Bits und Bytes statt Papier und Tinte: die Wiedergeburt der E-Akte

Zwar haben fast alle Verwaltungen bereits mit der Umstellung begonnen, doch es gibt Zweifel daran, dass die Umstellung bis 2020 gelingen kann. Nur 20 Prozent der Entscheider in den Verwaltungen und 12 Prozent der Kommunen glauben daran. Das zeigt die Studie "Branchenkompass 2013 Public Services" von Steria Mummert Consulting, für die 100 Entscheider aus deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen befragt wurden.

Nahezu alle deutschen Verwaltungen wollen die Vorteile einer elektronischen Akte (E-Akte) und der digitalen Vorgangsbearbeitung nutzen. 70 Prozent haben bereits in die E-Akte investiert, weitere 26 Prozent planen dies kurzfristig. Die Umstellung vom bisher vorherrschenden Papier auf Bits und Bytes bietet schließlich einige Vorteile. "Mit der E-Akte werden Informationen strukturiert abgebildet und sind leicht auffindbar. Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zeigen, dass insbesondere die strukturierte Ablage von Informationen einen bedeutsamen Beitrag auf dem Weg zur `vernetzten Organisation` leistet. Wissensprivilegien, die über viele Jahre nach dem Prinzip `Teile und herrsche` das Arbeitsleben bestimmt haben, gefährden die Umsetzung moderner Formen der Arbeitsorganisation und gehören der Vergangenheit an.", sagt Axel Drengwitz, Principal Consultant und Experte für die öffentliche Verwaltung bei Steria Mummert Consulting.

78 Prozent der befragten Entscheider in deutschen Verwaltungen geben an, mit E-Government bereits beschleunigte interne und externe Arbeitsabläufe erreicht zu haben. Unterschiedlichste Objekte werden digital miteinander verknüpft, so dass Anwender eine schnelle, ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhalten. Die Archivierung und die damit verbundene Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die E-Akte. Öffentliche Verwaltungen haben bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einzuhalten und dabei auch Vertraulichkeit zu gewährleisten. "Zusätzlich macht die platzsparende elektronische Aufbewahrung Schluss mit großen staubigen Archiven, die bei `aktenintensiven` Behörden einen durchaus beträchtlichen Kostenfaktor darstellen. Darüber hinaus ermöglicht das Durchbrechen der Vorgangssicht oder der chronologischen Heftung einer konventionellen Papierakte völlig neue Such- und Analysemethoden", sagt Drengwitz.

Doch bis diese Vorteile überall wirksam werden, wird noch einige Zeit vergehen. Die Behörden stehen bei der Einführung der E-Akte weitgehend noch am Anfang. Nur jeder fünfte der Befragten geht von einer erfolgreichen Umsetzung des Paragraphen 6 des E-Government-Gesetzes aus. Das schrittweise Vorgehen bei der Umstellung benötigt aus Sicht der Befragten mehr Zeit als die vom Gesetzgeber für Bundesbehörden in einer Soll-Vorschrift verankerte Frist bis 2020. Der am häufigsten genannte Grund dafür sind technische Hürden. 86 Prozent aller Behördenentscheider müssen nach eigenen Angaben noch Medienbrüche und Schnittstellenprobleme auf dem Weg zu neuen Technologien und speziell der E-Akte bewältigen. Die Hälfte der Entscheider klagt zudem über mangelnde interne Akzeptanz.

Das Ringen um die Einführung einer elektronischen Aktenbearbeitung und die damit mittelfristig verbundene Freisetzung von Optimierungspotenzialen erlebt gegenwärtig allerdings eine Neuauflage. Die Grundlagen des E-Government-Gesetzes schaffen zumindest in Teilbereichen der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung Rechtssicherheit. Etwas, was viele Jahre gefehlt hat und zahlreiche Pilotprojekte zur Einführung der E-Akte ins Straucheln gebracht hat. "Auch das Bundesministerium des Innern hat durch die Neufassung des Organisationskonzepts `Elektronische Verwaltungsarbeit` einen wichtigen und zentralen Beitrag für eine Renaissance der E-Akte geleistet. Nutzerorientierte und anforderungsgerechte E-Akten-Systeme werden zukünftig im Zusammenspiel mit traditionellen und modernen Methoden der Softwareentwicklung sicherstellen, dass konzeptionelle Fragestellungen verstärkt auf Basis von Systemen und praktischer Erprobung erarbeitet werden. Die Zeit strikter Vorgangsbearbeitungssysteme, die lediglich eine Papieraktenführung nachbilden und Arbeitsabläufe in vielen Fällen für die Nutzerinnen und Nutzer nur verkompliziert haben, ist endgültig vorbei", berichtet Drengwitz.

Viele Verwaltungen planen die Umstellung beziehungsweise haben schon konkrete Projekte zur sukzessiven Umstellung auf E-Akten und digitale Vorgangsbearbeitung initiiert. So hat unter anderem Deutschlands größte Behörde, die Bundesagentur für Arbeit, die Einführung der E-Akte im Bereich der Arbeitsvermittlung 2012 erfolgreich abgeschlossen und wird 2013 mit der E-Akte für das Kindergeld beginnen. Lediglich vier Prozent haben hier noch gar nicht investiert und planen auch keine Neuinvestitionen.


Hintergrund
Der "Branchenkompass 2013 Public Services" stellt die aktuellen Herausforderungen und die bis 2016 geplanten Maßnahmen der öffentlichen Verwaltung vor. Im Mai und Juni 2013 befragte Forsa für Steria Mummert Consulting 100 Entscheider aus 100 deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen. Themen der Interviews waren E-Government, Effizienzmaßnahmen, Kooperationen, Bürgerbeteiligung, das Berichtswesen und Business Intelligence. Die Interviews wurden mit der Methode des Computer Assisted Telephone Interview (CATI) durchgeführt.


Die Presseinformation finden Sie auch online auf unserer Website: http://bit.ly/steria_eakte

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