arvato Software-Lösung für Gelangensbestätigungen

Gütersloh, 08.10.2013 - Am 1. Oktober 2013 ist die Änderung der Vorschriften zur Gelangensbestätigung in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung in Kraft getreten. Mit dem Transport-Management-System (TMS) artis von arvato sind Unternehmen auf diese Umstellung bestens vorbereitet, denn das System unterstützt die Nutzer unter anderem dabei, Gelangensbestätigungen erfolgreich zu erstellen und nachhaltig zu archivieren. Zudem ist artis ab sofort auch als Software as a Service (SaaS) verfügbar, was insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen hilft, ihre Nachweispflichten zuverlässig zu erbringen.

Die Gelangensbestätigung weist innergemeinschaftliche, länderübertetende Lieferungen an Unternehmen innerhalb der EU nach und ermöglicht so eine Freistellung von der Umsatzsteuer des Landes, aus dem der Transport beginnt, um mögliche Doppelbesteuerungen zu verhindern. Für diese Freistellung müssen Informationen zur Lieferung bestätigt, nachgewiesen und für lange Zeiträume aufbewahrt werden. Neu an der aktualisierten Version der Verordnung ist, dass nun auch Alternativnachweise für die Gelangensbestätigung offiziell genutzt werden dürfen. Dazu gehören beispielsweise bisher nur auf dem Verwaltungsweg anerkannte Track-and-Trace-Sendungsverläufe und die Gleichstellung von elektronischen Auftragserteilungen eines Transports mit den schriftlichen. Silvio Richter, Geschäftsführer arvato Transport: "Für Unternehmen, die in andere EU-Länder ausliefern, ist das Thema Gelangensbestätigung enorm wichtig. Liegt die Gelangensbestätigung bei einer internationalen EU-Lieferung nicht vor, kann das Finanzamt die Mehrwertsteuer für das Land, aus dem die Lieferung kam, nachfordern. Mit der aktualisierten Version der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung kann artis im Hinblick auf die Bereitstellung von Gelangensnachweisen Unternehmen einen echten Mehrwert bieten."

Das Transport-Management-System artis von arvato bietet mit seinen umfassenden Funktionalitäten unter anderem eine Erstellung von Versandinformationen, deren Archivierung und deren kurzfristige Bereitstellung. Dies beinhaltet natürlich die Festhaltung der Informationen aus Track and Trace, bei dem der Auftrag elektronisch erteilt wird, und des Sendungsverlaufs, der die Zustellung in einem anderen EU-Staat belegt, archiviert und für Prüfungszwecke bereithält. Die meisten Anbieter bewahren diese Belege nur wenige Monate auf. Die vom Finanzamt festgesetzte steuerliche Aufbewahrungspflicht liegt allerdings bei zehn Jahren. artis stellt automatisch alle eingegangenen Versandinformationen über diesen Zeitraum sicher und kann Gelangensbestätigungen sowie weitere Nachweise wie Speditionsbescheinigungen, unterschriebene CMR-Frachtbriefe oder schriftliche und elektronische Empfangsbestätigungen des Abnehmers etc. kurzfristig abrufen und bei möglichen Prüfungen durch das Finanzamt bereitstellen. Somit bietet artis nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine permanente, umfassende Transparenz für den Versender.

Dabei ist die Bereitstellung von Gelangensbestätigungen gewissermaßen ein positiver Nebeneffekt, denn das Transport-Management-System artis bietet eine ganzheitliche Multi-Carrier-Lösung, eine komplette Synchronisierung aller Abläufe sowie eine Auswertung aller Warenströme über verschiedene Frachtführer hinweg. Mithilfe eines Transportnetzwerkes mit mehr als 200 Frachtführern übernimmt das Transport-Management-System eine individuelle, sekundenschnelle Carrier-Identifikation und -Auswahl für jeden Auftraggeber und jede Lieferung - immer entsprechend des Preis-Leistungs-Verhältnisses, das am besten zum Auftraggeber passt. Mehr als 30 Millionen Packstücke jährlich werden auf diese Weise kosteneffizient an ihre Zielorte gebracht. 200 Mandanten aus den Branchen Telekommunikation, Automotive, Healthcare, Optik und E-Commerce vertrauen bereits auf die vollumfängliche Transportabwicklung und greifen auf die mehr als 200 angebundenen Transportdienstleister aus den Bereichen KEP und Fracht über ein multilinguales Front-End zu. artis bietet so operative Unterstützung bei der Transportabwicklung, ein effizientes Kosten- sowie transparentes Informationsmanagement.

arvato bietet das Transport-Management-System entweder in einer umfassenden Transportlösung inklusiv der operativen Services wie z. B. Transporteinkauf, -management und -abrechnung oder seit kurzem auch als Software as a Service (SaaS) an. Bei dieser Nutzungsvariante haben Firmen die Möglichkeit, das System lizenzfrei zu nutzen und stattdessen einen kleineren Betrag pro Sendung zu entrichten. Patrick Bos, Director Transport Management bei arvato Transport, sieht insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen Vorteile durch das neue Angebot: "Gerade für kleinere Unternehmen ist es eine gute Möglichkeit, Kosten bei der Anbindung für die IT-Infrastruktur und die Wartung für das System zu sparen. Mit artis als SaaS müssen diese Firmen nicht länger teure Implementierungen für komplexe Infrastrukturen realisieren. Außerdem ist die web-basierte Anwendung überall per Internetzugriff verfügbar. So profitieren auch Firmen mit dezentraler Versandstruktur von den artis-Vorteilen."

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