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ServiceNow optimiert die Personalverwaltung

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Neue Anwendung für das Management von Service-Prozessen im HR-Bereich


München, 15. November 2013 - ServiceNow, der Anbieter von Cloud-Lösungen für die Unternehmens-IT, hat heute seine neue Anwendung „ServiceNow HR Service Automation” vorgestellt. Diese hilft Unternehmen dabei, interne Prozessabläufe im Personalbereich zu automatisieren. Die Interaktion zwischen Personalabteilung und Mitarbeitern wird über ein Online-Tool, ähnlich dem Online-Shopping, abgewickelt. Dank der Automation können Personalabteilungen ihre Aufgaben erledigen, ohne sich dafür durch zahllose Telefonate und E-Mails arbeiten zu müssen. Stattdessen profitieren sie von Kontrolle, Übersicht und Produktivität.

Da Angestellte in der Regel per E-Mail oder Telefon direkt mit der Personalabteilung kommunizieren, kann deren Abteilungsleitung nicht überblicken, welche Aufgaben erledigt werden, oder einfache, wiederkehrende Aufgaben identifizieren. Angestellte wiederum haben in der Regel keinerlei Anhaltspunkt über den aktuellen Bearbeitungsstatus ihrer Anfragen.

Liegen Informationen nur in E-Mails oder handschriftlich vor, können Unternehmen weder die Arbeitslast überblicken oder Prioritäten setzen, noch Reports erstellen oder Wissen aufbauen. Soll die steigende Nachfrage bewältigt werden, bleibt meist nur die Möglichkeit, zusätzliches Personal einzustellen. Das Dienstleistungsmodell wird schließlich ohne Struktur und Automation immer uneffektiver und fehlerbehafteter.

„Die E-Mail war lange Zeit das Mittel der Wahl für Requests. Das hat dazu geführt, dass die Personalabteilungen in einer wahren Flut untergegangen sind”, sagt Nicole Tate, Manager für Application Delivery and Support bei MetroPCS. „Mit ServiceNow konnten wir das Request/Fulfill-Modell in unserem Personalwesen automatisieren und sämtliche Interaktionen kanalisieren. Das hat zu höherer Produktivität und schnelleren Reaktionszeiten geführt.”

„Service Management-Prozesse und -Workflows sind oft ineffizient oder existieren in Personal-, Finanz- und Rechtsabteilungen gar nicht”, sagt Robert Young, Research Manager für Enterprise System Management bei IDC. „Tatsächlich verwalten viele Geschäftsbereiche die Bereitstellung von Services immer noch mit Tabellenblättern, E-Mails und einzelnen Dokumenten. Unstrukturierte Prozesse und mangelhafte Kommunikations-Tools führen oft zu Ineffektivität und Fehlern. Das wirkt sich wiederum direkt auf die Unternehmensproduktivität aus.”

Mit der Service Automation-Plattform von ServiceNow können Unternehmen nicht nur eigene Anwendungen erstellen. Mithilfe einer einzigen Benutzerschnittstelle, der durchgängigen Codebasis und dem Datenmodell können sie zudem ein „Single System of Record”, also ein zentrales Verwaltungssystem etablieren. IT- wie Nicht-IT-Abteilungen profitieren durch Self-Service, Social Media, automatisierte Abläufe und Service Frameworks von deutlichen Verbesserungen bei der Service-Bereitstellung.

Service Automation für das Personalwesen

ServiceNow HR Service Automation vervollständigt mit der Self-Service-Lösung für das leichte Einstellen von Requests bestehende HR Systeme wie zum Beispiel Human Capital Management-Software von Workday. Neben der Request-Funktion kann die Lösung beispielsweise direkt für Anfragen zu Leistungen, Urlaub, Abwesenheit und Gehalt genutzt werden. In Verbindung mit einer Prozessautomatisierung erfüllt dieser intuitive Service-Katalog übliche Requests und eliminiert die unstrukturierte Kommunikation aus dem Service-Prozess. Requests für die Personalabteilung werden automatisch zugewiesen, geplant, kontrolliert und ausgewertet. Unternehmen sind dabei frei in der Zusammenstellung ihrer Service-Katalog-Inhalte und können eigene Prozesse für Workflow und Automatisierung festlegen.

Vorlagen für Dashboards und Reports verschaffen der Abteilungsleitung einen besseren Überblick über die aktuelle Arbeitslast, so dass sie fundiert entscheiden kann, wie sie Ressourcen und Personal effektiver einsetzt, um die Geschäftsziele zu erreichen. Die Reports weisen die individuelle sowie die gesamte Arbeitslast und die Arten von Requests aus. Unternehmen können zudem direkt in der Anwendung individuelle Reports erstellen und mithilfe von ServiceNow Performance Analytics aussagekräftige Dashboards und Score Cards, Trends und Vorhersagen auf Basis von KPIs erstellen. Arbeitsumgang und Qualität der HR Prozesse werden objektiv messbar und transparent gemacht. Dadurch lassen sich nachhaltige Optimierungen wirksam planen und umsetzen.

„Wie viele andere Bereiche leidet auch die Personalabteilung unter einem rückständigen Arbeitsstil auf Basis von E-Mails, der schlichtweg zu Lasten der Produktivität geht”, sagt Shane Jackson, Vizepräsident Marketing bei ServiceNow. „Mit ServiceNow können Anwender Request/Fulfill-Vorgänge über alle Geschäftsbereiche hinweg in einem einfachen automatisierten System verwalten. So modernisieren sie das Management von Service Relationships und machen das Unternehmen agiler und effizienter.“


Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Conrad Bautze, verantwortlich.

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