Langenfeld, 21. November 2013 Die richtige Visualisierung von Daten kann einen maßgeblichen Einfluss auf den Budgetierungs-, Planungs- und Forecasting-Prozess eines Unternehmens haben. Sie ermöglicht Planern, sich einen vollständigen Überblick über ihre Daten zu verschaffen, ihre Planungen zu bewerten und aktiv Maßnahmen zu ergreifen. Ausgesprochen wichtig ist, dass Bereichsplaner durch die Grafiken auf die wichtigsten Daten direkt aufmerksam werden und sie erkennen, wenn Planungen angepasst werden müssen, ohne über Detailwissen zur Planungsterminologie zu verfügen. Der internationale Business Intelligence- und Planungssoftwareanbieter arcplan empfiehlt Mitarbeitern in Finanzabteilungen, die Planungs-Dashboards ihres Unternehmens um die folgenden Grafiktypen zu erweitern, um auf die Interpretationen von Planern oder unübersichtliche Excel-Sheets als Entscheidungsgrundlage verzichten zu können.
1. Einkommens- oder Cashflow-Analyse: Brücken- oder Wasserfallgrafiken
Eine Brücken- oder Wasserfallgrafik ist ein hervorragendes Beispiel für eine bildliche Darstellung, die Planern eine Vielzahl von Informationen auf einmal vermittelt. Eine Wasserfallgrafik ist sinnvoll, wenn kumulative Effekte gezeigt werden sollen, wie etwa die Kostenentwicklung in einem Cost-Center oder Veränderungen im Budget im Verlauf eines Geschäftsjahres. Erfolgsrechnungen in Tabellenform sind für einen geübten Finanzmitarbeiter sinnvoll, andere Planungsmanager ziehen mehr Nutzen aus einer Grafik. Auf einen Blick kann ein Planer verstehen, wie etwa Veränderungen bei Umsätzen, Umsatzkosten und betrieblichen Aufwendungen während des Jahres das Nettoeinkommen beeinflussen. Eine Wasserfallgrafik erzählt im Grunde die Geschichte eines Startwerts während einer bestimmten Periode, von seinen Veränderungen und seinem Ende. Die Beispielgrafik zeigt, dass der Umsatz eine positivere Entwicklung (grün) durchlaufen hat als die Umsatzkosten und Betriebsaufwendungen (rot). Das Ergebnis ist ein gestiegenes Nettoeinkommen am Ende der Periode.
2. Budget-Varianz-Analyse: Horizontale Balkengrafik
Einfach, aber effektiv ist die horizontal ausgerichtete Balkengrafik, um Abweichungen bei Budgetpositionen zu veranschaulichen, da sie sehr übersichtlich ist und keinen Raum für Verwirrung lässt. Diese Grafik macht deutlich, welche Abteilungen oder Budgetpositionen schlecht abschneiden, weil sie beispielsweise hoch über dem Plan liegen oder wer gut abschneidet, weil es nur eine kleine oder positive Planabweichung gibt. Der schnelle Zugriff auf diese Informationen bedeutet, dass ein Planer Geldmittel aus den besten Positionen abziehen und Probleme in weniger guten Positionen vermindern kann. Die horizontale Balkengrafik unterstützt Finanzführungskräfte darin das Budget ausgeglichen zu gestalten, indem die Cost-Center ständig überprüft werden.
3. Plan- / Ist-Ausgaben: Überlappende Säulengrafik
Eine überlappende Säulengrafik wird genutzt, um zu vergleichende Werte, wie z. B. Plan- und Ist-Werte, abzubilden. Die Grafik soll Informationen in einer klaren, prägnanten Form bieten und die Zahlen durch den Vergleich untereinander in einen logischen Kontext stellen. Im Beispiel sind die Ist-Zahlen (gelb) im Vergleich zu den Planzahlen (grau) aufgezeichnet. Es ist einfach zu erkennen, dass die Ausgaben dieser Abteilung von Beginn an zu niedrig waren. Stellt man die Ausgaben einer Abteilung auf diese Weise dar und zeigt Entwicklungen rechtzeitig an, können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Diese Grafikart ist besonders für visuell orientierte Mitarbeiter und Kollegen außerhalb des Finanzteams sinnvoll.
4. Trendanalysen: Sparkline- oder Micro-Grafiken
Eine Micro- oder Sparkline-Grafik ist eine kleine Liniengrafik, die zur Darstellung von Trends in großen Datenvolumina eingesetzt wird. Der Nutzen dieser Grafikart liegt in der Hervorhebung der Höhen und Tiefen, die ansonsten in langen Datenkolonnen untergehen würden. Sparklines können genutzt werden, um Deckungsbeiträge für Produktlinien, Veränderungen bei Produktkosten im Zeitablauf oder ein historisches Vertriebsberichtswesen abzubilden wichtige Aspekte für Planer, die Muster erkennen wollen und Prognosen für die Zukunft abgeben wollen. Sparklines eignen sich hervorragend zur Konzentration von Informationen und zur Weitergabe von Einblicken auf kleinem Raum. Informationen werden auf besondere Art und Weise lebendig. Listen bieten dies nicht.
5. Planumsätze, Einkommen, etc.: Liniengrafik
Finanzmanagern ist bewusst, dass die eigene Planung im Augenblick der Entstehung bereits veraltet ist. Aus diesem Grund treffen Unternehmen mit einer anspruchsvollen Planung Prognosen für ihren Umsatz, den Bruttogewinn und das Nettoeinkommen auf Basis von Vorjahreszahlen. Das Bauchgefühl mag sagen, dass das Budget jährlich um fünf Prozent erhöht werden muss, aber sollte nicht erst einmal festgestellt werden, ob diese Zahl akkurat ist? Unterzieht man die laufenden Zahlen und die Daten der vergangenen 24 Monate einer Regressionsanalyse, dann erhält man genauere Zahlen. Durch die Visualisierung können nun auch Mitarbeiter aus anderen Bereichen als der Finanzabteilung die Information einfach verstehen. In der Beispielgrafik unten zeigt die graue Linie die Daten von vor zwei Jahren, die gelbe Linie repräsentiert Daten aus dem vergangenen Jahr und die grün gepunktete Linie visualisiert Werte auf Basis eines Regressionsmodells.
Mit arcplan kann jede Linie individuell angesehen werden, um einen klareren Blick auf die vorhergesagten Datenpunkte zu erhalten.
Führungskräfte im Finanzbereich sollten sich auf Datenvisualisierungen verlassen, um den Planern betriebliche Einblicke in das gesamte Unternehmen zu geben. Die richtige Grafik versetzt Planer in die Lage, große Datenmengen zu verarbeiten, während sich die Zeit vom Einblick bis zum Handeln verkürzt.
Besonders auf die Unternehmen mit sehr Excel-lastigen Budgetierungs-, Planungs- und Forecasting-Prozessen haben Planungs-Dashboards einen großen Einfluss, erläutert Achim Röhe, VP Professional Services. Grafiken hauchen Zahlen auf eine Art Leben ein, wie es eine Bilanz oder Tabellen mit vielen Zahlen einfach nicht können. Sie zeigen deutlicher, wo eingegriffen werden muss und schwören jeden Planer auf eine bessere Unternehmensleistung ein.
Zugehöriges Bildmaterial finden Sie unter: http://we.tl/iUWA5scKjE.
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