Vaillant Group optimiert Auftragserfassung

München/Lyon, 12.12.2013 - Die französische Vaillant Group, ein international tätiges Unternehmen, das in den Bereichen Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik tätig ist, hat sich für eine Esker Lösung zur Automatisierung von Dokumentenprozessen entschlossen. Die französischen Marken der Vaillant Group, Saunier Duval und Vaillant, werden als erste der europäischen Tochterunternehmen die Automatisierungslösung für die Auftragsverarbeitung implementieren, mit der die Verarbeitung von Kundenbestellungen in der SAP-Umgebung optimiert werden soll.

Die Vertriebsverwaltung der Vaillant Group hat bisher jährlich rund 130.000 Aufträge von Hand bearbeitet. Das war jedoch sehr zeitaufwändig und auch fehleranfällig. Um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, den Order-to-Cash-Prozess zu optimieren und einen Beitrag für die Umwelt durch eine Verringerung von Verbrauchsmaterial zu leisten, suchte das Unternehmen nach einer Lösung zur Automatisierung der Auftragsverarbeitung. Diese sollte mit dem SAP-System und Salesforce® CRM kompatibel sein und an allen Standorten der Vaillant Group-Tochterunternehmen rund um den Globus installiert werden können.

Mehr Transparenz

Als international tätiger Anbieter von skalierbaren, flexiblen und Software as a Service (SaaS)-Lösungen entschied sich die Vaillant Group zur Automatisierung der Auftragsverwaltungsprozesse für ein Esker-Produkt. "Vor der Nutzung der Esker-Lösung haben wir durch die manuelle Bearbeitung beim Auftragseingang, bei der internen Verteilung, der Archivierung und der Suche nach Dokumenten viel Zeit und Papier verschwendet", berichtet Thierry Tournier, Administration & Operations Director bei der Vaillant Group in Frankreich. "Wir brauchten eine automatisierte Lösung, mit der wir Aufträge vor allem dem richtigen Mitarbeiter zuweisen konnten und mit der sich Aufträge nachverfolgen ließen. Die Datenerfassung war weniger wichtig", so Tournier weiter. "Seitdem wir die SaaS-Lösung nutzen, muss nicht mehr jedes einzelne Fax von einem Mitarbeiter an den entsprechenden Kollegen weitergeleitet werden. Das geschieht jetzt automatisch nach festgelegten Regeln, die wir selbst verwalten können."

Dank Esker konnte die Vaillant Group die gesamte Auftragserfassung automatisieren:

- Beim Auftragseingang werden alle relevanten Daten erfasst. In SAP wird ein entsprechender Verkaufsauftrag erstellt.

- Der Auftrag wird basierend auf Kundenname, Produkt, Ort und Dringlichkeit an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

- Die Auftragsdaten werden in SAP archiviert. Eine Kopie des Originalauftrags wird beigefügt. Dieser kann bei Bedarf von entsprechend autorisierten Benutzern abgerufen werden.

- Falls erforderlich wird eine Kopie des Auftrags an Dritte weitergeleitet.

Vorteile durch die Implementierung

Durch Esker konnte die Vaillant Group viele Vorteile erzielen, darunter:

- Abschaffung von Papier und Senkung des jährlichen Papierverbrauchs von 300 Ries (entspricht 13 Bäumen), die bisher für den Druck von Aufträgen anfielen

- Geringeres Archivierungsvolumen sowohl intern als auch beim externen Provider

- Zeiteinsparung und Produktivitätssteigerung für Verkäufer, die sich nun wieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können

- Weniger Fehler durch die automatisierte Auftragsverarbeitung

- Verbesserter Order-to-Cash-Zyklus durch die schnellere Bearbeitung und Lieferung von Aufträgen sowie den schnelleren Forderungseinzug gemäß der französischen Vorschriften für Zahlungsfristen und dadurch weniger Konflikte in der Verwaltung

Über die Vaillant Group

Die Vaillant Group ist ein international tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Remscheid, das in den Bereichen Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik tätig ist. Als einer der weltweiten Markt- und Technologieführer entwickelt und produziert die Vaillant Group maßgeschneiderte Produkte, Systeme und Dienstleistungen für Wohnkomfort. Das Produktportfolio reicht von effizienten Heizgeräten auf Basis herkömmlicher Energieträger bis hin zu Systemlösungen zur Nutzung regenerativer Energien. Im Geschäftsjahr 2012 erzielte das Unternehmen, das sich seit seiner Gründung 1874 in Familienbesitz befindet, mit mehr als 12.000 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 2,3 Mrd. Euro. In Frankreich ist die Vaillant Group mit den Marken Saunier Duval und Vaillant Branchenführer im Bereich der kompakten wandhängenden Heizgeräte.

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