen. Die über die gemeinsam mit SAP entwickelte Online-Plattform übertragenen Rechnungen enthalten eine digitale Signatur. Damit gewährleistet die Post die höchstmögliche Sicherheit für Sender und Empfänger, da die Dokumente nicht unbemerkt manipuliert werden können. Außerdem sind elektronische Rechnungen nur mit digitaler Signatur steuerrechtlich Papierrechnungen gleichgestellt und erlauben Unternehmen den Vorsteuerabzug.
Datenarchivierung nach Wunsch
Auf der CeBIT präsentiert die Deutsche Post zudem ihre Lösung für die schnelle und zuverlässige digitale Archivierung von Dokumenten (Archivefactory). Rechnungen, Anträge oder sogar komplette Altarchive, lassen sich auf diese Weise elektronisch speichern. Nach der Bearbeitung stellt die Post ihren Kunden die Dokumente im gewünschten Zeitfenster und Format online oder auf Datenträger zur Verfügung. Betriebe profitieren dabei einerseits von den großen Scan-Kapazitäten der Deutschen Post, durch die der Logistikkonzern auch umfangreiche Datenmengen problemlos und sicher archivieren kann. Andererseits entfällt mit der Nutzung der Archivefactory die kosten-intensive physische Lagerhaltung von Dokumenten.
Sie finden den Stand der Deutschen Post auf der CeBit 2006 in Halle 1 DMS, Stand L76.
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